http://eoffice.ut.ac.ir
راهنمای بخش دوم: در دسترس قراردادن ابزارها در سامانه الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات
در دسترس قرار دادن ابزارهای اصلی، بهینه سازی صفحه شرح ارسال، انتخاب فرد به صورت خودکار در هنگام پاسخ به سند، پیشنهاد نام در جستجو صفحه ارسال، اضافه کردن گزینه افزودن فیلتر جدید، بهینهسازی صفحه کارتابل، تنظیمات، بهینهسازی درختواره بایگانی
۱. در دسترس قرار دادن ابزارهای اصلی
از این پس کارتابلهای کاربر بهصورت کشویی در دسترس میباشند و هنگام استفاده از سامانه باید یکی از کارتابلها به عنوان کارتابل جاری انتخاب شود. در هنگام ورود مجدد به سامانه، آخرین کارتابلی که از آن استفاده شده است بهعنوان کارتابل جاری در نظر گرفته میشود.
در کلیه صفحات نیز منوهای سامانه پس از Scroll شدن، به بالای صفحه میچسبد که موجب در دسترس قرارگرفتن ابزارها و راحتی کار میگردد.
برای سریعتر شدن مراحل ارسال سند، به محض ورود به صفحه ارسال (در صورت باز بودن آکاردئون اطلاعات سند)، Cursor بر روی جعبه شرح قرار خواهد گرفت تا کاربر بتواند شرح مورد نظر خود را وارد کرده و سند را به برای فرد مورد نظر بفرستد.
برای آسان نمودن مراحل ارسال سند و تایپ کاربر، سایز جعبه شرح ارسال کل این بخش در صفحه را پوشش میدهد و سایر گزینههای این بخش شامل فوریت، طبقبندی، نوع و تاریخ پیگیری مخفی شده و برای دیدن آنها بهصورت کامل بر روی لینک " گزینههای بیشتر" کلیک نمود.
۳. انتخاب فرد به صورت خودکار در هنگام پاسخ به سند
در صورت پاسخ به سندی که به کاربر ارسال شده دیگر نیازی به انتخاب فرد پس از هدایت به صفحه ارسال نیست بلکه این فرد به صورت پیش فرض انتخاب خواهد شد.
۴. پیشنهاد نام در جستجو صفحه ارسال
در حال حاضر معمولاً کاربران چند کاراکتر ابندای نام و یا عنوان را تایپ میکنند، که این امر موجب نمایش نتیجه جستجو زیادی میشود و کاربر باید در میان نتایج به دنبال فرد مورد نظر بگردد، با افزودن امکان زیر با تایپ شدن چند کاراکتر اول پیشنهاداتی به کاربر جهت استفاده داده میشود.
پس از تایپ حداقل سه کاراکتر در " جعبه متن جستجو نام" و " جعبه متن جستجو سمت عنوان" در جستجوی خودکار، یک لیست ظاهر میشود که میتوان بصورت auto complete انتخاب کرد.با تکمیل تایپ اسم (عنوان)یا scroll روی لیست و کلیک روی یکی از افراد آن شخص انتخاب گردد (دیگر نیازی به زدن checkbox جهت ارسال نیست)، یعنی اگر روی اسم شخصی کلیک (یا enter ) زده شود، با کلیک روی کلید ارسال ( یا با shortcut ارسال)، نامه ارسال گردد. با انجام این کار کاربر نیازی به تایپ کامل نام و یا عنوان ندارد.
در این قسمت میتوانید از مسیر کارتابل> تنظیمات>ویرایش اسناد ارسال شده، اسناد ارسال شده تا هفت روز گذشته را به شرط اینکه توسط دریافت کننده، نامه باز نشده باشد، حذف نمایید.
برای حذف سند، آن را در لیست اسناد ارسالی هفت روز گذشته پیدا میکنیم. در صورت طولانی بودن لیست، از جستجوی فیلدها و یا روش مرتب کردن ستونهای جدول استفاده کنید، توجه نمایید که ستونهای این جدول را با کلیک بر عنوان سرستون میتوانید مرتب کنید و نامه مورد نظرتان را راحتتر پیدا نمایید، سپس نامه را انتخاب و دکمه حذف را میفشاریم.
برای ویرایش شرح ارسال، نامه مورد نظر را انتخاب نموده و دکمه ویرایش را میفشاریم. پس از ویرایش شرح ارسال نامه، دکمه دخیره را میزنیم.
برای جستجو، از منوی سمت چپ، گزینه «جستجو» را انتخاب کنید
پس از انتخاب گزینه «جستجو»، صفحهای باز میشود که شامل دو بخش «جستجوی کامل» و «جستجو بر اساس آیتمهای نامه» است.
جستجو بر اساس آیتمهای نامه
اگر یکی از آیتمهای عنوان، شماره نامه، نوع نامه، طبقه بندی نامه، فوریت نامه، موضوع، صاحب نامه، کلید واژه ویا تاریخ نامه، تاریخ پیگیری را در اختیار دارید و به دنبال نامهای میگردید از قسمت جستجو بر اساس آیتمهای نامه استفاده نمایید.
اعضای هیات علمی یا کارکنانی که متصدی پست دیگری نیز هستند و بیش از یک کارتابل در اختیار دارند هنگام جستجو میتوانند نوع کارتابل را نیز انتخاب کنند.
جستجوی کامل
جستجو بر اساس تمام آیتمهای نامه (مشخصات سند، ثبت، تکمیلی و ارسال) بهصورت تکی یا ترکیبی. خروجی بهصورت اکسل قابل دریافت است.
در صورت جستجوی نامههای مربوط به سالهای قبل از سال 1401، گزینه «جستجو در اسناد آرشیو شده» را فعال کنید.
(تاریخ آرشیو با گذشت سالها بهروزرسانی میشود)
جستجوی سریع
این قسمت، برای جستجوی سریع در کلیه نامههای دریافتی و ارسالی در کارتابل می باشد. با دانستن شماره ثبت یا شماره سند و یا حتی یک واژه از متن نامه، می توانید نامه خود را به سرعت پیدا نمایید.
7. اضافه کردن گزینه افزودن فیلتر جدید
قابلیت فیلتر بر روی اسناد از ابتداً در سامانه وجود داشته است، لیکن به منظور ارتقای سامانه روش استفاده از این قابلیت نیز تغییر یافته است. بدینصورت که در نسخه جدید فیلترینگ نامهها از طریق ایجاد زیرپوشههایی در قسمت کارتابل انجام خواهد شد. بدین معنا که کاربر از بخش تنظیمات، پوشهای با استفاده از شرطهایی که بر روی (موضوع، کلید واژه، نوع سند، مبدا سند و...) قرار خواهد داد ایجاد مینماید. پس از ذخیره آن پوشهای در زیر پوشه کارتابل ایجاد شده که نامههای دریافتی درکارتابل که شرایط حضور در آن پوشه را دارند در آن قرار خواهند گرفت.
گزینهای با نام "افزودن فیلتر جدید" در زیر منو فیلتر (واقع در منو اصلی)، جهت دسترسی سریع به صفحه "ایجاد فیلتر بر روی اسناد موجود در کارتابل" اضافه شده است.
صفحه نمایش لیست نامهها یا همان کارتابل به شکل زیر تغییر کرده است:
- صفحهبندی پویا کارتابل جهت افزایش سرعت و بهبود رابط کاربری
- مرتبسازی محتوای جدول بهصورت پویا
- تعیین تعداد نامههای نمایش داده شده در هر صفحه توسط کاربر
- جستجوی سریعتر در جدول کارتابل
در نسخه جدید، تنظیمات بهصورت منو آورده شده است که به کمک این قابلیت، کاربر دسترسی راحتتری به فیلدهای بخش تنظیمات داشته و سرعت عملکرد کاربر افزایش مییابد. تنظیمات بر اساس نوع کاربرد آنها دستهبندی شدهاند. همچنین تمامی گزینههای تنظیم که در صفحات سامانه به صورت پراکنده قرارداده شدهاند مانند گزینههای " هنگام ارسال از کاربر تایید گرفته شود" و " هنگام بایگانی از کاربر تایید گرفته شود" موجود در صفحه ارسال به صفحه تنظیمات منتقل شدهاند.
۱۰. بهینهسازی درختواره بایگانی
جهت سازگاری درختواره بایگانی با مرورگرهای مختلف، افزایش کارایی و راحتی کار، ایجاد محیطی کاربر پسند و زیبا، این بخش بازنویسی شده است.
و پس از انتخاب، صفحه زیر به کاربر نمایش داده میشود:
در ادامه نحوه بایگانی در هر کدام از پوشهها توضیح داده میشود:
- بایگانی نامه در پوشههای بایگانی شخصی
- بایگانی نامه در پوشههای بایگانی عنوانی
و نتیجه کار به صورت زیر نمایش داده میشود:
- پوشه بندی بایگانی
کاربر برای ایجاد پوشه جدید، ویرایش نام پوشه و یا حذف پوشه بایگانی بایدمراحل شرح داده در عکس را طی نماید.
- نامهها
برای جستجوی نامههای موجود در یک پوشه بایگانی از مراحل زیر پیروی کنید.
