- چهارشنبه ۲۹ اسفند ۱۳۹۷

راهنمای بررسی درخواست مرخصی دانشجویان (مربوط به کارشناس)

۱۴ آبان ۱۳۹۷ | ۱۲:۰۲ کد : ۳۶۳۵ راهنماهای کارمندان
تعداد بازدید:۱۱۱۸

 

این راهنما بمنظور تشریح فرایند بررسی درخواست مرخصی دانشجو تهیه و در اختیار شما کارشناسان محترم قرار می‌گیرد.

لطفاً موارد زیر را قبل از اقدام به بررسی درخواست مورد توجه قرار دهید.

۱- تذکرات بسیار مهم استفاده از پیشخوان خدمت

۱-۱- تذکرات بسییار مهم استفاده از پیشخوان خدمت

 

نکته ۱

بعد انجام عملیات در هر مرحله، حتماً بر روی آیکون تائید1541408334-6.png کلیک کنید تا بعد از اعمال تغییرات، روند گردش درخواست ادامه یابد. در صورت عدم ارسال درخواست، هیچ اقدامی برای درخواست شما انجام نخواهد شد.

 

نکته ۲

در هر مرحله، می‌توانید از گردش کار درخواست خود با کلیک بر روی آیکون مطلع شوید.

 

نکته ۳

در صورتی که مراحل درخواست شما تکمیل شده باشد و یا نامه مربوط به آن به اتوماسیون اداری ارسال شده باشد از طریق تیک زدن فیلد خاتمه یافته می توانید از گردش کار خود مطلع

۲-۱- خطاها

 

خطا ۱

مشاهده خطای "مدرک مورد نظر برای دانشجو وجود ندارد"در دوحالت بوجود می آید:

الف- در صورتی که مدرکی که لازمه ثبت درخواست است در پرونده الکترونیک دانشجو وجود نداشته باشد.(بطور مثال برای ثبت درخواست گواهی موقت برای دانش آموختگان قبل از ۰۱/‏۰۷/‏۱۳۹۵‬ باید ابتدا گزارش فارغ التحصیلی در پرونده دانشجو ثبت شده باشد، درغیر اینصورت خطای زیر مشاهده می شود)

ب-در صورت عدم تائید مدرک در پردازش "ارسال و تائید مدارک پرونده دانشجو" و به تبع آن عدم ثبت مدارک اجباری در پرونده دانشجو برای بعضی از گردشهایی که این مدارک ضروری است این خطا مشاهده می شود.(بطور مثال برای گزارش فارغ التحصیلی، لازم است در پردازش "ارسال و تائید مدارک پرونده دانشجو" و در فرآیند "فارغ التحصیلی نهایی" مدارک اجباری ارسال و تائید و به تبع آن در پرونده دانشجو ثبت شوند تا امکان ثبت درخواست گزارش فارغ التحصیلی فراهم شود)

 

خطا ۲

 

خطای "به دلیل عدم ثبت نامه در سیستم آرشیو، امکان انجام عملیات وجود ندارد." به این علت بوجود می آید که قبل ازمشاهده و کلیک بر روی آیکون مشاهده گزارش، با کلیک بر روی آیکون تائید، سعی به ارسال گزارش به اتوماسیون اداری دارید.در این صورت با خطا مواجه خواهید شد.(برای مثال در مرحله آخر ارسال گواهی موقت به اتوماسیون، اگر گواهی موقت را مشاهده نکنید و سعی به ارسال گزارش به اتوماسیون داشته باشید، با این خطا روبرو خواهید شد.)

۲-و رود به سامانه

جهت بررسی درخواست دانشجو، کارشناسان محترم باید به منوی پیشخوان خدمت و لینک درخواست بررسی مسائل و مشکلات آموزشی دانشجو مراجعه نمایند.

 

۳- مراحل انجام عملیات درخواست

نکته ۴

موارد مربوط به بنده‌های ۳-۱- و ۳-۲-، برای دانشکده های مستقل در یک مرحله و توسط کارشناس دانشکده انجام می شود.

 

  1.  
  2. ۱-۳- کارشناس دانشکده

کارشناس محترم دانشکده، بعد از بررسی و تایید مدارک و همچنین ارسال کارنامه به پرونده، نظر دانشکده را در قسمت توضیحات ثبت و سپس درخواست را ارسال نمایید.

نکته ۵

  • در صورت موافقت با درخواست مرخصی دانشجو حتماً ابتدا کارنامه دانشجو را از پیشخوان خدمت مربوط به کارنامه مرخصی به اتوماسیون ارسال نمایید تا در پرونده درج شود.

 

نکته ۶

در مشاهده درخواست دانشجو به ترم وارد شده توسط دانشجو دقت شود. این ترم همان ترمی است که برای دانشجو به صورت سیستمی مرخصی ثبت خواهد شد.

 

 

 

شکل ۱. بررسی درخواست مرخصی تحصیلی توسط کارشناس دانشکده

 

۲-۳- کارشناس پردیس

کارشناس محترم، در این مرحله اقدام به بررسی درخواست و تایید مدارک و اقدامات لازم جهت تایید درخواست و ثبت نظر پردیس (و یا کمیسیون موارد خاص دانشکده در مواردی که موضوع باید در کمیسیون موارد خاص دانشگاه تصمیم گیری شود) نمایید.

نکته ۷

  • در صورتی که درخواست باید توسط کمیسیون موارد خاص دانشگاه مورد بررسی قرار بگیرد لازم است حتماً صورت‌جلسه موافقت با مرخصی که جلسه آن در کمیسیون موارد خاص دانشکده تشکیل شده است و به امضای معاونت آموزشی دانشکده / پردیس رسیده است در سیستم بارگذاری و تایید شود تا در پرونده دانشجو ثبت گردد.

 

 

نکته ۸

  • در صورتی که سرترم مورد نظر ایجاد نشده باشد (ابتدا باید سرترم ایجاد شود) تا امکان تغییر وضعیت ترم به مرخصی بصورت سیستمی وجود داشته باشد.

 

شکل ۲. بررسی درخواست مرخصی تحصیلی توسط کارشناس پردیس

 

از این قسمت به بعد دو حالت برای گردش کار بوجود می آید:

حالت ۱- درخواست‌های مرخصی که تصمیم گیری درباره آن به دانشکده / پردیس‌ها تفویض اختیار شده است؛

۳-۳- کارشناس پردیس / دانشکده

کارشناس محترم، در این مرحله پس از مشاهده نامه حکم مرخصی، آن را جهت تایید و امضای نهایی به اتوماسیون اداری ارسال نمایید.

نکته ۹

  • لازم به ذکر است همزمان با ارسال درخواست به این مرحله وضعیت ترم دانشجو به صورت سیستمی به مرخصی تبدیل می‌شود.

 

۴-۳- تایید رئیس اداره آموزش دانشکده / پردیس در پیشخوان خدمت

شکل ۳. تایید درخواست توسط کارشناس و مسئول اداره آموزش دانشکده

حالت ۲- درخواستهای مرخصی که باید در کمیسیون موارد خاص درباره آنها تصمیم گیری شود.

 

۵-۳- تایید مسئول اداره آموزش دانشکده / پردیس

شکل ۴. مشاهده گردش کار

 

۶-۳- کارشناس پذیرش اداره کل

نکته ۱۰

  • در مشاهده درخواست دانشجو به ترم وارد شده توسط دانشجو دقت شود.این ترم همان ترمی است که برای دانشجو به صورت سیستمی مرخصی ثبت خواهد شد.

 

نکته ۱۱

  • در صورت عدم وجود سرترم موردنظر ابتدا سرترم باید ایجاد شود.

 

نکته ۱۲

  • در صورتی که تعداد مرخصی از تعداد مجاز بیشتر بود باید در آیکون محدودیت تحصیلی تعداد مجاز مرخصی مجاز افزایش یابد.

 

در نهایت کارشناس باید نظر نهایی کمیسیون مواردخاص دانشگاه را در توضیحات ثبت و جهت تایید رئیس اداره پذیرش اداره کل اقدام نماید.

شکل ۵. بررسی کارشناس پذیرش اداره کل

 

۷-۳- تایید رئیس اداره آموزش دانشکده / پردیس در پیشخوان خدمت

نکته ۱۳

  • لازم به ذکر است همزمان با ارسال درخواست به این مرحله وضعیت ترم دانشجو به صورت سیستمی به مرخصی تبدیل می‌شود.

 

شکل ۶. تایید نهایی توسط رئیس اداره آموزش

جهت مشاهده فلوچارت اینجا کلیک نمایید.