راهنمای تایید درخواست کالا توسط مدیر

مقدمه:
سیستم خرید و تدارکات جهت ثبت روال خرید و ورود کالا به همراه عوامل موثر در هنگام خرید بر روی قیمت تمام شده کالای وارده و همچنین تهیه گزارش از خرید و ورود کالا می باشد. امکان برقراری ارتباط این سیستم با سیستم انبار، از قابلیت های کلیدی این زیر سیستم می باشد. که باعث هماهنگی بخش تامین کالای شرکت و انبار می شود.
الگوریتم سیستم تدارکات

شکل ۱ الگوریتم سیستم تدارکات

 

 

همانطور که در الگوریتم بالا مشاهده می کنید، در دو بخش حضور مدیر جهت تایید الزامی می باشد که در ادامه به ترتیب به شرح هر یک خواهیم پرداخت.
۱- در ابتدا لازم است بدانیم که سیستم تدارکات تحت وب می باشد. پس نیاز است که هر یک از افراد دخیل در تدارکات اعم از درخواست کنندگان، مدیر، کارپرداز، حسابدار و انباردار به آدرس erp.ut.ac.ir مراجعه کرده و با وارد کردن اطلاعات احراز هویت وارد صفحه مختص به خود شوند. (شکل ۲)

شکل ۲ ورود به احراز هویت مرکزی

۲- با وارد کردن احراز هویت، صفحه زیر برای هر شخص باز می شود.(شکل ۳)

 

 

شکل ۳ ورود به صفحه کاربری

۳- پس از مشاهده صفحه بالا نیاز است که کاربر در ابتدا ۳ قسمت را بررسی کند:
• الف: کاربر در این قسمت نام خودش را مشاهده کند.
ب: سال مالی، سال جاری باشد.
ج: شعبه فعال همان شعبه ای باشد که کاربر در آن فعالیت دارد.

نکته مهم

در صورتیکه مدیر به چند شعبه یا واحد جهت تایید درخواست‌ها دسترسی داشته باشد ابتدا شعبه فعال در صفحه اصلی را به شعبه مورد نظر تغییر داده و سپس به صفحه اتوماسون اداری مراجعه کرده و در آنجا پست خود را مجدد به شعبه مورد نظر تغییر می دهد.

نکته: همانطور که در ابتدای توضیحات اشاره شد مدیر در دو قسمت سیستم تدارکات نقش خواهد داشت:
 

۴- تایید کالای درخواست شده:
۴-۱ در این قسمت مدیر مربوطه با مراجعه به بخش اتوماسیون اداری، گردش نامه و سپس میز کار الکترونیکی قادر خواهد بود تا "درخواست کالا" شعبه مربوطه را مشاهده کند.

شکل ۴ کارتابل مدیر

۴-۲ همانطور که مشاهده می نمایید با کلیک بر روی کارتابل، در خواست های کارکنان شعبه مربوطه برای مدیر قابل مشاهده می باشد.

توجه

درخواست هایی که هنوز خوانده نشده است، دارای نماد نامه آبی و پر رنگ می‌باشند.

 
۴-۳ در کنار در خواست کاربران، عبارت تایید کالای در خواست شده قابل مشاهده است. این عبارت به این معناست که مدیر باید اولین تایید را انجام دهد و جهت تایید یا رد درخواست کاربر اقدام نماید.
۴-۴ مدیر مربوطه با اعمال دبل کلیک بر روی درخواست کاربر، همانند تصویر زیر قادر خواهد بود درخواست کاربر را به صورت کامل رویت نماید.(شکل ۵)
شکل ۵ نمایش درخواست

 

تعداد در انتظار خرید: یعنی تعداد کالایی که مدیر تایید کرده و کارپرداز در حال بررسی و خرید کالا می باشد.
تعداد رزرو
۴-۵ در قسمت مقدار تایید شده، مدیر قادر خواهد بود، مقدار درخواست شده کاربر را تغییر دهد.
- مقدار: میزان درخواست شده کاربر
- موجودی: میزان موجودی کالا در انبار
۴-۶ جهت تایید یا رد درخواست کاربر، کافیست بر روی آیکن تصمیم گیری کلیک و تصویر زیر را رویت نمایید. (شکل ۶)

‌‌‌‌‌شکل ۶ تایید درخواست

۴-۷ در صورت وجود توضیحات می توان آن را در قسمت هامش ثبت کرد.
۴-۸ در صورت تایید درخواست، بر روی تایید، و در صورت عدم تایید درخواست، بر روی رد درخواست (خاتمه یافته) کلیک نمایید.
۴-۹ به صورت کلی بعد از تایید مدیر دو حالت رخ خواهد داد:

حالت ۱

در صورتی که مدیر تایید نماید و آن کالا در انبار موجود باشد، دستور تایید مدیر، برای انباردار صادر میشود و انباردار موظف خواهد بود آن کالا را به تعدادی که مدیر تایید کرده است به کاربر درخواست کننده تحویل دهد.

 

حالت ۲

درصورتی که مدیر تایید نماید اما آن کالا در انبار موجود نباشد، دستور تایید مدیر، برای کارپرداز جهت خریداری آن کالا صادر خواهد شد. و کارپرداز موظف به تهیه پیش فاکتور برای آن کالا می باشد.

تفویض اختیار: در صورتیکه مدیر تایید درخواست را به شخص دیگری واگذار کند باید از دکمه تفویض اختیار استفاده کند و در صفحه باز شده در قسمت تفویض شونده نام شخص را وارد و در باکس هامش باید توضیحات را وارد نماید و سپس با انتخاب دکمه تایید درخواست جهت تاییدیه به شخص ارسال میگردد.(شکل ۷)

شکل ۷ تفویض اختیار

گردش کار: با انتخاب دکمه گردش کار، مدیر می تواند فلوچارت درخواست را بصورت زیر مشاهده نماید.(شکل ۸)

شکل ۸ گردش کار

پیگیری: با انتخاب آیتم پیگیری روند و گردش درخواست قابل مشاهده است. (شکل ۹)

شکل ۹ پیگیری درخواست

- همچنین با بردن نشانگر موس بر روی درخواست امکان ارجاع، گردش، پیگیری و بایگانی درخواست امکانپذیر می باشد.(شکل ۱۰)

شکل ۱۰ عملیات

 


آخرین ویرایش۲۵ بهمن ۱۳۹۹