درخواست کالا در سامانه ERP

سیستم خرید و تدارکات جهت ثبت روال خرید و ورود کالا به همراه عوامل مؤثر در هنگام خرید بر روی قیمت تمام شده کالای وارده و همچنین تهیه گزارش از خرید و ورود کالا می‌باشد. امکان برقراری ارتباط این سیستم با سیستم انبار، از قابلیت‌های کلیدی این زیر سیستم می‌باشد. که باعث هماهنگی بخش تأمین کالا و انبار شرکت می‌شود.

درخواست کالای مورد نیاز:

هریک از کاربران برای اعلام کالای مورد نیاز خود، ابتدا به آدرس erp.ut.ac.ir مراجعه و در فرم باز شده ی زیر اطلاعات احراز هویت فردی را وارد می‌نماید.

با وارد کردن احراز هویت، صفحه زیر برای هر شخص باز می‌شود.

پس از مشاهده صفحه بالا نیاز است که کاربر در ابتدا ۳ قسمت را چک کند:

الف: کاربر در این قسمت نام خودش را مشاهده کند.
ب: سال مالی، سال جاری باشد.
ج: شعبه فعال همان شعبه‌ای باشد که کاربر در آن فعالیت دارد و کالای مورد نیازش را برای آن شعبه درخواست دارد.

کاربران درخواست کننده کالا، جهت ثبت درخواست خود، در مرحله اول باید به قسمت اتوماسیون اداری، گردش نامه و سپس کارتابل نامه مراجعه کنند.

با کلیک بر روی کارتابل نامه این صفحه باز می‌شود.

برای ثبت درخواست خود در ابتدا بر روی جدید و سپس بر روی روال اعلام نیاز به کالا کلیک کنید.

با کلیک بر روی روال اعلام نیاز به کالا، صفحه ذیل باز می‌شود، که در این صفحه کالای مورد نیاز خود را به صورت زیر اعلام می‌داریم:

بر روی + در داخل جدول کلیک کرده در قسمت نام کالای درخواستی، ابتدا فلش پایین را انتخاب کنید تا رول کالا باز شود، سپس نام کالا را تایپ نمائید. با انتخاب کالای مورد نظر کد کالا در جدول درج می‌شود. مقدار و در صورت نیاز توضیحات کاربر را پر کنید و در صورتیکه چندین کالا می‌خواهید درخواست دهید باید گزینه سطر جدید را انتخاب نمائید و در انتها بر روی دکمه ثبت سند کلیک نمائید.
در تصویر ذیل مراحل کار قابل مشاهده می‌باشد:

ارجاع از کارشناس به کاربر جهت ویرایش درخواست:

این نامه‌ها زمانی برای کاربر خواهد آمد که در قسمت نام کالای درخواستی کالایی به صورت متن تایپ شده باشد و از رول کالاها انتخاب نشده باشد. در واقع در چنین نامه‌هایی از کاربر درخواست کننده سوالی جهت شفاف سازی کالای درخواستی پرسیده شده است که نیاز است کاربر درخواست کننده به آن پاسخ دهد.
برای پاسخگویی کافی است بر روی علامت نشان داده شده در شکل اشاره شود و در قسمت باز شده بر روی مشاهده تمام هامش ها کلیک کنید.

با کلیک بر روی مشاهده تمام هامش ها، فرم زیر باز می‌شود که می‌توانید متن کامل سوال مطرح شده را مشاهده کنید. برای پاسخگویی، بر روی هامش جدید کلیک کنید.

با کلیک بر روی هامش جدید، صفحه ذیل باز می شود که بخش‌های مختلف آن به شرح زیر تکمیل می‌گردد.

هامش: پاسخ سوال مطرح شده را وارد کنید.
انتخاب فایل: اگر به همراه پاسخ سوال، فایلی را جهت شفاف سازی پاسخ مانند عکس کالا نیاز به ارسال است را انتخاب نمائید.
در آخر بر روی تأیید کلیک کنید.

پیگیری درخواست:
ابتدا برای پیگیری درخواست خود بر روی دکمه ارسالی کلیک نمائید.
با اشاره گر موس بر روی درخواست رفته و گزینه پیگیری را مطابق شکل انتخاب نمائید.

در صفحه باز شده روند درخواست به خوبی مشاهده می شود. در تصمیم گیری می‌توان تأیید شدن یا رد شدن درخواست توسط مدیر را مشاهده نمود.

در صورتیکه بخواهیم فلوچارت گردش درخواست خود را مشاهده کنیم باید از گزینه گردش کار که در صفحه ذیر قابل نمایش است استفاده نمائید. نمایش فلوچارت درخواست به صورت زیر است.

با انتخاب گزینه فوق می‌توان عملیات بایگانی و مشاهده سند را انجام داد.

‌‌‌‌‌‌