راهنمای لیست دارایی ها

مقدمه:

اموال کلمه ای است عربی و جمع مال است. اموال در لغت به معنی مالها، املاک و اسباب و کالا و ثروت و هرچیزی که در تملک کسی باشد، یا درتصرف سازمان یا مجموعه ای باشد گفته میشود. در فارسی هم به مال خواسته می گویند. در اصطلاح مال عبارت است ازچیزی که ارزش اقتصادی داشته و قابل تقویم به پول بوده و ارزش مبادله را دارا باشد. بنابر این حقوق مالی مانند حق صاحب علامت تجاری هم مال محسوب میشود. در اصطلاح حقوقی هر چیزی که انسان میتواند از آن استفاده کند و قابل تملک هم باشد، مال است. چیزی که قابلیت داد و ستد ندارد ولو اینکه مورد نیاز انسان باشد به آن مال گفته نمی شود.

به اموال دارایی ثابت نیز گفته می شود.

ورود به سیستم

برای استفاده از سیستم دارایی ثابت در قسمت آدرس مرورگر خود erp.ut.ac.ir را تایپ نمایید.

در صفحه باز شده نام کاربری و رمز ورود (احراز هویت مرکزی) را وارد نمایید. (شکل ۱)

شکل ۱ ورود به سامانه

۱- ورود به صفحه دارایی ثابت

برای استفاده از سیستم دارایی ثابت، ابتدا بر روی سیستم دارایی ثابت کلیک می کنیم. (شکل۲)

شکل ۲ ورود به صفحه دارایی ثابت

۲ - عملیات دارایی ها

در منوی فوق گزینه لیست دارایی ها را انتخاب نمایید. (شکل ۳)

شکل ۳ عملیات دارایی

۳- لیست دارایی

در این صفحه تمامی دارایی های خود را طبق دسترسی های تعیین شده نشان داده می شود. (شکل ۴)

 

شکل ۴ لیست دارایی

 

  • در قسمت بالای صفحه لیست دارایی ها فیلترهای مختلفی وجود دارد که براساس آنها می توانید گزارش های خود را تهیه نمایید.
  • شعبه: با کلیک بر روی شعبه، امین اموال تمامی شعبه هایی که دسترسی دارد را می تواند ببیند.
  • محل استقرار: با کلیک بر روی محل استقرار امین اموال محل استقرار هایی که دسترسی دارد می تواند ببیند. (شکل ۵)

شکل ۵ محل استقرار

  • تحویل گیرنده: با کلیک بر روی Combobox تمامی تحویل گیرنده هایی که به این اشخاص دارایی منتسب شده نشان داده می شود. با انتخاب هر محل تحویل گیرنده دارایی هایی که مربوط به همان تحویل گیرنده است در پایین صفحه نمایش داده می شود. (شکل ۶)

شکل ۶ تحویل گیرنده

  • وضعیت دارایی: با کلیک بر روی Combobox وضعیت دارایی مختلف نشان داده می شود. با انتخاب هر وضعیت دارایی، دارایی های مربوط به آن وضعیت دارایی در پایین صفحه نمایش داده می شود. (شکل ۷)

 

شکل ۷ وضعیت دارایی

۴- گزارش گیری

 

نکته

برای گزارش لیست دارایی براساس هر تحویل گیرنده ابتدا از combo تحویل گیرنده، نام شخص مورد نظر را انتخاب می کنیم و پس از آن دکمه پرینتر را انتخاب می کنیم. از صفحه گزارش ساز، گزارش مورد نظر را انتخاب و بر روی PDF کلیک کنید. در نهایت از گزارش خود پرینت بگیرید.

 

۵- لیست دارایی ها

نکاتی وجود دارد که باید به آنها توجه نمایید:

  • نحوه جستجو

برای جستجو براساس هر ستون بر روی کادر خالی هر ستون تایپ کنید و برای سورت کردن لیست اموالی ها می توانید بر روی سرستون مورد نظر کلیک نمایید. (شکل ۸)

شکل ۸ جستجو دارایی

  • نحوه انتخاب تمام دارایی ها

برای انتخاب تمامی دارایی ها مربع تکی سمت راست عنوان ستون ها را انتخاب نمایید.(شکل ۹)

شکل ۹ انتخاب دارایی

۶- نحوه انتخاب صفحات داریی ها

در کادر پایین صفحه موارد برای صفحه بندی کل دارایی وجود دارد که شرح ذیل می باشند:

۱- تعداد رکورد: تعداد دارایی هر محل استقرار را نشان می دهد.

۲- از صفحه تا صفحه: در هر صفحه تعداد مشخصی دارایی نشان داده می شود. علامت <صفحه بعد و علامت> صفحه قبل را نشان میدهد.

۳- انتخاب صفحه مشخص: برای انتخاب صفحه مشخص در قسمت برو به صفحه کلیک کرده و شماره صفحه را تایپ کنید و در آخر فلش را انتخاب نمایید.

۴- تنظیمات صفحه: با انتخاب علامت چرخ دنده، گزینه نمایش همه فعال می شود. با انتخاب نمایش همه، تمامی دارایی ها در قالب یک صفحه نمایش داده می شود.

 

بدلیل اینکه هر صفحه تعداد مشخصی دارایی را نمایش می دهد، برای انتخاب کل دارایی ها روی نمایش همه کلیک و پس از آن مربع تکی را انتخاب کنید. با این روش کلیه دارایی ها انتخاب می شود.

۷- دارایی جدید

برای ثبت دارایی جدید که رسید انبار ندارد از این گزینه استفاده می شود. (شکل ۱۰)

شکل ۱۰ دارایی جدید

نکات مهم در مورد دارایی ها:

۱ - حتماً گزینه خرید مستقیم انتخاب شود.

۲ - پلاک جدید و قدیم اموال: هویت بخشیدن یکی از روش های کنترل و مراقبت از اشیاء و اموال می باشد. یکی از روش های حسابداری برای مراقبت، کنترل، پیشگیری از مفقود شدن، دزدیده شدن، از قلم افتادن، احتساب مضاعف (دو بار)، کلاً کمتر یا بیشتر به حساب آمدن، هویت انحصاری بخشیدن به اشیاء می باشد. در مورد دارایی ها این هویت بخشی با تخصیص، اطلاق و الصاق شماره و کد خاصی به دارایی صورت می گیرد. منظور از تخصیص دادن یعنی اختصاص شماره یونیک (منحصر به فرد) روی یک برچسب ها به یک دارایی می باشد. این عمل مانند تخصیص یک کد ملی یا شماره شناسنامه به تک تک شهروندان تابع یک کشور است. یکی از اهداف پلاک کوبی ایجاد هویت مستقل و منحصر به فرد برای آحاد و تک تک هر یک از آن دارایی می باشد. به طور کلی پلاک کوبی و برچسب گذاری اموال و دارایی های هر واحد در وهله اول دست کم دو هدف را دنبال می کند.

  • طبقه بندی، دسته بندی و شناسایی ماهیت دارایی ها
  • سرشماری دارایی ها

به عبارت دیگر برای اینکه به هر یک از دارایی ها, هویت مشخص و جداگانه ای ببخشیم یک شماره منحصر به فردی برایش تعیین می کنیم. پلاک قدیم متعلق به اموال ابتدای دوره می باشد که در سیستم قدیم به دارایی چسبانده شده است. در نرم افزار باید به دارایی های ثابت شماره پلاک اختصاص دهیم، که همان پلاک جدید نامیده می شود. به جای شماره پلاک می شود از کد دارایی برای اموال استفاده کرد.

۳- عنوان دارایی: نام اموال مورد نظر را وارد می کنیم.

۴- گروه دارایی: برای اموال مورد نظر گروه دارایی مشخص می کنیم.

۵- قیمت خرید براساس فاکتور خرید وارد نمایید.

۶- تاریخ راه اندازی: باید زمان بهره برداری که جهت بهره برداری از اموال انجام شده را ثبت کرد.

۷- معین مقابل: در زمان صدور سند حسابداری خرید دارایی، سمت بدهکار سند، دارایی ثابت می باشد، ولی سمت بستانکار را در همین جا باید تعیین نمود که ممکن است بستانکاران تجاری یا تنخواه ریالی و یا یک حساب کنترلی با توجه به نحوه استقرار باشد.

۹- تفصیل مقابل: به منظور انتخاب تفصیل سمت بستانکار سند، که با توجه به معین مقابل انتخاب شده، تعیین می گردد.

۱۰- محل استقرار: محل استقرار های که دسترسی دارید نشان می دهد.

۱۱- جمع دار: امین اموال هر شعبه را نشان می دهد

۱۲- تحویل گیرنده: شخصی که دارایی را تحویل گرفته است.

۱۳- طلاعات تکمیلی: اطلاعات مانند مدل، رنگ، ساختمان، تصویر دارایی و... در این قسمت وارد نمایید.

 

توجه

  • موارد سبز رنگ حتماً باید وارد شوند.
  • واحد سازمانی و مرکز هزینه باید خالی باشد.

 

۷- ویرایش دارایی

  • در صورتی که اطلاعات مربوط به دارایی نیاز به ویرایش داشته باشد. از این گزینه استفاده نمایید.
    • بطور مثال بعد از ثبت پلاک محل استقرار، تحویل گیرنده، جمع دار را مشخص کنید.

۸- کپی دارایی

  • این گزینه از روی یک دارایی به تعداد دلخواه شما از همان دارایی ایجاد می نماید.
  • ابتدا دارایی مورد نظر را انتخاب و پس از آن کپی دارایی را انتخاب کنید. در صفحه باز شده تعداد را به تعداد دلخواه مشخص کنید. در نهایت دکمه ثبت اتوماتیک را بزنید. (شکل ۱۱)

شکل ۱۱ کپی دارایی

۹- کارت دارایی

  • این گزینه اطلاعات مربوط به استهلاک، نقل و انتقال ها و عملیات صورت گرفته بر روی آن دارایی را نشان می دهد. (شکل ۱۲)

 

شکل ۱۲ کارت دارایی

 

  • برای مشاهده ریز اطلاعات مربوط به مشخصات دارایی بر روی تب کارت دارایی کلیک کنید.
  • برای مشاهده ریز اطلاعات مربوط استهلاک روی تب ریز استهلاک کلیک کنید.
  • برای مشاهده ریز اطلاعات مربوط انتقال های انجام گرفته بر روی دارایی روی تب نقل و انتقال کلیک کنید.
  • برای مشاهده ریز اطلاعات مربوط به عملیاتها مانند تعمیر و اسقاط روی تب سوابق عملیاتی کلیک کنید.

۱۰- خروجی اکسل

  • برای تهیه اکسل از اطلاعات دارایی از این گزینه استفاده می شود.
  • ابتدا همه دارایی ها را انتخاب و پس از آن دکمه خروجی اکسل را انتخاب نمایید.

 

۱۱- تغییر استقرار دائم

  • در صورتی که یک یا چند دارایی را بصورت دائم از یک واحد به واحد دیگر یا از یک جمع دار به جمع دار دیگر منتقل کنیم از تغییر استقرار دائم استفاده می شود. (شکل ۱۳)

 

شکل ۱۳ تغییر استقرار دائم

در فرم فوق موارد ۱ ،۲، ۳ اطلاعات جمع دار، محل استقرار و تحویل‌گیرنده جدید را وارد کنید. تاریخ انتقال، تاریخ عملیات را از تقویم انتخاب کنید.

۱۲- تغییر استقرار امانی:

  • در صورتی که یک یا چند دارایی را بصورت امانت به واحد دیگر منتقل کنیم.در شرایطی که جمع دار آن دارایی ها تغییر نکند از تغییر استقرار امانی استفاده می شود. (شکل ۱۴)

شکل ۱۴ تغییر استقرار امانی

 

  • در فرم فوق مورد ۱ محل استقرار و مورد ۲ تحویل گیرنده جدید را وارد کنید. تاریخ انتقال، تاریخ عملیات را از تقویم انتخاب کنید. همانطور که در فرم مشاهده میکنید کمبو جمع دار غیر فعال است و اجازه تغییر جمعدار را نداریم.

 

۱۳- تغییر تحویل گیرنده:

  • در صورتی که یک یا چند دارایی محل استقرار و جمع دار آن تغییر نکند و فقط تحویل گیرنده این دارایی ها تغییر کند از فرم تغییر تحویل گیرنده استفاده می کنیم. (شکل ۱۵)

شکل ۱۵ تغییر تحویل گیرنده

  • در فرم فوق فقط کمبو تحویل گیرنده فعال است و فقط تحویل گیرنده جدید و تاریخ انتقال را وارد نمایید.

 

۱۴- الحاق دارایی

  • برای الحاق دو دارایی به یکدیگر از دکمه الحاق دارایی استفاده می شود. (شکل ۱۶)

شکل ۱۶ الحاق دارایی

  • در فرم فوق اگر به دارایی انتخاب شده دارایی دیگری الحاق شده باشد در این فرم نمایش داده می شود.برای الحاق دارایی روی دکمه + کلیک می کنیم. (شکل ۱۷)

شکل ۱۷ درج الحاق دارایی

در فرم درج الحاق دارایی لیست تمامی دارایی ها براساس محل استقرار نشان داده می شود. از فرم فوق دارایی را انتخاب کنید، سپس روی دکمه درج الحاق کلیک کنید.

 

۱۵- تغییر گروه دارایی

برای تغییر گروه دارایی مطابق سرفصلهای وزارت دارایی از گزینه تغییر گروه دارایی استفاده می شود.

 

  • سوالات کاربران

۱- آیا امکان گزارش گیری از چند کالای اموالی وجود دارد؟

امکان گزارش گیری با انتخاب و تیک کالای اموال و انتخاب گزارش مناسب از منوی سامانه امکان پذیر است.

۲- حذف پلاک کالای امولی به چه صورت است؟

برای حذف کالای اموالی باید از طریق اداره اموال و به صورت کتبی شماره پلاک و نام کالای اموالی را به متصدی اموال اعلام فرمایید.

۳- انتقال کالای اموالی چگونه است؟ برای انتقال کالای اموالی در صورتی که کالا در انبار باشد باید از سند انبار تعدادی گزینه سند انتقال بین انباری را انتخاب و نسبت به ثبت آن اقدام نمود. در صورتی که کالا جاری (در حال استفاده) باشد و انتقال بین انبارهای یک واحد باشد، امین اموال می تواند در تغییر استقرار دائم محل مصرف کالا را مشخص نماید. اما در صورتی که انتقال بین انبارهای دو واحد مجزا باشد، این امر به دلیل کامل بودن دسترسی، توسط رئیس اداره اموال صورت می پذیرد.


آخرین ویرایش۲۹ دی ۱۳۹۷