راهنمای ثبت فاکتور خرید توسط کارپرداز(مدیریت دستور خرید)

مقدمه:
سیستم خرید و تدارکات جهت ثبت روال خرید و ورود کالا به همراه عوامل موثر در هنگام خرید بر روی قیمت تمام شده کالای وارده و همچنین تهیه گزارش از خرید و ورود کالا می باشد. امکان برقراری ارتباط این سیستم با سیستم انبار، از قابلیت های کلیدی این زیر سیستم می باشد. که باعث هماهنگی بخش تامین کالا و انبار شرکت می شود.
• الگوریتم سیستم تدارکات:

شکل ۱ الگوریتم سیستم تدارکات

همانطور که در الگوریتم بالا مشاهده میکنید، (شکل ۱) کارپرداز ۲ بار نیاز به تایید و اجازه مدیر دارد.که در ادامه به تشریح کامل آن می پردازیم.
۱- در ابتدا لازم است بدانیم که سیستم تدارکات تحت وب می باشد. پس نیاز است که هر یک از افراد دخیل در تدارکات اعم از درخواست کنندگان، مدیر، کارپرداز، حسابدار و انباردار به آدرسerp.ut.ac.ir مراجعه کرده و با وارد کردن اطلاعات احراز هویت وارد صفحه مختص به خود شوند. (شکل ۲)

شکل ۲ ورود به احراز هویت مرکزی

۲- با وارد کردن احراز هویت، صفحه زیر برای هر شخص باز می شود.(شکل ۳)

شکل ۳ ورود به صفحه کاربری

۳- پس از مشاهده صفحه بالا نیاز است که کاربر در ابتدا ۳ قسمت را چک کند:
• الف: کاربر در این قسمت نام خودش را مشاهده کند.
ب: سال مالی، سال جاری باشد.
ج: شعبه فعال همان شعبه‌ای باشد که کاربر در آن فعالیت دارد.

ثبت فاکتور خرید:
۱- پس از آنکه کارپرداز پیش فاکتور خود را ثبت کرد، باید مکرراً به قسمت مدیریت دستور خرید مراجعه نماید تا پیش فاکتورهایی را که توسط مدیریت تایید شده است را در این قسمت مشاهده نماید و سپس اقدام به ثبت فاکتور خرید نماید.
در قسمت مدیریت دستور خرید نیز در ابتدا تاریخ را تصحیح نموده و سپس به روز رسانی را کلیک نمایید تا تمامی پیش فاکتورهایی که تایید شده است قابل رویت باشد و از قلم نیفتد.(شکل ۴)

شکل ۴ مدیریت دستور خرید

۲- برای این منظور پیش فاکتور مورد نظر را انتخاب نموده و بر روی عملیات، سپس ثبت فاکتور تامین کننده کلیک نمایید. با کلیک بر روی ثبت فاکتور تامین کننده صفحه زیر مشاهده خواهد شد: (شکل ۵)

شکل ۵ ثبت فاکتور تامین کننده

۳- در این فرم سه قسمت را تکمیل و پس از پیوست فاکتور بر روی دکمه ثبت کلیک نمایید.
• تامین کننده: در این قسمت نام فروشگاه یا شرکتی را که از آن خرید نموده‌اید را وارد نمایید. در صورتی که قبلاً نام آن فروشگاه یا شرکت تعریف شده باشد تنها کافیست آن را انتخاب نمایید و در غیر این صورت بر روی آیکن کناری تامین کننده (‌‌‌‌‌‌‌) کلیک و نام شرکت جدید را تعریف و از آن استفاده نمایید..(تکمیل نمودن این فیلد اجباری است)

شکل ۶ تعریف تامین کننده

اطلاعات خواسته شده در فرم را تکمیل نمایید و سپس بر روی ذخیره کلیک و بعد ok را انتخاب نمایید.
به منظور راحتی کار جهت تعریف نکردن اسامی شرکت‌های گوناگون در قسمت تامین کننده، می‌توان عبارت فروشنده کالا را انتخاب کرد و در قسمت توضیحات، نام شرکت یا فروشگاهی را که از آن خریداری شده است را ذکر نمود.

• شماره فاکتور: در این قسمت شماره فاکتور کالای تهیه شده را وارد نمایید.(تکمیل نمودن این فیلد اجباری است)
• توضیحات: در صورت وجود توضیحات، آن را در این قسمت وارد نمایید.(شکل ۷)

شکل ۷ درج توضیحات

۴- بر روی OK کلیک نمایید.
۵- کارپرداز بعد از ثبت فاکتور، باید کالای خریداری شده را به انبار ارسال نماید. جهت این کار باید به قسمت مدیریت فاکتور خرید مراجعه نمایید.
۶- به منظور رویت کامل پیش فاکتور، می‌توان پیش فاکتور مد نظر را انتخاب و بر روی گزینه عملیات، سپس نمایش پیش فاکتور کلیک کرد. به تصاویر زیر دقت نمایید.(شکل ۸)

شکل ۸ نمایش پیش فاکتور

نکته: گاهی اوقات این اتفاق پیش خواهد آمد که کارپرداز، جهت ثبت فاکتور، پیش فاکتور را به صورت اشتباه انتخاب کرده است و یا پس از ثبت فاکتور آن متوجه می شود که نیاز است که در توضیحات آن مواردی را ذکر نماید. بدین منظور در ابتدا باید فاکتور ثبت شده را ابطال نمود.
ابطال فاکتور خرید: جهت ابطال فاکتور خرید، به صفحه مدیریت دستور خرید مراجعه نمایید، آیکن وضعیت فاکتور خرید را بر روی صادر شده، آیکن وضعیت پیش فاکتور را بر روی صادر شده قرار دهید و سپس بر روی به روز رسانی کلیک نمایید. حال فاکتورهای ثبت شده قابل رویت می باشد.
فاکتوری را که اشتباهاً ثبت شده است و قصد ابطال آن را دارید را انتخاب نمایید، سپس بر روی عملیات، سپس حذف فاکتور خرید کلیک نمایید و در انتها ok را فشار دهید.
فاکتور مورد نظر بجهت ابطال به کارتابل مدیر ارسال شده و پس از ابطال توسط مدیر شما قادر خواهید بود مجدداً در مدیریت سفارش تدارکات پیش فاکتور را ارسال فرمایید.
نکته مهم: در صفحه مدیریت دستور خرید، آیتمی به نام گزارش درخواست وجه وجود دارد. این آیکن به کارپرداز این امکان را می‌دهد تا جهت دریافت مبلغ پرداختی بابت خرید کالای مورد نظر اقدام نماید که این آیکن تنها زمانی فعال می شود و قابلیت استفاده پیدا می‌کند که آن کالا به انبار ارسال شده باشد. به منظور این کار، سطر مورد نظر جهت دریافت وجه را انتخاب نموده و سپس بر روی گزارش درخواست وجه کلیک نمایید.(شکل ۹)

‌‌‌شکل ۹ گزارش درخواست وجه

- نام گزارش را بر روی درخواست وجه قرار دهید. گزارش دریافت وجه زیر قابل رویت می باشد.(شکل ۱۰)

شکل ۱۰ گزارش درخواست وجه

 

چگونه تیکت ثبت کنم؟

 

آخرین ویرایش۲۶ بهمن ۱۳۹۹