تایید پیش فاکتور توسط رئیس حسابداری

مقدمه:
سیستم خرید و تدارکات جهت ثبت روال خرید و ورود کالا به همراه عوامل مؤثر در هنگام خرید بر روی قیمت تمام شده کالای وارده و همچنین تهیه گزارش از خرید و ورود کالا می‌باشد. امکان برقراری ارتباط این سیستم با سیستم انبار، از قابلیت‌های کلیدی این زیر سیستم می‌باشد. که باعث هماهنگی بخش تأمین کالا و انبار شرکت می‌شود.

• الگوریتم سیستم تدارکات

همانطور که در الگوریتم بالا مشاهده می‌کنید، در بخش تأیید پیش فاکتور حضور رئیس حسابداری جهت تأیید الزامی می‌باشد که در ادامه به ترتیب به شرح هر یک خواهیم پرداخت.
۱- در ابتدا لازم است بدانیم که سیستم تدارکات تحت وب می‌باشد. پس نیاز است که هر یک از افراد دخیل در تدارکات اعم از درخواست کنندگان، مدیر، کارپرداز، حسابدار و انباردار به آدرس erp.ut.ac.ir مراجعه کرده و با وارد کردن اطلاعات احراز هویت وارد صفحه مختص به خود شوند.
۲- با وارد کردن احراز هویت، صفحه زیر برای رئیس حسابداری باز می‌شود.

نکته: همانطور که در ابتدای توضیحات اشاره شد رئیس حسابداری در یک قسمت از سیستم تدارکات نقش خواهد داشت.
۳- تأیید پیش فاکتور: جهت تأیید، رئیس حسابداری واحد مربوطه، باید پیش فاکتورهایی که از جانب کارپرداز ارسال شده است را تأیید نماید. جهت تأیید نهایی برای خرید، باید مدیر به کارتابل خود مراجعه و تصمیم گیری نهایی را اعمال نماید.
۴- در ادامه جهت نمایش پیش فاکتورهایی که کارپرداز ارسال کرده است باید به ترتیب اتوماسیون اداری، گردش نامه، کارتابل نامه مراجعه کند و همانطور که مشاهده می‌نمایید در پیام‌هایی که از جانب کارپرداز واحد مربوطه آمده است، عبارت تأیید مالی پیش فاکتور درج شده است که این عبارت نشان دهنده بررسی و تأیید حسابدار است.

۵- رئیس حسابداری با دبل کلیک بر روی پیش فاکتور در یافت شده، صفحه زیر را مشاهده خواهد کرد.

۶- با کلیک بر روی نمایش پیش فاکتور، رئیس حسابداری قادر خواهد بود تصویر پیش فاکتوری که توسط کارپرداز ثبت شده است را به صورت کامل رویت نماید.
۷- در صورت تأیید پیش فاکتور، رئیس حسابداری باید با کلیک بر روی تصمیم گیری گزینه تأیید را انتخاب و در صورت تأیید نکردن پیش فاکتور باید گزینه عدم تأیید را انتخاب نمائید. در صورت عدم تأیید درخواست مجدد به کارتابل کارپرداز جهت ارسال پیش فاکتوری دیگر برگشت خواهد خورد.
- همچنین می‌توانید در باکس هامش توضیحاتی را جهت ارسال به مدیر یا کارپرداز مراحل اضافه نمائید.

۸- با کلیک بر روی ok ، تاییدیه پیش فاکتور رئیس حسابداری برای مدیر مربوطه ارسال خواهد شد.

نکته: همچنین با بردن نشانگر موس بر روی درخواست امکان ارجاع، گردش، پیگیری و بایگانی درخواست امکانپذیر می‌باشد.
تفویض اختیار: زمانیکه بخواهید مسئولیت کار فعلی خود را به شخص دیگری واگذار کنید تا پیگیری ادامه کار از طریق شخص جدید انجام شود، می‌توانید از این دکمه استفاده کنید.

گردش کار: با انتخاب دکمه فوق، مدیر می‌تواند فلوچارت درخواست را بصورت زیر مشاهده نماید.

پیگیری: با انتخاب این آیتم روند و گردش درخواست قابل مشاهده است.

‌‌