راهنمای تایید درخواست کالا توسط مدیر
سیستم خرید و تدارکات جهت ثبت روال خرید و ورود کالا به همراه عوامل مؤثر در هنگام خرید بر روی قیمت تمام شده کالای وارده و همچنین تهیه گزارش از خرید و ورود کالا می‌باشد. امکان برقراری ارتباط این سیستم با سیستم انبار، از قابلیت‌های کلیدی این زیر سیستم می‌باشد. که باعث هماهنگی بخش تأمین کالای شرکت و انبار می‌شود.
الگوریتم سیستم تدارکات
همانطور که در الگوریتم بالا مشاهده می‌کنید، در دو بخش حضور مدیر جهت تأیید الزامی می‌باشد که در ادامه به ترتیب به شرح هر یک خواهیم پرداخت.
۱- در ابتدا لازم است بدانیم که سیستم تدارکات تحت وب می‌باشد. پس نیاز است که هر یک از افراد دخیل در تدارکات اعم از درخواست کنندگان، مدیر، کارپرداز، حسابدار و انباردار به آدرس erp.ut.ac.ir مراجعه کرده و با وارد کردن اطلاعات احراز هویت وارد صفحه مختص به خود شوند.
۲- با وارد کردن احراز هویت، صفحه زیر برای هر شخص باز می شود.
۳- پس از مشاهده صفحه بالا نیاز است که کاربر در ابتدا ۳ قسمت را بررسی کند:
الف: کاربر نام خودش را مشاهده کند.
ب: سال مالی، سال جاری باشد.
ج: شعبه فعال همان شعبه‌ای باشد که کاربر در آن فعالیت دارد.
|
نکته مهم |
در صورتیکه مدیر به چند شعبه یا واحد جهت تأیید درخواست‌ها دسترسی داشته باشد ابتدا شعبه فعال در صفحه اصلی را به شعبه مورد نظر تغییر داده و سپس به صفحه مدیریت گردش کار مراجعه کرده و در آنجا پست خود را مجدد به شعبه مورد نظر تغییر می‌دهد |
نکته: همانطور که در ابتدای توضیحات اشاره شد مدیر در دو قسمت سیستم تدارکات نقش خواهد داشت:
۴- تأیید کالای درخواست شده:
در این قسمت مدیر مربوطه با مراجعه به بخش مدیریت گردش کار، سپس میز کار الکترونیکی قادر خواهد بود تا تمامی درخواست‌های واحد مربوطه را مشاهده کند.
سپس با کلیک بر روی درخواست کالا، در خواست های کارکنان شعبه مربوطه برای مدیر قابل مشاهده می باشد.
|
توجه |
درخواست‌هایی که هنوز خوانده نشده است، دارای نماد نامه تیره می‌باشند. |
در کنار در خواست کاربران، عبارت تأیید کالای در خواستی توسط مدیر قابل مشاهده است. این عبارت به این معناست که مدیر باید اولین تأیید را انجام دهد و جهت تأیید یا رد درخواست کاربر اقدام نماید.
مدیر مربوطه با اعمال دبل کلیک بر روی درخواست کاربر، همانند تصویر زیر قادر خواهد بود درخواست کاربر را به صورت کامل رؤیت نماید.
تعداد در انتظار خرید: یعنی تعداد کالایی که مدیر تأیید کرده و کارپرداز در حال بررسی و خرید کالا می‌باشد.
تعداد رزرو: در قسمت مقدار تأیید شده، مدیر قادر خواهد بود، مقدار درخواست شده کاربر را تغییر دهد.
مقدار: میزان درخواست شده کاربر
موجودی: میزان موجودی کالا در انبار
جهت تأیید یا رد درخواست کاربر، کافیست بر روی آیکن تصمیم گیری کلیک و تصویر زیر را رؤیت نمائید.
در صورت وجود توضیحات می توان آن را در قسمت هامش ثبت کرد.
در صورت تأیید درخواست، بر روی تأیید، و در صورت عدم تأیید درخواست، بر روی رد درخواست (خاتمه یافته) کلیک نمائید.
به صورت کلی بعد از تأیید مدیر دو حالت رخ خواهد داد:
|
حالت ۱ |
در صورتی که مدیر تأیید نماید و آن کالا در انبار موجود باشد، دستور تأیید مدیر، برای انباردار صادر می‌شود و انباردار موظف خواهد بود آن کالا را به تعدادی که مدیر تأیید کرده است به کاربر درخواست کننده تحویل دهد. |
|
حالت ۲ |
درصورتی که مدیر تأیید نماید اما آن کالا در انبار موجود نباشد، دستور تأیید مدیر، برای کارپرداز جهت خریداری آن کالا صادر خواهد شد. و کارپرداز موظف به تهیه پیش فاکتور برای آن کالا می باشد |
تفویض اختیار: در صورتیکه مدیر تأیید درخواست را به شخص دیگری واگذار کند باید از دکمه تفویض اختیار استفاده کند و در صفحه باز شده در قسمت تفویض شونده نام شخص را وارد و در باکس هامش باید توضیحات را وارد نماید و سپس با انتخاب دکمه تأیید درخواست جهت تاییدیه به شخص ارسال می‌گردد.
گردش کار: با انتخاب دکمه گردش کار، مدیر می‌تواند فلوچارت درخواست را بصورت زیر مشاهده نماید.
پیگیری: با انتخاب آیتم پیگیری روند و گردش درخواست قابل مشاهده است.
همچنین با بردن نشانگر موس بر روی درخواست امکان ارجاع، گردش، پیگیری و بایگانی درخواست امکانپذیر می‌باشد.
