راهنمای بررسی درخواست دفاع دانشجو توسط کارشناس
این راهنما بمنظور تشریح فرایند بررسی درخواست دفاع دانشجو در سامانه جامع آموزش تهیه و تدوین شده و در اختیار کارشناسان محترم قرار گرفته است. فرایند ثبت درخواست دفاع توسط دانشجو و بررسی آن توسط کارشناس، به صورت شماتیک در شکل ۱ نشان داده شده و به ترتیب در ادامه تشریح شده است.
شکل ۱- فلوچارت فرایند ثبت و بررسی درخواست دفاع
۱-و رود به سامانه
کارشناسان گرامی به منظور بررسی درخواست دفاع بایستی به سامانه جامع آموزش به آدرس ems.ut.ac.ir مراجعه کنند. همچنین برای ورود به این سامانه می‌توانید اینجا کلیک کنید.
۲- مشاهده درخواست از طریق پیشخوان خدمت سامانه جامع آموزش
چنانچه درخواست دفاع توسط دانشجو در سامانه ثبت و برای کارشناس دفتر تحصیلات تکمیلی ارسال شده باشد؛ کارشناسان گرامی می‌توانند با مراجعه به سربرگ پیشخوان خدمت در سامانه جامع آموزش، در بخش درخواست دفاع، درخواست دانشجو را مشاهده نمایند.
۳- بررسی درخواست دانشجو
در این گام از فرایند، درخواست دانشجو به همراه امکانات و گزینه‌هایی در اختیار کارشناس قرار می‌گیرد که در قالب شکل ۲ نمایش داده شده است.
شکل ۲- امکانات و گزینه های در دسترس کارشناس
بر این اساس لازم است تا کارشناسان محترم در وهله اول اطلاعات لازم برای دفاع که توسط دانشجو تکمیل شده است را بررسی و در صورت نیاز اصلاح نمایند. همچنین مشاهده و بررسی تطبیق واحد دانشجو و مدارک ارسالی توسط دانشجو نیز بایستی در همین مرحله صورت پذیرد.
چنانچه درخواست دانشجو مورد تایید نیست، باید با انتخاب گزینه «عدم تایید- ارسال پیام اشکال به دانشجو»، درخواست را بمنظور رفع نواقص مجدداً به دانشجو ارجاع دهد. در غیر این صورت بایستی با انتخاب گزینه «ارسال جهت چاپ گزارشات جلسه دفاع»، درخواست دفاع وارد مرحله بعد شود.
|
توجه |
شایان ذکر است تایید و یا عدم تایید درخواست توسط کارشناس، از طریق ارسال پیامک به اطلاع دانشجو خواهد رسید تا جهت انجام ادامه مراحل به پیشخوان خدمت سامانه جامع آموزش مراجعه نماید. |
۴- مشاهده و چاپ صورتجلسه دفاع
در این مرحله از فرایند ضمن چاپ صورتجلسه دفاع پایان نامه، بایستی با انتخاب گزینه مربوطه، درخواست جهت چاپ دعوتنامه و اطلاعیه دفاع به دانشجو ارسال گردد. (شکل ۳)
شکل ۳- چاپ صورتجلسه دفاع و ارجاع درخواست به دانشجو جهت چاپ اطلاعیه و دعوتنامه حضور اساتید در جلسه دفاع
|
توجه |
امکان چاپ اطلاعیه و دعوتنامه حضور اساتید در جلسه دفاع توسط کارشناس نیز فراهم است و بسته به سیاست دانشکده، این کار می‌تواند توسط دانشجو و یا کارشناس انجام پذیرد. |
یک نمونه از فرم صورتجلسه دفاع و دعوتنامه حضور اساتید در جلسه دفاع به ترتیب در شکل ۴ و شکل ۵ قابل مشاهده می‌باشد.
شکل ۴- صورتجلسه دفاع پایان نامه
شکل ۵- دعوتنامه اساتید جهت شرکت در جلسه دفاع