راهنمای درخواست دفاع توسط دانشجو
این فرآیند در حال حاضر به صورت پایلوت در دانشکده / پردیس های مدیریت، علوم و فنی اجرا می‌شود. و درآینده نزدیک در همه دانشکده / پردیس ها قابل اجرا خواهد بود.
این راهنما بمنظور تشریح فرایند ثبت درخواست دفاع در سامانه جامع آموزش تهیه و تدوین شده و در اختیار دانشجویان قرار گرفته است. دانشجویان گرامی به منظور دفاع از رساله‌ی دکتری و پایان‌نامه‌ی کارشناسی ارشد بایستی درخواست خود را بر اساس این فرایند ارسال و پیگیری نماید. فرایند درخواست دفاع به صورت شماتیک در شکل ۱ نشان داده شده و به ترتیب در ادامه تشریح شده است.
شکل ۱- فلوچارت فرایند ثبت درخواست دفاع
|
توجه |
باید توجه داشت دانشجویانی مجاز به ثبت درخواست دفاع می‌باشند که دارای شرایط زیر باشند.
|
۱-و رود به سامانه
دانشجویان گرامی به منظور ثبت دفاعیه بایستی به سامانه جامع آموزش به آدرس ems.ut.ac.ir مراجعه کنند. همچنین برای ورود به این سامانه می‌توانید اینجا کلیک کنید.
۲- ثبت درخواست از طریق پیشخوان خدمت سامانه جامع آموزش
دانشجویان گرامی برای ثبت درخواست دفاع، پس از ورود به سامانه جامع آموزش باید به سربرگ پیشخوان خدمت مراجعه کرده و گزینه درخواست دفاع را مطابق شکل ۲، انتخاب کنند.
شکل ۲- پیشخوان خدمت سامانه جامع آموزش، انتخاب گزینه درخواست دفاع
۳- تکمیل اطلاعات
در این گام از فرایند لازم است تا در ابتدا شماره فعالیت را انتخاب نمایید و دکمه جستجو را بزنید. سپس فیلدهای مورد نیاز را پر کرده و درخواست را ایجاد نمایید. اطلاعات مورد نیاز در فرم درخواست دفاع را وارد کرده و این فرم را تکمیل نماید. این فرم در قالب شکل ۳ نمایش داده شده است.
شکل ۳- فرم درخواست دفاع
۴- بارگذاری مدارک و ارسال به کارشناس تحصیلات تکمیلی دانشکده
پس از تکمیل اطلاعات در مرحله قبل، صفحه جدیدی نشان داده می‌شود که درخواست دانشجو برای دفاع در آن ثبت شده است. این صفحه امکانات مختلفی را در اختیار دانشجو قرار می دهد که در شکل ۴ نشان داده شده است.
شکل ۴- امکانات و گزینه های در دسترس دانشجو
در این مرحله لازم است تا مدارک لازم برای دفاع توسط دانشجو در سامانه بارگذاری شود. برای این منظور بایستی مطابق با شکل ۴، گزینه ارسال مدارک را انتخاب کرده و پس از مشاهده صفحه ارسال و بارگذاری مدارک پرونده دانشجو (شکل ۵)، کلیه مدارک درخواستی را در سامانه بارگذاری نمایید. در صورتی که مدارک به درستی بارگذاری شده باشد، وضعیت مدارک درخواست شده از حالت «ارسال نشده»، به حالت «ارسال شده» تبدیل می‌گردد.
شکل ۵- ارسال و بارگذاری مدارک پرونده دانشجو
پس از بارگذاری مدارک، و بازگشت به صفحه قبل لازم است تا حتماً درخواست خود را جهت بررسی به کارشناس تحصیلات تکمیلی دانشکده ارجاع دهید. برای این منظور بایستی مطابق شکل ۴، گزینه ارجاع درخواست به کارشناس تحصیلات تکمیلی دانشکده را انتخاب نمود.
|
توجه |
دانشجویان گرامی می‌توانند با کیلک بر روی آیکون «مشاهده گردش کار»، روند گردش کار درخواست خود را ملاحظه نمایند. |
۵- چاپ دعوتنامه و اطلاعیه دفاع توسط دانشجو
چنانچه درخواست ارسال شده توسط دانشجو، مورد بررسی و تایید کارشناس مربوطه قرار گیرد، این درخواست مجدداً به دانشجو ارجاع داده شده و امکان چاپ اطلاعیه و دعوتنامه حضور اساتید در جلسه دفاع فراهم می‌شود که لازم است مطابق با شکل ۶ این فرم‌ها را دریافت و نسخه چاپ شده آنها را جهت اطلاع رسانی به اساتید در اختیار ایشان قرار دهد.
شکل ۶- چاپ اطلاعیه و دعوتنامه حضور اساتید در جلسه دفاع
|
توجه |
شایان ذکر است تایید و یا عدم تایید درخواست توسط کارشناس، از طریق ارسال پیامک به اطلاع دانشجو خواهد رسید تا جهت انجام ادامه مراحل به پیشخوان خدمت سامانه جامع آموزش مراجعه نماید. |
یک نمونه از فرم دعوتنامه اساتید در شکل ۷ قابل مشاهده می‌باشد.
شکل ۷- دعوتنامه اساتید جهت شرکت در جلسه دفاع
