راهنمای دبیرخانه

ورود به دبیرخانه

کاربرانی که وظیفه ثبت نامه را بر عهده دارند جهت نمایش این صفحه لازم است از کلید چهارخانه بالای صفحه استفاده نمایند و سپس گزینه "دبیرخانه" استفاده نمایند

این سیستم جهت کار کاربران دبیرخانه تنظیم شده است و در این سیستم می‌توان کلیه امور مربوط به دبیرخانه اعم از ثبت نامه‌های اداری، ارسال برون سازمانی، دریافت نامه‌های وارده و ... را انجام داد. صفحه‌ای که پیش روی شماست صفحه اصلی نرم‌افزار دبیرخانه می‌باشد.

۱-کارتابل 
کارتابل زیرسیستم دبیرخانه شامل نامه‌هایی که در زیرسیستم گردش اطلاعات قرار دارد می‌باشد. بدین معنا که نامه‌هایی که به کارتابل مسئول دبیرخانه ارسال می‌گردد، از زیرسیستم دبیرخانه قابل دستیابی خواهد بود.

۲- بازیافت
همانطور که در راهنمای کاربری زیرسیستم گردش اطلاعات مطرح گردید، اسناد پس از ارسال، حذف و بایگانی به پوشه بازیافت منتقل خواهد شد. حذف سند به منزله حذف کلی سند از بانک اطلاعاتی نبوده و تنها از سایر پوشه‌ها به پوشه بایگانی انتقال می‌یابد.

۳- دفاتر
طبق روال کار پرسنل دبیرخانه، دفتری به نام دفتر اندیکاتور وجود داشته که نامه‌های صادره و وارده را در آن ثبت می‌نمودند طبق همین روال در سیستم دبیرخانه قسمتی به نام دفاتر وجود دارد که در هنگام ثبت سند در دبیرخانه استفاده می‌شود و به صورت خودکار شماره ثبت به سند داده می‌شود در این قسمت شما می‌توانید دفاتر ثبتی خود را مشاهده نمایید. در اینجا اطلاعات زیادی را به کاربر ارائه می‌دهد. با کلیک بر روی «وارده» یا «صادره»، به ترتیب وارد بخش نامه‌های وارده یا صادره می‌شوید.

به طور کلی در سیستم اتوماسیون اداری می‌توان نامه‌ها را به دو دسته متفاوت تقسیم نمود.
۱-۳- نامه‌های وارده
اسنادی هستند که به صورت فیزیکی و از خارج سازمان دریافت می‌شوند. نامه‌هایی که به صورت فیزیکی از اشخاص و یا سازمان‌های دیگر به دبیرخانه می‌رسند. این نامه‌ها نیاز به ثبت در سیستم دارند همچنین باید بعد از ثبت از طریق سیستم به مسئول مربوطه ارجاع شوند. ثبت این نوع نامه‌ها بصورت دستی صورت می‌گیرد.

 
۲-۳- نامه‌های صادره
نامه‌هایی که توسط نرم افزار تولید می‌شوند. که در ابتدا نوع آن‌ها تایپی و پس از طی نمودن مراحل تایید و امضا در دبیرخانه ثبت می‌شوند و نوع آن‌ها صادره می باشد.