راهنمای سامانه یکپارچه ابری My Cloud
معرفی کلی
سامانه فضای اشتراکی my cloud دانشگاه تهران، یک محیط یا فضا جهت اشتراک فایل در اختیار شما قرار خواهد داد و شما می‌توانید با وارد کردن آدرس mycloud.ut.ac.ir وارد سامانه شوید.
نیازمندی‌های اتصال
برای استفاده بهتر از برنامه تحت وب، توصیه می‌کنیم آخرین نسخه مرورگرهای زیر را استفاده کنید:
- Mozilla Firefox
- Google Chrome / Chromium
- Apple Safari
پیشخوان
در قسمت پیشخوان، کاربر می‌تواند اعلان‌های مربوط به کلیه افزونه‌ها را مشاهده کند. لذا زمانی که کاربر در این صفحه قرار دارد، یک وضعیت کلی از رویدادهای آینده، تماس‌های گرفته شده، لیست کارها یا سایر اعلان‌ها را خواهد داشت. همچنین قابلیت جابجا کردن اعلان‌ها با کشیدن وجود دارد و کاربر می‌تواند بسته به سلیقه خود آنها را مرتب نماید.
امکان ایجاد اعلان‌های سفارشی نیز برای در این داشبورد وجود دارد.
همچنین امکان اتصال به سامانه تیکتینگ (در مراحل نهایی تولید) شرکت نیز وجود دارد.
گشت و گذار در صفحه اصلی
سامانه شامل صفحه اصلی زیر است. در این صفحه می‌توانید براساس دسترسی تعیین شده شما، فایل‌ها را اضافه، حذف و به اشتراک بگذارید و تغییرات را ایجاد کنید.
صفحه اصلی شامل موارد زیر است:
Apps Selection Menu (1) در گوشه سمت راست بالا همه برنامه‌های شما موجود است. با کلیک بر روی آیکون آنها به برنامه مدنظر هدایت می‌شوید.
Apps Information field (2) این قسمت در نوار کناری سمت راست قرار دارد و فیلترها و وظایف مربوط به برنامه انتخابی شما را ارائه می‌دهد. به عنوان مثال، هنگامی که از پرونده‌ها استفاده میکنید، مجموعه خاصی از فیلترها برای یافتن سریع فایل‌های خود، مانند فایل‌هایی که با شما به اشتراک گذاشته شده‌اند و فایل‌هایی که با دیگران به اشتراک گذاشته‌اید، در اختیار دارید. موارد مختلف را برای سایر برنامه‌ها مشاهده خواهید کرد.
Application View (3) این قسمت محتویات برنامه انتخابی شما را نشان می‌دهد.
Navigation Bar (4) این نوار در بالای پنجره اصلی قرار دارد، یک نوع گشت و گذار است که شما را قادر می‌سازد تا به سطوح بالاتر سلسله مراتب پوشه‌ها تا سطح (خانه) حرکت کنید.
New button (5) در نوار Navigation Bar قرار دارد که این امکان را می‌دهد شما فایل‌ها و پوشه‌های جدید بسازید یا بارگذاری فایل‌ها را انجام دهید.
نکته : همچنین می‌توانید فایل‌ها را از File manager به برنامه drag و drop کنید تا آنها را در برنامه خود بارگذاری کنید. |
Search (6) روی ذره‌بین در گوشه بالا سمت چپ کلیک کنید تا فایل‌ها را جستجو کنید.
Contacts Menu (7) یک نمای کلی از مخاطبین و کاربران در سرور شما ارائه می‌دهد. بسته به برنامه‌های موجود، می‌توانید مستقیماً با آنها تماس تصویری برقرار کنید یا ایمیل ارسال کنید.
Settings (8)روی تصویر پروفایل خود که در سمت چپ قرار دارد کلیک کنید تا منوی کشویی Settings (تنظیمات) باز شود. صفحه تنظیمات ویژگی‌های زیر را ارائه می‌دهد:
Grid view button (9)شبیه چهار مربع کوچک است که نمای grid را برای پوشه‌ها و فایل‌ها تغییر می‌دهد.
- فایل‌ها و همگام‌سازی
- دسترسی به فایل‌ها
با رابط وب می‌توانید به فایل درایو خود دسترسی داشته باشید و فایل‌ها را ایجاد، پیش نمایش، ویرایش، حذف و به اشتراک بگذارید. ادمین سامانه این امکان را دارد که این ویژگی‌ها را غیرفعال کند، بنابراین اگر یکی از آنها در سیستم شما وجود ندارد از مرکز پشتیبانی خود بپرسید.
برچسب‌ها
به فایل‌ها می‌توانید برچسب اختصاص دهید. برای ایجاد برچسب، یک فایل را در نمای Details باز کنید. سپس برچسب‌های خود را تایپ کنید. برای وارد کردن بیش از یک برچسب، کلید بازگشت را پس از ایجاد هر برچسب فشار دهید. همه برچسب‌ها، برچسب‌های سیستم هستند و توسط همه کاربران در سرور شما به اشتراک گذاشته می‌شوند.
سپس از فیلتر برچسب‌ها در نوار کناری سمت راست برای فیلتر کردن فایل‌ها براساس برچسب‌ها استفاده کنید:
نظرات
از نمای Details برای افزودن و خواندن نظرات روی هر فایل یا پوشه می‌توانید استفاده کنید. نظرات برای همه کسانی که به فایل دسترسی دارند قابل مشاهده است.
پخش ویدئو
ویدئوها را با برنامه پخش کننده ویدئو می‌توانید اجرا کنید. پخش ویدئو توسط پخش کننده ویدئویی بستگی به مرورگر وب شما و فرمت ویدئو دارد. اگر ادمین شما پخش ویدئو را فعال کرده ولی در مرورگر وب شما کار نمی‌کند، ممکن است مشکل مرورگر باشد.
کنترل‌های فایل
در صورت فعال بودن توسط ادمین، می‌توانید پیش نمایش تصاویر کوچک را برای فایل‌های تصویری، کاورهای MP3 و فایل‌های متنی مشاهده کنید.
فایل‌های محبوب
روی ستاره سمت راست نماد فایل کلیک کنید تا به عنوان مورد دلخواه علامت‌گذاری شود.
همچنین می‌توانید سریع موارد دلخواه خود را با فیلتر موارد محبوب در نوار کناری سمت راست پیدا کنید.
علامت (سه نقطه)
منو (سه نقطه) جزئیات فایل را نمایش می‌دهد و همچنین این امکان را می‌دهد فایل‌ها را تغییر نام، دانلود کنید یا حذف کنید.
نمای Details اطلاعات مربوط به نظرات، نسخه‌ها، پیام‌رسانی و اشتراک‌گذاری را نمایش می‌دهد.
آیکون چرخ دنده (تنظیمات) در پایین سمت راست این امکان را می‌دهد که فایل‌های مخفی را نمایش داده یا پنهان کنید. به این‌ها dotfiles می‌گویند، زیرا به آنها یک نقطه اضافه می‌شوند، (به عنوان مثال .(mailfile نقطه به سیستم عامل می‌گوید که این فایل‌ها را در مرورگرهای فایل خود مخفی کنید. معمولاً این‌ها فایل‌های پیکربندی هستند، بنابراین داشتن گزینه‌ای برای مخفی کردن آنها باعث کاهش شلوغی می‌شود.
پیش‌نمایش فایل‌ها
می‌توانید با کلیک روی نام فایل، فایل‌های متنی غیرفشرده، فایل‌های OpenDocument ، ویدئوها و تصاویر را با نمایش دهنده ببینید. اگر ادمین آنها را فعال کرده باشد. ممکن است انواع دیگری از فایل‌ها وجود داشته باشد، اگر سامانه نتواند یک فایل را نشان دهد شروع به دانلود کردن می‌کند و فایل را در رایانه شما دانلود می‌کند.
گشت و گذار
گشت و گذار در پوشه‌ها به سادگی کلیک روی یک پوشه برای باز کردن آن و استفاده از دکمه برگشت در مرورگر برای انتقال به سطح قبلی است. همچنین یک نوار در بالای قسمت Files برای گشت و گذار سریع ارائه شده است.
آیکون وضعیت اشتراک‌گذاری
هر پوشه‌ای که به اشتراک گذاشته شده با نماد shared مشخص می‌شود. اشتراک‌گذاری‌های لینک عمومی با یک نماد پیوند زنجیره‌ای مشخص می‌شوند. پوشه‌های به اشتراک گذاشته نشده علامت‌گذاری نشده‌اند.
آپلود کردن یا ساختن فایل و پوشه‌ها
با کلیک روی علامت بعلاوه در برنامه Files ، فایل‌ها یا پوشه‌های جدید را مستقیماً آپلود یا ایجاد کنید.
دکمه + گزینه‌های زیر را ارائه می‌دهد:
آپلود فایل می‌توانید فایل‌ها را از رایانه خود آپلود کنید. همچنین می‌توانید فایل‌ها را با کشیدن و رها کردن از file manager خود آپلود کنید.
پوشه جدید یک پوشه جدید در پوشه فعلی ایجاد می‌کند.
ایجاد فایل یک فایل متنی جدید ایجاد می‌کند و فایل را به پوشه فعلی شما اضافه می‌کند.
انتخاب کردن فایل یا پوشه
می‌توانید یک یا چند فایل یا پوشه را با کلیک روی checkbox کنارشان آنها را انتخاب کنید. برای انتخاب همه فایل‌های موجود در فهرست فعلی، روی checkbox واقع در بالای فهرست فایل‌ها کلیک کنید.
وقتی چندین فایل را انتخاب میکنید، می‌توانید همه آنها را حذف کرده یا با استفاده از دکمه …فعالیت‌ها که در بالا ظاهر شده است، آنها را حذف یا به صورت فایل ZIP دانلود کنید.
فیلتر کردن نمایش فایل‌ها
نوار کناری سمت راست صفحه شامل چندین فیلتر برای مرتب‌سازی سریع و مدیریت فایل‌های شما می‌باشد.
تمامی فایل‌ها
نمای پیش فرض؛ تمام فایل‌هایی را که به آنها دسترسی دارید نمایش می‌دهد.
موارد محبوب
فایل‌ها یا پوشه‌هایی که با ستاره زرد محبوب شده‌اند.
اشتراک گذاشته شده با شما
همه فایل‌هایی را که توسط کاربر یا گروه دیگری با شما به اشتراک گذاشته شده است نمایش می‌دهد.
اشتراک گذاشته شده با دیگران
همه فایل‌هایی را که با کاربران یا گروه‌های دیگر به اشتراک گذاشته‌اید نمایش می‌دهد.
اشتراک گذاشته شده از طریق لینک
همه فایل‌هایی را که توسط شما از طریق پیوند عمومی به اشتراک گذاشته شده است نمایش می‌دهد.
اشتراک گذاری‌های حذف شده
اشتراک گذاری‌هایی که شما حذف کرده‌اید اینجا نمایش داده خواهند شد.
اشتراک در حال انتظار
سهمی از اشتراک که شما دریافت کرده‌اید اما تأیید نشده است در اینجا نشان داده می‌شود.
انتقال فایل‌ها
شما می‌توانید فایل‌ها و پوشه‌ها را با کشیدن و رها کردن در هر پوشه جابجا کنید.
اشتراک‌گذاشتن فایل
کاربران می‌توانند فایل‌ها و پوشه‌ها را با اهداف زیر به اشتراک بگذارند:
- لینک اشتراک‌گذاری
- کاربران
- گروه‌ها
- circles
- اعضای یک مکالمه
- اشتراک‌گذاری با کارتی در وظایف
اشتراک‌گذاری عمومی
می‌توانید فایل‌ها و پوشه‌ها را از طریق لینک اشتراک‌گذاری به اشتراک بگذارید. یک توکن تصادفی ۱۵ رقمی ایجاد می‌شود. لینک مانند زیر خواهد بود:
https://cloud.example.com/s/yxcFKRWBJqYYzp4
تعدادی گزینه برای لینک اشتراک‌گذاری در دسترس است:
اشتراک‌گذاری داخلی با کاربرها و گروه‌ها
هنگام اشتراک‌گذاری با کاربران، گروه‌ها، Circles یا اعضای یک مکالمه Talk ، حقوق فایل‌ها یا محتویات پوشه قابل تنظیم است.
می‌توانید پیکربندی کنید که آیا به طور خودکار همه اشتراک‌های ورودی را بپذیرید و آنها را به پوشه اصلی خود اضافه کنید، یا هر بار از شما سوال شود که می‌خواهید قبول یا رد کنید.
برای تنظیم پذیرش، به تنظیمات -> شخصی -> اشتراک‌گذاری بروید.
دیگران با دسترسی
برای اینکه بدانید آیا فایل یا پوشه‌ای از طریق اشتراک‌گذاری برای دیگران قابل دسترسی است یا خیر، روی برگه دیگران با دسترسی در تب اشتراک‌گذاری کلیک کنید.
این لیست همه کاربران، گروه‌ها، چت‌ها و غیره را نشان می‌دهد که از طریق اشتراک گذاری یک پوشه به آنها دسترسی پیدا کرده‌اند.
روی سه نقطه کلیک کنید تا:
- ببینید چه کسی این اشتراک را آغاز کرده است.
- مشاهده کنید که اشتراک گذاری در کجا آغاز شده است.
- غیرفعال کردن اشتراک گذاری (فقط برای صاحب اشتراک قابل دسترسی است).
نکته
این اطلاعات فقط برای مالک یک فایل / پوشه یا اشتراک گذاران با حقوق اشتراک‌گذاری مجدد قابل مشاهده است.
گفتگو
در این بخش به معرفی چت صوتی / تصویری و متنی ارائه شده در سامانه می‌پردازیم که به شما امکان می‌دهد در سرور خود چت و تماس‌های تصویری برقرار کنید.
می‌توانید هر تعداد مکالمه ایجاد کنید. دو مدل گفتگو وجود دارد:
۱- گفتگوی یک به یک در این مدل، شما یک چت خصوصی ایجاد میکنید یا با کاربری تماس می‌گیرید. افراد دیگری را به این مکالمه نمی‌توانید اضافه کنید یا با لینک به اشتراک بگذارید. با جستجوی کاربر در نوار جستجو و سپس کلیک روی نام وی، یک گفتگو مستقیم را شروع میکنید.
۲- گفتگوی گروهی یک گفتگو گروهی می‌تواند هر تعداد از افراد را در خود داشته باشد. می‌توان آن را به صورت عمومی با لینک به اشتراک گذاشت، بنابراین کاربران مهمان می‌توانند به این تماس بپیوندند.
۳- ایجاد گفتگو با جستجوی نام کاربر، گروه و کلیک روی آن، می‌توانید یک چت مستقیم و یک به یک ایجاد کنید. برای کاربر، بلافاصله یک مکالمه ایجاد می‌شود و می‌تواند چت خود را شروع کند. قبل از ایجاد گفتگو و افزودن شرکت کنندگان، برای گروه می‌توانید نام و تنظیمات را انجام دهید.
اگر می‌خواهید یک مکالمه گروهی ایجاد کنید، روی دکمه بعلاوه در کنار فیلد جستجو کلیک کنید. سپس می‌توانید نامی را برای مکالمه انتخاب کنید و همچنین مکالمه برای عضویت مهمان‌ها با پیوند باز باشد یا خیر و آیا سایر کاربران ریجستر شده می‌توانند مکالمه را ببینند و به آن بپیوندند.
در مرحله دوم، می‌توانید شرکت‌کنندگان را اضافه کرده و ایجاد مکالمه را نهایی کنید.
با کلیک کردن در خارج از منوی سفید در هر زمان می‌توانید ایجاد مکالمه را لغو کنید.
اشتراک‌گذاری فایل‌ها در گفتگو
شما می‌توانید فایل‌ها را در چت به ۳ روش به اشتراک بگذارید.
اول می‌توانید آنها را به راحتی روی صفحه گفتگو بکشید و رها کنید.
دوم می‌توانید با انتخاب گیره کاغذی کوچک و انتخاب مکانی که می‌خواهید فایل را از آنجا انتخاب کنید، یک فایل را از سامانه یا File Manager سیستم خود انتخاب کنید.
تا زمانی که کارتان تمام نشده و تصمیم به اشتراک گذاری فایل‌های بیشتری دارید، می‌توانید فایل اضافه کنید.
پاسخ به پیام‌ها و موارد دیگر
می‌توانید با استفاده از پیکانی که هنگام انتخاب یک پیام ظاهر می‌شود، به پیامی پاسخ دهید.
مدیریت یک گفتگو
شما همیشه در مکالمه جدید خود مدیر هستید و در لیست مشارکت کنندگان در سمت چپ می‌توانید سایر شرکت کنندگان را با استفاده از منوی … به مدیر ارتقا دهید یا آنها را از مکالمه حذف کنید.
مدیران می‌توانند تنظیمات مکالمه را تغییر دهند.. از منوی … در بالا، تنظیمات مکالمه را انتخاب کنید تا به تنظیمات دسترسی پیدا کنید.
|
نکته |
می‌توانید دسترسی مهمان را تنظیم کنید، اگر مکالمه برای کاربران ریجستر شده و موارد دیگر قابل مشاهده باشد.
شروع تماس
وقتی در مکالمه هستید، می‌توانید هر زمان که خواستید با دکمه شروع، تماس برقرار کنید. سایر شرکت‌کنندگان مطلع خواهند شد و می‌توانند به تماس بپیوندند. اگر شخص دیگری قبلاً تماس برقرار کرده است، دکمه سبز پیوستن به تماس تغییر می‌کند.
در حین تماس، می‌توانید میکروفون خود را بی‌صدا کرده و با استفاده از دکمه‌های ویدئوی خود در پایین صفحه، ویدئوی خود را غیرفعال کنید، یا از کلیدهای میانبر m برای صامت کردن صدا و v برای غیرفعال کردن ویدئو استفاده کنید. همچنین می‌توانید از space برای تغییر حالت بی‌صدا استفاده کنید. هنگامی که شما بی‌صدا هستید، با فشردن space شما را باصدا می‌کند تا بتوانید تا زمانی که space را رها کرده‌اید صحبت کنید. اگر شما صدا داشته باشید، فشار دادن space شما را بی‌صدا می‌کند تا زمانی که space را رها کنید.
می‌توانید ویدئوی خود را (در حین اشتراک گذاری صفحه) با پیکان کوچک که در بالای جریان ویدئو قرار دارد پنهان کنید. دوباره آن را با پیکان کوچک برگردانید.
در منوی … ویدئوی خود می‌توانید به تنظیمات دسترسی داشته باشید و وب کم، میکروفون و سایر تنظیمات دیگر را انتخاب کنید.
اشتراک‌گذاری صفحه نمایش
برای اشتراک‌گذاری صفحه می‌توانید روی نماد مانیتور در جریان ویدئوی خود کلیک کنید. بسته به مرورگر شما، گزینه اشتراک گذاری مانیتور، یک پنجره برنامه یا یک تب مرورگر را خواهید داشت.
تغییر دید در تماس
می‌توانید نمای یک تماس را با آیکون چهار مربع کوچک در بالا سمت چپ بین نمای اسپیکر و نمای گرید تغییر دهید. نمای گرید همه را به یک اندازه بزرگ نشان می‌دهد و اگر افراد روی صفحه قرار نگیرند، دکمه‌هایی در سمت چپ و راست ظاهر می‌شوند که به شما امکان می‌دهد بین آنها حرکت کنید.
نمای اسپیکر، سخنران را بزرگ و سایرین را در ردیف زیر آن نمایش می‌دهد. اگر افراد روی صفحه قرار نمی‌گیرند، دکمه‌هایی در سمت چپ و راست ظاهر می‌شوند که به شما امکان می‌دهد بین آنها حرکت کنید.
- ویژگی‌های گفتگو پیشرفته
- Lobby
ویژگی لابی به شما امکان می‌دهد تا زمان شروع تماس، صفحه انتظار را به مهمانان نشان دهید. به عنوان مثال، برای وبینارهایی با شرکت‌کنندگان خارجی، این مناسب است.
می‌توانید انتخاب کنید که شرکت‌کنندگان در زمان خاصی به تماس بپیوندند یا وقتی لابی را به صورت دستی رد میکنید.
پیام‌رسانی در مورد فایل‌ها
در برنامه پرونده‌ها می‌توانید در مورد فایل‌های موجود در نوار کناری، گفتگو کنید و حتی هنگام ویرایش آن تماس بگیرید. ابتدا باید به گفتگو بپیوندید.
سپس می‌توانید حتی با شروع ویرایش فایل، با سایر شرکت‌کنندگان گفتگو کنید یا تماس بگیرید.
درTalk ، مکالمه‌ای برای فایل ایجاد می‌شود. می‌توانید از آنجا چت کنید یا با استفاده از منوی … در بالا سمت راست به فایل بازگردید.
Task ها را از چت ایجاد کنید یا Task خود را در چت به اشتراک بگذارید
در صورت نصب Deck ، می‌توانید از منوی … یک پیام استفاده کرده و پیام را به یک کار Deck تبدیل کنید.
از داخل Deck ، می‌توانید Task ها را در مکالمات چت به اشتراک بگذارید.
تنظیمات
به عنوان یک کاربر، می‌توانید تنظیمات شخصی خود را مدیریت کنید.
برای دسترسی به تنظیمات شخصی خود:
روی عکس پروفایل خود در بالا، گوشه سمت راست کلیک کنید. منوی تنظیمات شخصی باز می‌شود سپس از منوی کشویی Settings را انتخاب کنید.
نکته
بسته به پیکربندی کارشناس فنی سیستم، گزینه‌ها و تنظیمات موجود است. اگر نمی‌توانید رمز عبور یا نام نمایشی را در تنظیمات شخصی خود تغییر دهید، لطفاً برای راهنمایی به سامانه پشتیبانی خود تیکت ارسال نمائید.
مخاطبین
برنامه مخاطبین مشابه سایر برنامه‌های تماس تلفن همراه است، اما با عملکرد بیشتر بیایید ویژگی‌های اساسی را بررسی کنیم که به شما کمک می‌کند دفترچه آدرس خود را در برنامه داشته باشید.
در زیر، نحوه افزودن مخاطبین، ویرایش یا حذف مخاطبین، آپلود عکس مخاطب و مدیریت دفترچه آدرس برنامه تماس خود را خواهید آموخت.
وارد کردن مخاطبین
هنگامی که برای اولین بار به برنامه مخاطبین دسترسی پیدا میکنید، یک دفترچه آدرس پیش فرض خالی در دسترس هست:
برای افزودن مخاطب، می‌توانید از یکی از روش‌های زیر استفاده کنید:
- مخاطبین را با استفاده از فایل مجازی تماس (VCF/Vcard) وارد کنید.
- مخاطبین را به صورت دستی اضافه کنید.
سریع‌ترین راه برای افزودن مخاطب استفاده از فایل (VCF/Vcard) است.
وارد کردن مخاطبین از فایل
برای وارد کردن مخاطبین با استفاده از یک فایل VCF/Vcard :
" تنظیمات" را در پایین نوار کناری سمت راست، دکمه چرخ دنده پیدا کنید.
روی دکمه چرخ دنده کلیک کنید. دکمه وارد کردن مخاطبین ظاهر می‌شود.
نکته
برنامه مخاطبین فقط از وارد کردن Vcard های نسخه ۳.۰ و ۴.۰ پشتیبانی می‌کند.
روی دکمه "انتخاب یک فایل" کلیک کنید و فایل VCF/Vcard خود را آپلود کنید.
پس از تکمیل، مخاطب جدید را در دفترچه آدرس خود خواهید دید.
افزودن مخاطبین به صورت دستی
اگر نمی‌توانید مخاطبین Vcard را وارد کنید، برنامه به شما امکان می‌دهد مخاطبین را به صورت دستی اضافه کنید.
برای ایجاد یک مخاطب جدید روی دکمه + مخاطب جدید کلیک کنید. یک پیکربندی برای مخاطب جدید باز می‌شود.
اطلاعات مخاطب جدید را وارد کنید. تغییراتی که ایجاد کردید بلافاصله اعمال می‌شوند.
اطلاعات مخاطبین را ویرایش یا حذف کنید
برنامه به شما امکان می‌دهد اطلاعات مخاطبین را ویرایش یا حذف کنید. به مخاطب خاصی که می‌خواهید تغییر دهید بروید. اطلاعات فیلدی را که می‌خواهید ویرایش یا حذف کنید انتخاب کنید. تغییرات خود را انجام دهید یا روی سطل زباله کلیک کنید.
تغییرات یا حذف‌هایی که در هر گونه اطلاعات مخاطبین ایجاد کرده‌اید، بلافاصله اعمال می‌شوند.
عکس تماس
برای افزودن یک عکس برای مخاطبین جدید خود، روی دکمه آپلود کلیک کنید.
اضافه کردن و مدیریت دفترچه آدرس‌ها
با کلیک بر روی دکمه "تنظیمات" در پایین نوار کناری سمت راست، به تنظیمات برنامه مخاطبین دسترسی خواهید داشت. این فیلد تمام دفترچه‌های آدرس موجود، گزینه‌های خاص برای هر دفترچه آدرس را نشان می‌دهد و به شما امکان می‌دهد تا دفترچه‌های آدرس جدید را به سادگی ایجاد کنید:
در تنظیمات مخاطبین همچنین می‌توانید دفترچه آدرس را به اشتراک بگذارید، خروجی بگیرید و یا حذف کنید.
تقویم
این برنامه مشابه سایر برنامه‌های تقویمی است که می‌توانید تقویم‌ها و رویدادهای خود را همگام سازی کنید. هنگامی که برای اولین بار به برنامه تقویم دسترسی پیدا میکنید، اولین تقویم پیش فرض برای شما ایجاد می‌شود.
مدیریت تقویم‌های خود
روی علامت + تقویم جدید در نوار کناری سمت راست کلیک کنید و یک تقویم جدید بسازید. یک نام برای تقویم جدید خود وارد کنید، به عنوان مثال: "کار"، "خانه" یا "برنامه ریزی بازاریابی".
پس از کلیک بر روی علامت تأیید، تقویم جدید شما ایجاد می‌شود و می‌تواند در دستگاه‌های شما همگام‌سازی شود، با رویدادهای جدید پر شود و یا با دوستان و همکاران خود به اشتراک گذاشته شود.
وارد کردن تقویم
اگر می‌خواهید تقویم و رویدادهای مربوط به آن را به برنامه خود منتقل کنید، وارد کردن تقویم بهترین راه برای انجام این کار است.
روی چرخ دنده با برچسب تنظیمات در سمت راست پایین کلیک کنید. پس از کلیک بر روی وارد کردن تقویم می‌توانید یک یا چند فایل تقویم را از دستگاه محلی خود برای آپلود انتخاب کنید.
آپلود ممکن است کمی طول بکشد و به بزرگی حجم تقویمی که وارد میکنید بستگی دارد.
نکته: برنامه تقویم فقط از فایل‌های ics . سازگار با iCalendar که در RFC 5545 تعریف شده‌اند، پشتیبانی می‌کند.
ویرایش، دانلود یا حذف تقویم
گاهی اوقات ممکن است بخواهید رنگ یا نام یک تقویم وارد شده یا ایجاد شده قبلی را تغییر دهید. همچنین ممکن است بخواهید آن را در هارد دیسک محلی خود دریافت و ذخیره کنید یا آن را برای همیشه حذف کنید.
نکته: به خاطر داشته باشید که حذف تقویم یک اقدام غیرقابل برگشت است. پس از حذف، هیچ راهی برای بازیابی تقویم وجود ندارد مگر اینکه یک نسخه پشتیبان محلی داشته باشید.
روی منوی سه نقطه تقویم مربوطه کلیک کنید.
روی ویرایش نام، ویرایش رنگ، دریافت یا حذف کلیک کنید.
به اشتراک‌گذاری تقویم
می‌توانید تقویم خود را با سایر کاربران یا گروه‌ها به اشتراک بگذارید. تقویم‌ها ممکن است با دسترسی نوشتن یا فقط خواندنی به اشتراک گذاشته شوند. کاربرانی که تقویم با دسترسی نوشتن با آنها به اشتراک گذاشته شده است، می‌توانند رویدادهای جدیدی را در تقویم ایجاد کنند و همچنین رویدادهای موجود را ویرایش و حذف کنند.
نکته: سهام تقویم در حال حاضر قابل قبول یا رد کردن نیست. اگر می‌خواهید تقویمی را که شخصی با شما به اشتراک گذاشته است متوقف کنید، می‌توانید روی منوی ۳ نقطه‌ای کنار تقویم در فهرست تقویم کلیک کنید و روی «لغو اشتراک‌گذاری از من» کلیک کنید. تقویم‌های به اشتراک گذاشته شده با یک گروه را نمی‌توان توسط افراد لغو اشتراک‌گذاری کرد.
انتشار تقویم
تقویم‌ها را می‌توان از طریق یک پیوند عمومی منتشر کرد تا آنها را برای کاربران خارجی قابل مشاهده (فقط خواندنی) کند. می‌توانید با باز کردن منوی اشتراک‌گذاری تقویم و کلیک کردن روی علامت + در کنار share link یک پیوند عمومی ایجاد کنید. پس از ایجاد، می‌توانید پیوند عمومی را در کلیپ بورد خود کپی کنید یا از طریق ایمیل ارسال کنید.
مدیریت رویدادها
رویدادهای جدید را با کلیک کردن در منطقه زمانی که رویداد برنامه‌ریزی شده است می‌توان ایجاد کرد. نشانگر موس خود را روی نمای روز یا هفته تقویم، زمانی که رویداد در حال برگزاری است، بکشید و رها کنید.
در نمای ماه برای ایجاد رویداد، فقط با کلیک در ناحیه روز مورد نظر می‌توان رویداد را ایجاد کرد.
پس از آن، می‌توانید نام رویداد را تایپ کنید (مثلاً جلسه با وزارت صمت)، تقویمی را که می‌خواهید رویداد در آن ذخیره شود (مثلاً شخصی، کاری) انتخاب کنید، بازه زمانی را بررسی و مشخص کنید یا رویداد را به عنوان یک رویداد تمام روز تنظیم کنید.
اگر می‌خواهید جزئیات پیشرفته مانند شرکت‌کنندگان یا یادآوری‌ها را ویرایش کنید، یا اگر می‌خواهید رویداد را به عنوان یک رویداد تکرار شونده تنظیم کنید، روی دکمه بیشتر کلیک کنید تا ویرایشگر پیشرفته باز شود.
اگر همیشه می‌خواهید ویرایشگر پیشرفته را به‌جای پنجره ویرایشگر ساده باز کنید، می‌توانید در بخش تنظیمات، علامت تیک "ویرایشگر ساده شده را فعال کنید" را بردارید.
با کلیک بر روی دکمه آبی رنگ ذخیره، در نهایت رویداد ایجاد می‌شود.
ویرایش یا حذف رویداد
اگر می‌خواهید رویداد خاصی را ویرایش یا حذف کنید، فقط باید روی آن کلیک کنید. پس از آن می‌توانید تمام جزئیات رویداد را دوباره تنظیم کنید و با کلیک بر روی بیشتر، ویرایشگر پیشرفته را باز کنید.
با کلیک بر روی دکمه بروزرسانی رویداد به روز می‌شود. برای لغو تغییرات خود، روی نماد بستن در سمت چپ بالای پنجره ویرایشگر کلیک کنید.
اگر نمای ویرایشگر نوار کناری را باز کنید و روی منوی سه نقطه در کنار نام رویداد کلیک کنید، گزینه‌ای دارید که می‌توانید رویداد را به عنوان فایل ics. دریافت کنید یا رویداد را از تقویم خود حذف کنید.
نکته: اگر رویدادها را حذف کنید به سطل زباله شما می‌روند. می‌توانید رویدادهایی که به طور تصادفی حذف شده‌اند را در آنجا بازیابی کنید.
شرکت‌کنندگان را به یک رویداد دعوت کنید
می‌توانید شرکت‌کنندگانی را به یک رویداد اضافه کنید تا به آنها اطلاع دهید که دعوت شده‌اند. آنها یک دعوت‌نامه ایمیلی دریافت می‌کنند و می‌توانند شرکت خود را در رویداد تأیید یا لغو کنند. شرکت‌کنندگان ممکن است سایر کاربران، مخاطبین در دفترچه آدرس و آدرس‌های ایمیل مستقیم شما باشند. همچنین می‌توانید سطح مشارکت هر شرکت‌کننده را تغییر دهید یا اطلاعات ایمیل را برای یک شرکت‌کننده خاص غیرفعال کنید.
نکته: وقتی سایر کاربران را به عنوان شرکت‌کنندگان به یک رویداد اضافه میکنید، می‌توانید به اطلاعات زمان‌های شلوغ آنها دسترسی داشته باشید و به شما کمک می‌کند بهترین زمان برای رویدادتان را تعیین کنید. ساعات کاری خود را تنظیم کنید تا به دیگران اطلاع دهید که چه زمانی در دسترس هستید. اطلاعات زمان‌های شلوغ فقط برای سایر کاربران در همان سامانه در دسترس است.
نکته: فقط مالک تقویم می‌تواند دعوت نامه ارسال کند. سهامدارها قادر به انجام این کار نیستند، چه دسترسی نوشتن به تقویم رویدادها را داشته باشند چه نداشته باشند.
اتاق‌ها و منابع را به یک رویداد اختصاص دهید
مشابه شرکت‌کنندگان، می‌توانید اتاق‌ها و منابع را به رویدادهای خود اضافه کنید. سیستم مطمئن خواهد شد که هر اتاق و منبع بدون تداخل رزرو شده است. اولین باری که کاربر، اتاق یا منبعی را به یک رویداد اضافه می‌کند، پذیرفته شده نشان داده می‌شود. هر رویداد بعدی در زمان‌های همپوشانی اتاق یا منبع را رد شده نشان می‌دهد.
نکته: اتاق‌ها و منابع توسط خود سامانه مدیریت نمی‌شوند و برنامه Calendar به شما اجازه اضافه کردن یا تغییر منبع را نمی‌دهد. قبل از اینکه بتوانید از آنها به عنوان کاربر استفاده کنید، سرپرست شما باید آنها را نصب و احتمالاً پیکربندی کند.
تنظیم یادآوری‌ها
می‌توانید یادآورهایی را تنظیم کنید تا قبل از وقوع یک رویداد مطلع شوید. روش‌های اعلان پشتیبانی شده در حال حاضر عبارتند از:
- اعلان‌های ایمیل
- اعلان‌های سامانه
می‌توانید یادآورها را در زمانی نسبت به رویداد یا در یک تاریخ خاص تنظیم کنید.
نکته: فقط مالک تقویم و افراد یا گروه‌هایی که تقویم با آنها با دسترسی نوشتن به اشتراک گذاشته شده است اعلان دریافت می‌کنند. اگر هیچ اعلانی دریافت نمی‌کنید اما فکر میکنید که باید دریافت کنید، مدیر شما می‌تواند این را برای سرور شما نیز غیرفعال کند.
نکته: اگر تقویم خود را با دستگاه‌های تلفن همراه یا سایر سرویس گیرندگان ۳ r d-party همگام کنید، اعلان‌ها نیز ممکن است در آنجا نمایش داده شوند.
تنظیم رویداد تکرارشونده
یک رویداد ممکن است به عنوان رویداد تکرار شونده تنظیم شود، به طوری که می‌تواند هر روز، هفته، ماه یا سال اتفاق بیفتد. می‌توان قوانین خاصی تنظیم کرد برای تعیین اینکه رویداد در کدام روز از هفته رخ دهد یا قوانین پیچیده‌تری مانند اتفاق افتادن رویداد در هر چهارمین چهارشنبه هر ماه. همچنین می‌توانید بگویید که این تکرارشونده چه زمانی به پایان برسد.
تقویم تولد
تقویم تولد به صورت خودکار تولید می‌شود و به طور خودکار هم تاریخ تولدها را از مخاطبین شما دریافت می‌کند. تنها راه برای ویرایش این تقویم این است که مخاطبین خود را با تاریخ تولد ثبت کنید. شما نمی‌توانید این تقویم را مستقیماً ویرایش کنید.
وظایف
می‌توانید از متد چابک و چارچوب اسکرام استفاده کنید و پروژه‌های خود را به اجزای کوچک‌تر و قابل مدیریت‌تر تقسیم کنید. سپس روی هر قسمت به صورت اصولی کار کنید. تقریباً مشابه برنامه‌های Trello و taskloo می‌باشد اما ایمن‌تر و به حریم خصوصی شما احترام می‌گذارد!
مواردی که می‌توانید در این قسمت استفاده کنید مدیریت پروژه، مدیریت زمان یا ایده‌پردازی است و مدیریت کار را برای شما آسان‌تر می‌کند.
به طور کلی، استفاده از برنامه وظایف آسان است. می‌توانید پروژه‌ها را ایجاد کنید، کاربر اضافه کنید و یا به اشتراک بگذارید.
یک تخته ایجاد کنید
بر روی + تخته را اضافه کنید، کلیک کنید و یک تخته ایجاد و آن را با یک کاربر دیگر به اشتراک بگذارید.
فهرست‌ها و کارت‌ها را ایجاد کنید
فهرست‌ها، ستون‌هایی با لیست کارها هستند که می‌توانند یک دسته از وظایف را در پروژه‌های شما نشان دهد. به عنوان مثال فهرستی از کارهایی که در حال انجام، انجام شده و یا برای انجام هستند باشد.
کارت‌ها وظایف، اشیا یا ایده‌هایی هستند که در یک فهرست قرار می‌گیرند. شما می‌توانید تعداد زیادی کارت را در یک فهرست قرار دهید!
و این قابلیت وجود دارد که بتوانید کارت‌ها را از یک فهرست به فهرست دیگر جابجا کنید.
کارت‌ها را مدیریت کنید
هنگامی که کارت‌های خود را ایجاد کردید، می‌توانید آنها را تغییر دهید یا با کلیک روی آنها گزینه‌هایی را اضافه کنید.
- اختصاص تگ به کارت
- اختصاص کاربر به کارت (کاربر اعلانی دریافت خواهد کرد)
- تعیین زمان انجام
- اضافه کردن به پروژه
- توضیحات
در قسمت پیوست‌ها می‌توانید یک سند، یک تصویر و … به آن پیوست دهید.
کارت‌های قدیمی را بایگانی کنید
پس از اتمام یک کار می‌تواند آن را بایگانی کنید. کارها حذف نمی‌شوند، فقط بایگانی می‌شوند و می‌توانید بعداً آنها را بازیابی کنید.
تخته‌های خود را مدیریت کنید
با کلیک روی علامت سه خط کوچک در بالا سمت چپ، می‌توانید تنظیمات خود را مدیریت کنید. با ورود به این منو، به چندین مورد دسترسی دارید:
- هم‌رسانی
- برچسب‌ها
- موارد حذف شده
تب هم‌رسانی به شما اجازه می‌دهد تا کاربران یا حتی گروه‌هایی را به تخته‌های خود اضافه کنید.
برچسب‌ها به شما امکان می‌دهند تگ‌های موجود برای کارت‌ها را تغییر دهید.
موارد حذف شده به شما امکان می‌دهد فهرست‌ها یا کارت‌های حذف شده قبلی را برگردانید.
پیام‌رسان
در واقع یک برنامه برای ارسال و دریافت پیام است که بر پایه پروتکل ماتریکس (Matrix) پیاده‌سازی شده است. این برنامه، از قابلیت رمزگذاری end-to-end پشتیبانی می‌کند. شما می‌توانید آن را برای برقراری ارتباط درون تیمی با دیگر اعضا مورد استفاده قرار دهید و امکان ساخت و مدیریت گروه‌های گفتگو را در اختیارتان بگذارد تا افراد بتوانند پیام‌ها و فایل‌های خود را با همدیگر تبادل کنند.
می‌توانید تمام موانع و محدودیت‌های معمول برنامه‌های کار تیمی را از بین ببرید و به طور مؤثر با دیگر همکاران خود ارتباط آنلاین برقرار کنید. پلی را بین شما و دیگر همکاران برقرار می‌کند تا بتوانید از ابزارهای همکاری به شکل موثرتری استفاده کنید.