راهنمای حکم اولیه و قطعی محروم از تحصیل بعلت عدم مراجعه و اتمام سنوات
تولید نامه گروهی حکم اولیه / حکم قطعی محروم از تحصیل بعلت عدم مراجعه و بعلت اتمام سنوات
امکان ایجاد نامه‌های حکم اولیه / حکم قطعی محروم از تحصیل بعلت عدم مراجعه و بعلت اتمام سنوات به صورت گروهی از طریق سامانه جامع آموزش فراهم شده است.
گروهی بودن به این معنا است که با اخذ یک گزارش با فیلتر مشخص، به تعداد تمامی دانشجویان آن محدوده‌ی فیلتری، گزارش و به تبع آن در کارپوشه رکورد ایجاد می‌شود. سپس با بررسی کارشناس آموزش دانشکده، و طی مراحل طبق فلوچارت، با تأیید تکی سیستم بطور خودکار دانشجو را محروم از تحصیل می‌کند. پس از صدور حکم اولیه، درخواست به کارپوشه با خدمت ۱۱۴۰ ارسال می‌گردد و بعد از ۳ ماه بطور خودکار جهت صدور حکم قطعی به کارپوشه کارشناس منتقل می‌شود.
نکته ۱: امکان ایجاد تهیه گزارش محرومیت‌های فوق برای یک دانشجو با ورود فیلتر شماره دانشجویی در گزارش وجود دارد.
نکته ۲: امکان ارسال درخواست از کارپوشه خدمت ۱۱۴۰ قبل از سه ماه برای رئیس اداره آموزش دانشکده فراهم است.
|
تذکرات مهم:
*تذکر مهم ۱: حکم‌های اولیه برای دانشجویان جاری سیستم که دارای شرایط هستند ایجاد می‌شود. شرایط دانشجویان با شرایط محروم از تحصیل بعلت اتمام سنوات: دانشجویان جاری که سنوات آنها از جمع تعداد سنوات مجاز و تعداد سنوات تفویض شده به صف بیشتر باشد در خروجی گزارش قابل نمایش هستند. شرایط دانشجویان با شرایط محروم از تحصیل بعلت عدم مراجعه: دانشجویان جاری که متناسب با فیلتر ترم عدم مراجعه گزارش، فاقد ترم مذکور باشند، در خروجی گزارش قابل نمایش هستند. * عدم وجود درخواست دفاع و تاریخ دفاع برای هردو حکم محرومیت اولیه الزامی است.
*تذکر مهم ۲: به فیلترهای ورودی دقت نمائید تا از ارسال نامه‌های تکراری خودداری شود. *تذکر مهم ۳: لطفاً در ساعات خلوت کاری مثلاً ساعات اولیه صبح ویا عصر بعد از ساعت اقدام به اخذ گزارش و ارسال آن به اتوماسیون نماید. زیرا اخذ گزارش و ارسال آن به اتوماسیون اداری در ساعات شلوغی سامانه آموزش و یا اتوماسیون، باعث اختلال در کارکرد سیستم‌ها خواهد شد. |
جهت تهیه گروهی نامه‌های حکم اولیه محروم از تحصیل، کارشناس آموزش دانشکده / دانشکدگان می‌تواند از طریق سامانه جامع آموزش، منوی درخواست به اخذ گزارش حکم اولیه، برای دانشجویان بصورت گروهی اقدام نماید.
شکل ۱- درخواست حکم محرومیت گروهی
شکل ۲- تنظیم فیلترهای گزارش
شکل ۳- مشاهده نامه حکم اولیه
پس از مشاهده متن حکم‌ها به تعداد دانشجویان دارای شرایط، رکورد در کارپوشه کارشناس ایجاد می‌شود.
شکل ۴- ایجاد درخواست‌ها در کارپوشه
کارشناس، پس از بررسی متن حکم‌ها و اطمینان از صحت آنها، درخواست را به رئیس اداره آموزش، ارسال می‌کند.
شکل ۵- تأیید متن توسط رئیس اداره آموزش
رئیس اداره آموزش پس از مشاهده و تأیید متن می‌تواند درخواست را به اتوماسیون اداری ارسال نماید.
*لازم به ذکر است همزمان با تأیید و ارسال حکم به اتوماسیون اداری، وضعیت دانشجو بصورت خودکار به محروم از تحصیل تغییر می‌کند.
پس از ارسال، امضا و ثبت در اتوماسیون اداری، حکم‌ها به پرونده و ایمیل دانشجویان ارسال می‌گردد.
بعد از ارسال حکم اولیه محرومیت از تحصیل، درخواست به کارپوشه" درخواستهای خاتمه یافته (رئیس اداره آموزش –خدمت ۱۱۴۰)" ارسال می‌شود.
|
*تذکر: لازم به ذکر است نیازی به تأیید درخواست‌ها در این گردش (کارپوشه-رئیس اداره آموزش- درخواستهای خاتمه یافته–خ ۱۱۴۰) نیست. اما در صورتی که نیاز به ارسال حکم قطعی قبل از سپری شدن سه ماه مهلت باشد، رئیس اداره آموزش دانشکده / دانشکدگان می‌تواند در این پست کارپوشه، درخواست را تأیید کند تا روال گردش صدور حکم قطعی محرومیت از تحصیل به جریان بیفتد. |
شکل ۶- انتقال درخواست‌ها پس از صدور حکم اولیه به کارپوشه رئیس اداره آموزش- درخواستهای خاتمه یافته- (خ ۱۱۴۰)
حکم قطعی محروم از تحصیل
* پ س از گذشت سه ماه از صدور حکم اولیه و تغییر خودکار وضعیت دانشجو به محروم از تحصیل (توسط گردش در کارپوشه)،درخواست بصورت اتوماتیک تأیید شده و به کارپوشه کارشناس دانشکده / دانشکدگان برای مشاهده نامه حکم قطعی محرومیت از تحصیل و ارسال جهت تأیید، ارجاع می‌گردد.
شکل ۷- مشاهده حکم قطعی محروم از تحصیل
پس از از مشاهده نامه حکم قطعی محرومیت از تحصیل و ارسال توسط کارشناس، درخواست جهت تأیید به کارپوشه رئیس اداره آموزش ارجاع داده می‌شود.
شکل ۸- تأیید درخواست توسط رئیس اداره آموزش دانشکده / دانشکدگان
با تأیید رئیس اداره آموزش، درخواست به کارپوشه کارشناس اداره کل خدمات ارسال می‌گردد.
شکل ۹- تأیید کارشناس اداره کل خدمات آموزشی
با تأیید کارشناس اداره کل خدمات آموزشی، درخواست به کارپوشه معاون فنی اداره کل خدمات آموزشی ارسال می‌گردد.
پس از تأیید و ارسال درخواست توسط معاون فنی اداره کل خدمات آموزشی، نامه حکم قطعی محرومیت از تحصیل به اتوماسیون و پرونده دانشجو ارسال می‌گردد.
نامه حکم قطعی محرومیت از تحصیل توسط پیامک و ایمیل به دانشجو نیز اطلاع رسانی می‌گردد.
