معرفی سامانه دیوان
دیوان سامانهای برای مدیریت دانش سازمانی دانشگاه تهران است که توسط نیروی فعال و متخصص دانشگاه در سال ۱۳۹۷ تولید و در فاز اول تمرکز بر حفاظت و نگهداری دانش صریح و اسناد و مدارک تولید شده در فرایند کاری جلسات مهم دانشگاه به صورت الکترونیکی دارد. در این فاز تلاش دیوان این است که دستوری را از بدو تولد آن در یک سامانه یکپارچه مدیریت کند و پس از پایان هر جلسه و ابلاغ صورتجلسه به ذیفنعان اصلی، دستورجلسه و صورتجلسه را براساس سطوح دسترسی منتشر و در بایگانی پویایی ذخیره نماید.
نحوه درخواست استفاده از سامانه دیوان:
به منظور ایجاد دسترسی به این سامانه، لازم است از طریق اتوماسیون اداری با رئیس معاونت فناوری دیجیتالی دانشگاه تهران مکاتبه شود.
اطلاعات مورد نیاز هنگام درخواست استفاده از سامانه دیوان به شرح زیر است:
راهنماهای استفاده از سامانه دیوان
سامانه دیوان شامل بخشهای اصلی میزکار، مرور اسناد و جستجو میباشد که در ادامه فایل راهنمای هر یک آمده است:
- نحوه لاگین در سامانه
- آشنایی با بخش میزکار سامانه
- آشنایی با بخش مرور اسناد سامانه
- آشنایی با بخش جستجوی سامانه
در فرایند کاری جلسات سامانه دیوان سه نقش اصلی (اعضای جلسه، دبیر جلسه و رئیس جلسه) وجود دارد که در ادامه راهنمای مربوط به هر نقش آمده است:
- شرح وظایف اعضای جلسه در سامانه دیوان
اعضای جلسه و کارشناسان در فرایند کاری جلسات در سامانه دیوان میتوانند وظایفی به شرح زیر داشته باشند:
- شرح وظایف دبیر جلسه در سامانه دیوان
دبیر جلسه در سامانه دیوان میتواند وظایفی به شرح زیر داشته باشد:
- شرح وظایف رئیس جلسه در سامانه دیوان
رئیس جلسه در سامانه دیوان میتواند وظایفی به شرح زیر داشته باشد:
برای ارتباط با واحد پشتیبان سامانه دیوان به طریق زیر عمل نمائید:
- ورود به سامانه sd.ut.ac.ir
- ثبت تیکت جدید
- خدمات اداری مالی
- راهنمایی و رفع مشکل سامانههای اداری
- موضوع درخواست: سامانه مدیریت اسناد سازمانی و صورتجلسات (دیوان)