راهنمای تایید پیش فاکتور توسط مدیر

مقدمه:
سیستم خرید و تدارکات جهت ثبت روال خرید و ورود کالا به همراه عوامل مؤثر در هنگام خرید بر روی قیمت تمام شده کالای وارده و همچنین تهیه گزارش از خرید و ورود کالا می باشد. امکان برقراری ارتباط این سیستم با سیستم انبار، از قابلیت های کلیدی این زیر سیستم می باشد. که باعث هماهنگی بخش تأمین کالا و انبار شرکت می شود.
• الگوریتم سیستم تدارکات

شکل ۱ الگوریتم سیستم تدارکات

همانطور که در الگوریتم بالا مشاهده می‌کنید، در دو بخش حضور مدیر جهت تأیید الزامی می باشد که در ادامه به ترتیب به شرح هر یک خواهیم پرداخت.
۱- در ابتدا لازم است بدانیم که سیستم تدارکات تحت وب می باشد. پس نیاز است که هر یک از افراد دخیل در تدارکات اعم از درخواست کنندگان، مدیر، کارپرداز، حسابدار و انباردار به آدرسerp.ut.ac.ir مراجعه کرده و با وارد کردن اطلاعات احراز هویت وارد صفحه مختص به خود شوند. (شکل ۲)

شکل ۲ ورود به احراز هویت مرکزی

۲- با وارد کردن احراز هویت، صفحه زیر برای هر شخص باز می شود.(شکل ۳)

شکل ۳ ورود به صفحه کاربری

۳- پس از مشاهده صفحه بالا نیاز است که کاربر در ابتدا ۳ قسمت را چک کند:
• الف: کاربر در این قسمت نام خودش را مشاهده کند.
ب: سال مالی، سال جاری باشد.
ج: شعبه فعال همان شعبه‌ای باشد که کاربر در آن فعالیت دارد.
نکته: همانطور که در ابتدای توضیحات اشاره شد مدیر در دو قسمت سیستم تدارکات نقش خواهد داشت.
حالت ۱: در صورتی که مدیر تایید نماید و آن کالا در انبار موجود باشد، دستور تایید مدیر، برای انباردار صادر می شود و انباردار موظف خواهد بود آن کالا را به تعدادی که مدیر تایید کرده است به کاربر درخواست کننده تحویل دهد.
حالت ۲: درصورتی که مدیر تایید نماید اما آن کالا در انبار موجود نباشد، دستور تایید مدیر، برای کارپرداز جهت خریداری آن کالا صادر خواهد شد. و کارپرداز موظف به تهیه پیش فاکتور برای آن کالا می باشد.

۴- تایید پیش فاکتور: در دومین تایید، مدیر مربوطه باید پیش فاکتورهایی که از جانب حسابداری بررسی و تایید شده است را تایید نماید و در واقع اجازه خرید قطعی کالا را صادر نماید. جهت این کار مدیر باید مجدد به میز کار خودش مراجعه نماید و تصمیم گیری نهایی را اعمال نماید.(شکل ۴)
۴-۱ به عبارت دیگر تایید دوم، زمانی است که کارپرداز پیش فاکتور کالای مربوطه را در سیستم ثبت کرده است و جهت تایید آن، آن را برای حسابدار ارسال کرده است. و حسابدار پس از تایید صحت پیش فاکتور و تایید بودجه خرید، پیش فاکتور را برای تایید نهایی به مدیر ارسال می‌کند.
۴-۲ همانطور که مشاهده می‌نمایید با مراجعه به قسمت اتوماسیون اداری، گردش نامه، میز کار الکترونیکی در پیام‌هایی که از جانب حسابدار واحد مربوطه آمده است، عبارت تایید پیش فاکتور درج شده است که این عبارت نشان دهنده تایید دوم مدیریت است.

شکل ۴ تایید پیش فاکتور

۵- مدیر با دبل کلیک بر روی پیام حسابدار، صفحه زیر را مشاهده خواهد کرد.

شکل ۵ نمایش پیش فاکتور

۶- با کلیک بر روی نمایش پیش فاکتور، مدیر قادر خواهد بود پیش فاکتوری که توسط کارپرداز ثبت شده است را به صورت کامل رویت نماید.(شکل ۵)
۷- در صورت تایید پیش فاکتور، مدیر باید وضعیت تایید را فعال نماید تا به رنگ آبی درآید. سپس با کلیک بر روی تصمیم گیری تصویر زیر را مشاهده خواهید کرد.(شکل ۶)

شکل ۶ تصمیم گیری

۸- در این قسمت امکان اتخاد چهار تصمیم می باشد:
۸-۱ تایید دستور خرید: پیش فاکتور توسط مدیر تایید می‌شود.
۸-۲ عدم تایید پیش فاکتور: مدیر پیش فاکتور را رد کرده است.
۸-۳ ابطال دستور خرید: مدیردر صورت منصرف شدن خرید کالا، به صورت کامل فرایند خریدکالا را از ابتدا ابطال می‌نماید
۸-۴ خرید از طریق قرارداد: مدیر صلاح می‌داند که آن کالا از طریق عقد قرارداد خریداری شود.

۹- با کلیک بر روی تایید دستور خرید پیش فاکتور تایید و برای کارپرداز ارسال می‌گردد.
۱۰- با کلیک بر روی ok ، تاییدیه پیش فاکتور مدیر برای کارپرداز مربوطه ارسال خواهد شد و کار پرداز قادر خواهد بود کالا را خریداری و فاکتور آن را ثبت نماید.
۱۱- در کارتابل هر شخص ۴ فیلتر به شرح زیر قابل اعمال است که نیاز است به آن دقت نمایید: (شکل ۷)

شکل ۷ فیلترهای جستجو

همانطور که مشاهده می‌نمایید با کلیک بر روی میز کار الکترونیک، در خواست‌های کارکنان شعبه مربوطه برای مدیر قابل مشاهده می باشد.

توجه

درخواست‌هایی که هنوز خوانده نشده است، دارای نماد نامه آبی رنگ می‌باشد.

 

چگونه تیکت ثبت کنم؟

 

آخرین ویرایش۲۶ بهمن ۱۳۹۹