سوالات متداول سامانه مدیریت اطلاعات پژوهش و فناوری
۱- چرا بعضی از پایان نامهها وارد سامانه پژوهشی نمیشود؟
شرط ورود پایان نامهها از سامانه بهستان به سامانه پژوهشی ثبت تاریخ دفاع در سامانه بهستان است. تا زمانی که این تاریخ درج نشده باشد امکان دریافت پایان نامه از بهستان وجود ندارد.
۲- چرا لیست دروس وارد سامانه پژوهشی نمیشود؟
در صورتیکه دروسی وجود دارد که به نام شما نیست یا به اشتباه برای شما وارد شده است یا موجود نیست در سامانه پشتیبانی دانشگاه تیکت بگذارید. مواردی از این دست نیاز به بررسی موردی دارند.
۳- چرا طرحها با وجود اینکه در بخش طرحهای کاربردی ثبت شده است ولی وارد گزارش ترفیع نمیشود؟
شرط نمایش اطلاعات در جدول ب ۶ گزارش ترفیع وجود چک دریافتی از کارفرما در بازه ترفیع و ثبت شده در سامانه پژوهشی است. مبنای نمایش اطلاعات تاریخ چک پرداختی به مجری است. در واقع این تاریخ باید در بازه ترفیع شما باشد.
۴- در صورت اشتباه بودن عنوان پایان نامه و یا ترتیب اساتید راهنما و مشاور چه باید کرد؟
با توجه به اینکه مرجع اطلاعات دریافت سامانه بهستان است ابتدا از صحت موضوع در سامانه بهستان مطمئن شوید. اگر اطلاعات در سامانه بهستان درست باشد در سامانه پشتیبانی تیکت بگذارید و تصویر صورتجلسه را ارسال فرمائید تا به صورت موردی بررسی گردد.
۵- چرا امتیاز کتاب در گزارش ترفیع نمیآید؟
با توجه به تصمیم کمیته ترفیعات دانشگاه کتاب از جمله فعالیتهایی است که برای امتیازدهی نیاز به ممیزی دارد. در نتیجه امتیاز سیستمی برای ان محاسبه نمیگردد و در جلسه کمیته ترفیع امتیاز مشخص و به گزارش اضافه خواهد شد.
۶- چرا امتیاز فعالیتهای اجرایی در گزارش ترفیع نمیآید؟
به علت پیچیدگیهای محاسباتی که مربوط به بازههای زمانی فعالیت افراد است نمیتوانیم امتیاز این قسمت را به صورت خودکار محاسبه نمائیم. در عین حال افراد اطلاعات را در جداول ج ۱۴ و ج ۱۵ به اشتباه درج مینمایند.
۷- چرا اطلاعات گوگل اسکولار و اسکوپوس در گزارش ترفیع نمایش داده نمیشود؟
به علت اینکه محاسبه امتیاز بر اساس بازه ۵ ساله و با توجه به تاریخ استخدام باید انجام پذیرد محاسبه اتوماتیک آن تا این لحظه امکان پذیر نشده است. کارشناس ترفیع این امتیاز را محاسبه و به گزارش اضافه مینمایند.
۸- چرا در گزارش ترفیع جمع جدول درسها اشتباه است؟
برای جداولی که سقف امتیاز در آئین نامه دارند در گزارش ترفیع هم بطور سیستمی این سقف امتیاز لحاظ میشود اما اگر قطعاً اشتباهی وجود دارد حتماً در سامانه پشتیبانی پیغام بگذارید. اشکالات محاسباتی باید برطرف گردد.
۹- چرا بعضی مقالات و پایان نامهها وارد cv نمیشوند؟
برای نمایش اطلاعات در CV دو موضوع اهمیت دارد. ابتدا باید تیک نمایش در رزومه انتخاب شده باشد. اگر تیک مذکور را زدهاید و همچنان اطلاعات در رزومه دیده نمیشود شاید کاراکترهای خرابی در عنوان پایان نامه وجود دارد. گاهی اوقات هنگام کپی کردن عنوان مقاله از فایلها یا از اینترنت کارکترهای ناشناسی هم با ان هستند که قابل نمایش در رزومه نخواهند بود.
۱۰- چرا عنوان انگلیسی پایان نامهها در cv نمیآید؟
کلیه فعالیتهایی که دارای عنوان انگلیسی هستند در رزومه انگلیسی هم می آیند. علت عدم نمایش پایان نامهها در رزومه انگلیسی نبود عنوان انگلیسی است.
۱۱- فعالیتی را در سامانه ثبت نمودم ولی وارد گزارش ترفیع نمیشود؟
برای نمایش اطلاعات در گزارش ترفیع نیاز است تا اگر آن فعالیت نیاز به بررسی و امتیازدهی از سوی کارشناس پژوهشی دارد این کار انجام شده باشد. در غیر اینصورت فعالیت نمایش داده نمیشود. اگر بعد از ایجاد درخواست ترفیع، فعالیت شما توسط دبیر پژوهشی بررسی شده است برای نمایش در فرم ترفیع لازم است فرم باز نموده و گزینه واکشی مجدد اطلاعات را بزنید. بعد از اتمام واکشی، موارد جدید را بازبینی نموده و کنار فعالیت تیک آبی رنگ را بزنید سپس ذخیره پیش نویس نمایید.
۱۲- برای ویرایش نام و نام خانوادگی از چه طریقی باید اقدام شود؟
در صورتیکه نام فارسی و یا انگلیسی اشتباه نوشتاری دارد اصلاح لازم است از طریق سامانه جامع اداری مالی به آدرس: https://hrs.ut.ac.ir/fa اقدام نمائید. (در بخش خدمات منابع انسانی٫ تکمیل مشخصات فردی)
۱۳- برای حذف و یا ویرایش اطلاعات مقالهای که دبیر پژوهشی تأیید هم کرده چه باید کرد؟
با توجه به اهمیت موضوع تنها مرجع انجام این کار؛ معاونت پژوهشی دانشگاه میباشد و لازم است از طریق اتوماسیون اداری با این معاونت مکاتبه نمایید.
۱۴- چرا درس سمینار وارد سامانه پژوهشی نمیشود؟
در صورتی که درس سمینار توسط آن استاد محترم تدریس شده باشد و در سامانه بهستان نیز این اطلاع درج شده باشد قابل نمایش در سامانه پژوهشی است.
۱۵- نمایش دروس در ترفیع ساتاد به چه صورت است و چرا دروس ترم جاری را نشان میدهد در حالیکه نمره ارزشیابی هنوز ندارد؟
مبنای نمایش دروس در گزارش ترفیع تاریخ حذف و اضافه است و فرض بر آن است که پس از حذف و اضافه دروس شما تغییر نمینماید. این تصمیم توسط کمیته ترفیعات دانشگاه اخذ شده است و مبنای نمایش اطلاعات تصمیمات آن کمیته محترم است.
۱۶- مدت زیادی از ثبت مقاله، کتاب و … میگذرد ولی هنوز بررسی و تأیید و امتیازدهی نشده است از چه کسی باید پیگیری انجام شود؟
مسئولیت بررسی و تأیید و امتیازدهی به مقالات بر عهده دبیران پژوهشی واحدها میباشد. چنانچه مدت زیادی از ثبت مقاله، کتاب و … میگذرد ولی هنوز بررسی و تأیید و امتیازدهی نشده است لطفاً با ایشان صحبت بفرمایید.
۱۷- چرا درس کارورزی، کارآموزی من وارد فرم ترفیع نشده است؟
درس کارورزی، کارآموزی، طبق آئین نامه ترفیع هیچ امتیازی ندارند و به همین دلیل هم وارد فرم ترفیع نمیشوند.
۱۸- چرا مقالات مستخرج از رسالهی من وارد فرم ارتقا و یا تبدیل وضعیت نشده است؟
برای اینکه مقالات مستخرج از رسالهی شما در جدول ۳-۷ فرم ارتقا و یا تبدیل وضعیت نمایش داده شود لازم است برای این مقالات برچسب مخصوص انتخاب شود. به این صورت که وارد سامانه پژوهشی و بخش مقالات شوید و مقاله مورد نظر را انتخاب و با گزینه ویرایش باز نمائید. از بخش اسامی همکاران فقط از جلوی نام خودتان لیست برچسبها را باز و برچسب " مقاله مستخرج از تز متقاضی ارتقا" را انتخاب نموده و در انتها گزینهی تأیید و ذخیره اطلاعات را بزنید. البته در حال حاضر این دسترسی برای هیأت علمی وجود ندارد و لازم است با معاونت پژوهشی دانشگاه مکاتبه نمائید تا این کار را انجام دهند. بعد از درج برچسب، اگر فرم ارتقا یا تبدیل وضعیت را از قبل ایجاد نمودید لازم است فرم را باز نموده و گزینه واکشی مجدد اطلاعات را بزنید تا فرم هم بروز رسانی شود.
۱۹- اطلاعات نشریه مانند ضریب کیفیت موضوعی و دسته بندی کیفی و ایندکس نشریه در سامانه بروز نمیباشد چه کسی مسول بروزرسانی میباشد؟
اطلاعات مربوط به نشریه مانند ضریب کیفیت موضوعی و دسته بندی کیفی و ایندکس و IF و Q نشریات توسط واحد علم سنجی در معاونت پژوهشی، در سامانه ثبت و ویرایش میشود، برای اینکه اطلاعات نشریه در سامانه بروزرسانی شود، لطفاً با آن واحد مکاتبه نمایید.
۲۰- آیا امکان ایجاد درخواست ترفیع ۲ ساله امکانپذیر میباشد؟
خیر امکان ایجاد درخواست ترفیع ۲ ساله امکانپذیر نیست و درخواستها باید بطور یکساله و از قدیم به جدید ایجاد شود. هر زمان یک درخواست ترفیع به اتمام رسید برای دوره بعدی میتوانید درخواست ترفیع را ایجاد نمائید.
۲۱- در فرم ارتقا نام یکی از همکاران مقاله نمایش داده نمیشود؟
اگر مقاله به زبان انگلیسی باشد ولی نام ان همکار در سامانه به زبان انگلیسی ثبت نشده باشد در فرم ارتقا نام آن شخص را نمایش نمیدهد. برای رفع مشکل اگر آن همکار از اساتید دانشگاه تهران هستند باید خودشان به سامانه پرسنلی بروند و نام انگلیسی خود را ثبت نمایند ولی اگر جزو اساتید دانشگاه تهران نیستند لازم است با معاونت پژوهشی دانشگاه مکاتبه نمائید تا نام آن فرد را در سامانه پژوهشی به زبان انگلیسی ثبت نمایند.
۲۲- تعداد حدنصاب دانشجویان شرکت کننده در ارزشیابی برای فرم ترفیع چند نفر است؟
برای دوره کارشناسی، تعداد حدنصاب دانشجویان شرکت کننده در ارزشیابی جهت درج در فرم ترفیع حداقل باید ۱۰ نفر باشد.
برای دوره کارشناسی ارشد، تعداد حدنصاب دانشجویان شرکت کننده در ارزشیابی جهت درج در فرم ترفیع حداقل باید ۵ نفر باشد.
برای دوره دکتری، تعداد حدنصاب دانشجویان شرکت کننده در ارزشیابی جهت درج در فرم ترفیع حداقل باید ۲ نفر باشد.
۲۳- در پرونده ترفیع بعد از واکشی مقاله جدید مشاهده میشود ولی وقتی به کارشناس ترفیع ارسال میشود مقاله از پرونده حذف میگردد؟
در چنین مواردی که در پرونده ترفیع بعد از واکشی مقاله جدید مشاهده میشود ولی وقتی به کارشناس ترفیع ارسال میشود مقاله از پرونده حذف میگردد، فرم ترفیع شما دچار اختلال شده و باید حذف شود و مجدداً ایجاد نمائید. اگر پرونده در مرحله کارشناس میباشد باید به مرحله هیأت علمی بازگردد و بعد به سامانه پشتیبانی به آدرس sd.ut.ac.ir بروید و از بخش خدمات پژوهشی/راهنمایی و رفع مشکلات سامانههای پژوهشی اقدام به ثبت تیکت نمائید تا پرونده ترفیع را حذف نمایند تا بتوانید مجدداً ایجاد کنید.
۲۴- شرکت در دورههای افزایش توانمندی و شایستکی حرفهای را در کدام بخش ثبت نمایم؟
شرکت در دورههای افزایش توانمندی و شایستکی حرفهای را در مسیر فعالیتها> فعالیتهای علمی-اجرایی> خدمات علمی-اجرایی ثبت نمایید.
۲۵- در زمان ایجاد درخواست ترفیع خطای عدم مطابقت با اطلاعات پرسنلی میآید چه باید کرد؟
اگر در زمان ایجاد درخواست ترفیع خطای عدم مطابقت با اطلاعات پرسنلی میآید، به این دلیل میتواند باشد که درخواست ترفیع قبلی شما اخیراً به مرحله نهایی رسیده و هنوز ۱۰ روز نگذشته است. البته این زمان ۱۰ روز تقریبی است و در واقع تا زمانیکه حکم قبلی شما امضا نشود امکان ایجاد درخواست جدید ندارید. باید صبر بفرمائید و بعد ازامضای حکم قبلی، اقدام برای درخواست جدید نمائید. ولی اگر بیش از ۱۰ روز گذشته و حکم هم امضا شده و این خطا را میگیرید لازم است برای سامانه پشتیبانی به آدرس sd.ut.ac.ir بروید و از بخش خدمات پژوهشی/راهنمایی و رفع مشکلات سامانههای پژوهشی اقدام به ثبت تیکت نمائید تا بررسی شود.
۲۶- فصلی از کتاب را در کدام بخش باید ثبت نمایم؟
برای ثبت فصلی از کتاب به بخش فعالیتها> فعالیتهای پژوهشی- فناوری> کتاب (تألیف؛ تصنیف؛ ترجمه) بروید و بعد نوع فعالیت را "تألیف" انتخاب نمائید سپس فیلد نوع تألیف را " فصلی از کتاب" انتخاب نمایید.
۲۷- آیا برای درخواست ارتقا امکان دریافت فایل pdf مقدور میباشد؟
خیر با توجه به سامانه سپاری فرایند ارتقا، اعضای هیأت علمی امکان دریافت فایل pdf از درخواست ارتقای خود را ندارند.
۲۸- تاریخ شروع بازه ترفیع از چه زمانی باید باشد؟
تاریخ شروع بازه ترفیع از زمان شروع به کار شما در دانشگاه محاسبه میشود. اگر به مرخصی بدون حقوق و یا فرصت مطالعاتی رفته باشید تاریخ ترفیع شما تغییر خواهد کرد. این تاریخ بطور سیستمی از روی فیلد " تاریخ استحقاق پایه" در آخرین حکم ترفیع شما دریافت میشود و اگر اشتباه میباشد لازم است با منابع انسانی دانشگاه مکاتبه فرمایید.
۲۹- چرا بعضی از مقالات، کتابها در فرم ارتقا به جای بخش اصلی مقالات و کتاب، در ماده ۱ نمایش داده شده است؟
بعضی مقالات و کتابها در فرم ارتقا، در ماده ۱ نمایش داده شده چون در زمان ثبت اطلاعات مقاله و کتاب و … یک بخش با عنوان "آیا فرهنگی است" وجود دارد که اگر آن را " بله" پاسخ دهید آن فعالیت به عنوان فعالیت فرهنگی و در ماده ۱ فرم ارتقا و تبدیل وضعیت نمایش داده میشود. برای ویرایش میتوانید به بخش مقالات در سامانه بروید و با دکمه ویرایش اطلاعات را اصلاح نمائید و در انتها فرم ارتقا را واکشی اطلاعات نمایید.
۳۰- چگونه میتوانم از کارهای پژوهشی انجام شده در دانشگاه مطلع شوم؟
با مراجعه به رخ نما(profile.ut.ac.ir) میتوانید از کارهای پژوهشی انجام شده و همچنین زمینه کاری افراد مطلع شوید.
