راهنمای دانشجو جهت ثبت درخواست فارغ التحصیلی مقطع پایین تر (تسویه حساب )

۲۹ خرداد ۱۳۹۷ | ۱۱:۰۰ کد : ۳۵۵۰ راهنماهای دانشجویان راهنماهای دانش آموختگان
تعداد بازدید:۱۷۳۰۱

 

این راهنما به منظور تشریح فرآیند ثبت درخواست فارغ‌التحصیلی در سامانه جامع آموزش تدوین و در اختیار دانشجویان قرار داده شده است. فرآیند درخواست به صورت شماتیک در شکل ۱ نشان داده شده و به ترتیب در ادامه تشریح شده است.

جهت مشاهده فلوچارت فرآیند درخواست فارغ التحصیلی مقطع پایین‌تر اینجا کلیک نمایید.

شکل ۱. فلوچارت فرآیند درخواست فارغ التحصیلی مقطع پایین‌تر

 

 

توجه

جهت ثبت درخواست فارغ التحصیلی در مقطع پایین‌تر، لازم است حتماً «درخواست انصراف از تحصیل» خود را در سامانه جامع آموزش « ems.ut.ac.ir »، از طریق مسیر زیر، ثبت نمایید.

پیشخوان خدمت لینک بررسی مسائل آموزشی

پس از ارسال نامه انصراف از تحصیل شما توسط کارشناس به پرونده دانشجویی، می‌توانید تقاضای فارغ التحصیلی در مقطع پایین‌تر خود را ثبت نمایید.

 

۱-و رود به سامانه

دانشجویان گرامی به منظور ثبت درخواست فارغ التحصیلی در مقطع پایین‌تر می‌بایست به سامانه جامع آموزش مراجعه کنند. جهت ورود بایستی از نام کاربری و کلمه عبور احراز هویت (شناسه یکتا و رمز عبور آن) استفاده شود.

 

۲- ثبت درخواست از طریق پیشخوان خدمت سامانه جامع آموزش

دانشجویان گرامی برای ثبت درخواست فارغ التحصیلی در مقطع پایین‌تر، پس از ورود به سامانه جامع آموزش بایستی به سربرگ پیشخوان خدمت مراجعه نموده و مطابق شکل ۲ به قسمت «درخواست فارغ التحصیلی (تسویه حساب) رفته و گزینه «درخواست جدید» را انتخاب نمایند.

شکل ۲. پیشخوان خدمت سامانه جامع آموزش

 

توجه

نکات قابل توجه در طی انجام مراحل درخواست:

  • بعد از انجام عملیات در هر مرحله، حتماً بر روی آیکون کلیک کنید تا بعد از اعمال تغییرات، روند گردش درخواست ادامه یابد.

در صورت عدم ارسال درخواست، هیچ اقدامی برای درخواست شما انجام نخواهد شد.

  • در هر مرحله، می توانید با کلیک بر روی آیکون از گردش کار خود مطلع شوید.
  • در صورتی که مراحل درخواست شما تکمیل و یا نامه مربوط به آن از طریق اتوماسیون اداری ارسال شده باشد، از جستجو در حالت «خاتمه یافته»، می‌توانید گردش کار خود را پیگیری نمایید.
 
 

۳- تکمیل اطلاعات

در این گام از فرآیند لازم است تا دانشجو اطلاعات مورد نیاز در فرم درخواست فارغ التحصیلی را وارد کرده و این فرم را تکمیل نماید. این فرم در قالب شکل ۳ نمایش داده شده است.

توجه

دانشجو بایستی گزینه نوع درخواست را «فارغ التحصیل در مقطع پایین‌تر» انتخاب کنید.
 

 

پس از تکمیل فرم، بر روی گزینه «ایجاد» و سپس بر روی گزینه «بازگشت» کلیک نمایید تا به پیشخوان خدمت بازگردید.

شکل ۳. فرم درخواست فارغ التحصیلی

 

۴- بارگذاری مدارک و ارسال به کارشناس

پس از تکمیل اطلاعات در مرحله قبل، صفحه جدیدی نشان داده می‌شود که درخواست دانشجو برای درخواست فارغ التحصیلی مقطع پایین‌تر در آن ثبت شده است. این صفحه امکانات مختلفی را در اختیار دانشجو قرار می دهد که در شکل ۴ نشان داده شده است.

 

شکل ۴. امکانات و گزینه‌های در دسترس دانشجو

 

 

در صورت نیاز به اصلاح درخواست، با کلیک بر روی مشاهده و ویرایش درخواست اصلاحات لازم را انجام دهید. سپس می‌بایست مدارک لازم برای درخواست توسط دانشجو در سامانه بارگذاری شود. برای این منظور بایستی مطابق با شکل ۴، گزینه ارسال مدارک را انتخاب کرده و پس از مشاهده صفحه ارسال و بارگذاری مدارک، کلیه مدارک درخواستی را در سامانه بارگذاری نمایید.

شکل ۵. ارسال و بارگذاری مدارک

 

پس از بارگذاری مدارک، گزینه بازگشت را انتخاب کرده تا به صفحه قبل بازگردید. در این مرحله لازم است تا حتماً مدارک بارگذاری شده جهت بررسی به کارشناس ارجاع داده شود. برای این منظور بایستی مطابق شکل ۴، گزینه تایید و ارسال درخواست به کارشناس انتخاب شود. در صورتی که پیامی برای کارشناس دارید، در قسمت توضیح ثبت کنید و بر روی گزینه اعمال تغییرات کلیک کنید.

پس از ارسال درخواست به کارشناس طبق شکل ۶ می‌توانید گردش کار خود را ببینید.

شکل ۶. مشاهده گردش کار

 

توجه

  • در صورتی که کارشناس مشکلی مشاهده کند، در قسمت توضیحات گردش کار اعلام می‌کند. پس از اینکه مشکل را رفع کردید، مجدداً درخواست را به کارشناس ارسال نمایید.
  • پس از ابطال کارت شما توسط کارشناس، گزارش ۵۲۲ جهت مشاهده موارد تسویه حساب قابل مشاهده می‌باشد. دانشجو بایستی این گزارش را کنترل نماید و هنگامی که ابطال کارت در مراحل گردش کار انجام شد و خروجی این گزارش برای ایشان قابل مشاهده شد، شروع به انجام تسویه حساب نماید.

درمورد تسویه حساب امور دانشجویی کارشناس مربوطه اقدام خواهد کرد و در صورت نیاز با شما تماس خواهد گرفت.

  • لازم بذکر است انجام موضوعات تسویه حساب به ترتیب نمی باشد و شما می توانید بطور همزمان تسویه موضوعات مختلفی که در گزارش ۵۲۲ درج شده است انجام دهید.
  • برای دانشجویان انصراف از تحصیل که در درخواست انصراف خود مراحل تسویه را انجام داده‌اند این مراحل نیازی نیست و درخواست بصورت خودکار به مراحل بعدی منتقل می‌شود. کارشناس مربوطه گزارش فارغ التحصیلی را به اتوماسیون اداری ارسال خواهد کرد.
 

 

پس از طی شدن مراحل ابطال کارت و تسویه حساب امور دانشجویی که توسط کارشناس اموردانشجویی انجام می گیرد، درخواست مجدد به شما ارجاع داده می‌شود تا تسویه حساب‌های مربوطه را انجام دهید. (مطابق با شکل ۷ بر روی گزینه تسویه حساب کلیک کنید.)

همانطور که در بالا ذکر شد شما می‌توانید قبل از ارجاع درخواست به شما، کارهای لازم برای تسویه حساب را همزمان با بررسی کارشناسان انجام دهید.

پس از انجام تسویه حساب، با کلیک بر روی گزینه مجدداً درخواست خود را جهت تایید به کارشناس ارسال نمایید.

شکل ۷- تکمیل تسویه حساب‌ها

 

پس از تائید و ارسال درخواست به کارشناس، مراحل گردش کار از طریق آیکون گردش کار قابل مشاهده است.

پس از اتمام روند کار، به قسمت خاتمه یافته مراجعه کنید تا قادر به مشاهده گردش کار در اتوماسیون اداری شوید.

شکل ۸- مشاهده گردش کار خاتمه یافته

 

۵- خطاهای احتمالی

دانشجویان گرامی برای تسریع بخشیدن به روند اجرای درخواست و نتیجه‌گیری در زمان کمتر، لطفاً مواردی را که تحت عنوان خطا برای شما نمایان می‌شوند را در زیر مطالعه نمایید:

خطا ۱

  • خطای "مدرک مورد نظر برای دانشجو وجود ندارد":

این خطا در دوحالت زیر بوجود می آید:

الف- چنانچه مدرکی ثبت درخواست شود، اما در پرونده الکترونیک دانشجو موجود نباشد (بطور مثال برای ثبت درخواست گواهی موقت برای دانش آموختگان قبل از ۰۱/‏۰۷/‏۱۳۹۵‬ باید ابتدا گزارش فارغ التحصیلی در پرونده دانشجو ثبت شده باشد؛ درغیر اینصورت این خطا مشاهده می شود).

ب- در صورت عدم تائید مدارک در پردازش "ارسال و تائید مدارک پرونده دانشجو" و به تبع آن عدم ثبت مدارک اجباری در پرونده دانشجو برای بعضی از گردشهایی که این مدارک ضروری است این خطا مشاهده می شود (بطور مثال برای گزارش فارغ التحصیلی، لازم است در پردازش "ارسال و تائید مدارک پرونده دانشجو" و در فرآیند "فارغ التحصیلی نهایی" مدارک اجباری ارسال و تائید و به تبع آن در پرونده دانشجو ثبت شوند تا امکان ثبت درخواست گزارش فارغ التحصیلی فراهم شود).

خطا ۲

  • خطای "به دلیل عدم ثبت نامه در سیستم آرشیو، امکان انجام عملیات وجود ندارد":

چنانچه قبل ازمشاهده و کلیک بر روی آیکون مشاهده گزارش، با کلیک بر روی آیکون تائید، سعی در ارسال گزارش به اتوماسیون اداری دارید؛ با این خطا مواجه خواهید شد (برای مثال در مرحله آخر ارسال گواهی موقت به اتوماسیون، اگر گواهی موقت را مشاهده نکنید و سعی به ارسال گزارش به اتوماسیون داشته باشید، با این خطا روبرو خواهید شد).

 

جهت دانلود راهنمای دانشجو جهت ثبت درخواست فارغ التحصیلی مقطع پایین تر (تسویه حساب ) با فرمتpdf اینجا کلیک نمایید.

چگونه تیکت ثبت کنم؟

 

( ۱۴ )