راهنمای ثبت فاکتور خرید

 

مقدمه

سیستم خرید و تدارکات جهت ثبت روال خرید و ورود کالا به همراه عوامل موثر در هنگام خرید بر روی قیمت تمام شده کالای وارده و همچنین تهیه گزارش از خرید و ورود کالا می باشد. امکان برقراری ارتباط این سیستم با سیستم انبار، از قابلیت های کلیدی این زیر سیستم می باشد. که باعث هماهنگی بخش تامین کالا و انبار شرکت می شود.

 

الگوریتم سیستم تدارکات:

 

شکل ۱ الگوریتم سیستم تدارکات

 

همانطور که در الگوریتم بالا مشاهده میکنید، (شکل ۱) کارپرداز ۲ بار نیاز به تایید و اجازه مدیر دارد.که در ادامه به تشریح کامل آن می پردازیم. erp.ut.ac.ir مراجعه کرده و با وارد کردن اطلاعات احراز هویت وارد صفحه مختص به خود شوند. (شکل ۲)

 

شکل ۲ ورود به احراز هویت مرکزی

 

۲- با وارد کردن احراز هویت، صفحه زیر برای هر شخص باز می شود.(شکل ۳)

شکل ۳ ورود به صفحه کاربری

 

۳- پس از مشاهده صفحه بالا نیاز است که کاربر در ابتدا ۳ قسمت را چک کند:

  • الف: کاربر در این قسمت نام خودش را مشاهده کند.
  • ب: سال مالی، سال جاری باشد.
  • ج: شعبه فعال همان شعبه ای باشد که کاربر در آن فعالیت دارد.

 

ثبت فاکتور خرید:

۱- پس از آنکه کارپرداز پیش فاکتور خود را ثبت کرد، باید مکرراً به قسمت مدیریت دستور خرید مراجعه نماید تا پیش فاکتورهایی را که توسط مدیریت تایید شده است را در این قسمت مشاهده نماید و سپس اقدام به ثبت فاکتور خرید نماید.

در قسمت مدیریت دستور خرید نیز در ابتدا تاریخ را تصحیح نموده و سپس به روز رسانی را کلیک نمایید تا تمامی پیش فاکتورهایی که تایید شده است قابل رویت باشد و از قلم نیفتد.(شکل ۴)

 

شکل ۴ مدیریت دستور خرید

 

۲- برای این منظور پیش فاکتور مورد نظر را انتخاب نموده و بر روی ثبت فاکتور تامین کننده کلیک نمایید. با کلیک بر روی ثبت فاکتور تامین کننده صفحه زیر مشاهده خواهد شد: (شکل ۵)

 

شکل ۵ ثبت فاکتور تامین کننده

 

۳- در این فرم سه قسمت را تکمیل نمایید و سپس بر روی ذخیره کلیک نمایید.

  • تامین کننده: در این قسمت نام فروشگاه یا شرکتی را که از آن خرید نموده اید را وارد نمایید. در صورتی که قبلاً نام آن فروشگاه یا شرکت تعریف شده باشد تنها کافیست آن را انتخاب نماییدو در غیر اینصورت بر روی آیکن کناری تامین کننده () کلیک نمایید و نام شرکت جدید را تعریف نمایید و از آن استفاده نمایید..(تکمیل نمودن این فیلد اجباری است)

در صفحه مدیریت دستور خرید، آیکنی تحت عنوان تعریف تامین کنندگان وجود دارد که از آن می توان استفاده کرد و شرکت ها و فروشگاه هایی را که با آنها در ارتباط هستید را تعریف نمایید.(شکل ۶-۷)

 

شکل ۶ تعریف تامین کننده

 

شکل ۷ تعریف تامین کننده

اطلاعات خواسته شده در فرم را تکمیل نمایید و سپس بر روی ذخیره کلیک نمایید و بعد ok را انتخاب نمایید.

به منظور راحتی کار جهت تعریف نکردن اسامی شرکت های گوناگون در قسمت تامین کننده، می توان عبارت فروشنده کالا را انتخاب کرد و در قسمت توضیحات، نام شرکت یا فروشگاهی را که از آن خریداری شده است را ذکر نمود.

 

  • شماره فاکتور: در این قسمت شماره فاکتور کالای تهیه شده را وارد نمایید.(تکمیل نمودن این فیلد اجباری است)
  • توضیحات: در صورت وجود توضیحات، آن را در این قسمت وارد نمایید.(شکل ۸)

 

شکل ۸ درج توضیحات

 

۴- بر روی OK کلیک نمایید.

۵- کارپرداز بعد از ثبت فاکتور، باید کالای خریداری شده را به انبار ارسال نماید.جهت این کار باید به قسمت مدیریت فاکتور خرید مراجعه نمایید.

۶- به منظور رویت کامل پیش فاکتور، میتوان پیش فاکتور مد نظر را انتخاب کرد و بر روی گزینه نمایش پیش فاکتور کلیک کرد. به تصاویر زیر دقت نمایید.(شکل ۹-۱۰)

شکل ۹ نمایش پیش فاکتور

 

 

شکل ۱۰ نمایش پیش فاکتور

 

نکته: گاهی اوقات این اتفاق پیش خواهد آمد که کارپرداز، جهت ثبت فاکتور، پیش فاکتور را به صورت اشتباه انتخاب کرده است و یا پس از ثبت فاکتور آن متوجه می شود که نیاز است که در توضیحات آن مواردی را ذکر نماید. بدین منظور در ابتدا باید فاکتور ثبت شده را ابطال نمود.

ابطال فاکتور خرید: جهت ابطال فاکتور خرید، به صفحه مدیریت دستور خرید مراجعه نمایید، آیکن وضعیت فاکتور خرید را بر روی صادر شده، آیکن وضعیت پیش فاکتور را بر روی صادر شده قرار دهید و سپس بر روی به روز رسانی کلیک نمایید. حال فاکتورهای ثبت شده قابل رویت می باشد.

فاکتوری را که اشتباهاً ثبت شده است و قصد ابطال آن را دارید را انتخاب نمایید، سپس بر روی حذف فاکتور خرید کلیک نمایید و در انتها ok را فشار دهید.

فاکتور مورد نظر ابطال خواهد شد. به تصویر زیر دقت نمایید.(شکل ۱۱-۱۲)

 

شکل ۱۱ ابطال فاکتور خرید

 

 

شکل ۱۲ ابطال فاکتور خرید

چگونه تیکت ثبت کنم؟

 

آخرین ویرایش۰۵ تیر ۱۳۹۷