تهیه پیش فاکتور توسط کارپرداز(مدیریت سفارش تدارکات)

مقدمه:

سیستم خرید و تدارکات جهت ثبت روال خرید و ورود کالا به همراه عوامل موثر در هنگام خرید بر روی قیمت تمام شده کالای وارده و همچنین تهیه گزارش از خرید و ورود کالا می باشد. امکان برقراری ارتباط این سیستم با سیستم انبار، از قابلیت های کلیدی این زیر سیستم می باشد. که باعث هماهنگی بخش تامین کالا و انبار شرکت می شود.

• الگوریتم سیستم تدارکات:

شکل ۱ الگوریتم سیستم تدارکات

همانطور که در الگوریتم بالا مشاهده میکنید، (شکل ۱)- کارپرداز ۲ بار نیاز به تایید و اجازه مدیر دارد.که در ادامه به تشریح کامل آن می پردازیم.
۱- در ابتدا لازم است بدانیم که سیستم تدارکات تحت وب می باشد. پس نیاز است که هر یک از افراد دخیل در تدارکات اعم از درخواست کنندگان، مدیر، کارپرداز، حسابدار و انباردار به آدرسerp.ut.ac.ir مراجعه کرده و با وارد کردن اطلاعات احراز هویت وارد صفحه مختص به خود شوند. (شکل ۲)


شکل ۲ ورود به احراز هویت مرکزی

۲- با وارد کردن احراز هویت، صفحه زیر برای هر شخص باز می شود.(شکل ۳)

‌‌‌شکل ۳ ورود به صفحه کاربری

۳- پس از مشاهده صفحه بالا نیاز است که کاربر در ابتدا ۳ قسمت را چک کند:
• الف: کاربر در این قسمت نام خودش را مشاهده کند.
ب: سال مالی، سال جاری باشد.
ج: شعبه فعال همان شعبه ای باشد که کاربر در آن فعالیت دارد.


۴- پس از آنکه مدیر کالای درخواست کنندگان را تایید کرد، دو حالت رخ می دهد:
حالت اول: در صورتی که کالا در انبار موجود باشد، تایید مدیر جهت خروج آن کالا برای انباردار صادر می شود و انباردار موظف خواهد بود به تعدادی که مدیر آن کالا را تایید کرده است به درخواست کننده تحویل دهد.
حالت دوم: در صورتی که کالا در انبار موجود نباشد، تایید مدیر جهت خروج آن کالا علاوه بر اینکه برای انباردار صادر می شود برای کارپرداز جهت خرید نیز صادر می شود. در این مرحله کارپرداز موظف است که برای آن کالا پیش فاکتور تهیه نماید.(شکل ۴)
کارپرداز برای اطلاع از اینکه مدیر دستور تهیه پیش فاکتور چه کالاهایی را صادر کرده است، باید مراحل زیر را طی نماید:
سیستم خرید و تدارکات فرآیند محور / گزارش و مدیریت / مدیریت سفارش تدارکات

‌‌‌‌‌شکل ۴ مدیریت سفارش تدارکات
‌‌‌‌‌‌‌

۵- با کلیک بر روی مدیریت سفارش تدارکات، صفحه زیر قابل مشاهده خواهد بود.(شکل ۵)

شکل ۵ صفحه مدیریت سفارش تدارکات

 

 

توجه

کارپرداز گرامی؛ در این صفحه و صفحات دیگر به تاریخ اشاره شده در تصویر توجه نمایید و بعد از تنظیم تاریخ صحیح بر روی به روز رسانی کلیک نمایید ، تا تمامی سفارشات مدیر قابل رویت باشد.

در صفحه مدیریت سفارش تدارکات می توان انواع فیلتر و عملیات بر روی صفحه اعمال نمود که بدین شرح می باشند:
وضعیت دستور خرید: با انتخاب این فیلتر میتوان سندهایی را مشاهده نمود که در وضعیت صادر شده و یا صادر نشده قرار دارند.
وضعیت سفارش: با انتخاب این فیلتر سندهایی که در وضعیت ارسال نشده یا عادی و بایگانی شده قرار دارند را مشاهده نمود.
پرسنل تدارکات: باید به این نکته دقت نمود که حتما نام شما در این فیلتر نمایش داده شود.
نام انبار: نام انبار تحویل کالا باید در این قسمت حتما نمایش داده شود.
عملیات: با انتخاب ردیف درخواست ها و کلیک بر روی عملیات امکان انجام عملیات های ممکن بر روی سند را دارید.
گزارش: با انتخاب ردیف درخواست ها و کلیک بر روی گزارش امکان گزارش گیری از سند جهت خرید کالا یا تحویل به حسابداری را دارید.
خروجی اکسل: که با انتخاب خروجی اکسل امکان گزارش گیری در سطح گسترده ای را دارید
علامت  : با انتخاب این علامت امکان فیلتر گذاری بر روی سر ستون ها را دارید
علامت  : با انتخاب این علامت صفحه برورزسانی و لود خواهد شد.

۶- در این صفحه کارپرداز قادر خواهد بود تمامی دستورهایی که مدیر جهت تهیه پیش فاکتور صادر کرده است را رویت نماید. کارپرداز با انتخاب سطر یا سطر های مورد نظر و سپس کلیک بر روی عملیات و سپس ثبت دستور خرید صفحه زیر را مشاهده خواهد کرد. در انتخاب سطرها دقت لازم را داشته باشید. در صورتیکه اقلامی را می خواهید از یک فروشگاه تهیه کنید حتما این تعداد را با هم انتخاب و ثبت دستور خرید نمایید.(شکل ۶)

شکل ۶ صدور دستور خرید

۷- در این قسمت کافیست نام تنخواه دار (کارپرداز) مورد نظر را انتخاب کرده و بر روی ذخیره، کلیک نمایید، تا نامه ای جهت ثبت پیش فاکتور به  کارتابل کارپرداز انتخاب شده ارسال شود. 
 در صورتیکه چندین کارپرداز در واحد شما هستند و میخواهید این دستور خرید را برای کارپرداز های دیگر جهت خرید ارسال نمایید باید در پست تنخواه دار نام کارپرداز مورد نظر را انتخاب نمایید.
۸- گاهی پیش خواهد آمد که بعد از ثبت دستور خرید، برای ثبت پیش فاکتور، به کارتابل خود مراجعه می نمایید و متوجه میشوید که کالاها را به درستی انتخاب نکرده اید و نیاز است که در انتخاب آنها تغییراتی اعمال نمایید. جهت انتخاب مجدد کالاها در ابتدا باید سند دستور قبلی را حذف نمایید. به منظور این کار، به صفحه مدیریت سفارش تدارکات رجوع کرده ، و پس از تنظیم صحیح تاریخ، وضعیت دستور خرید را بر روی صادر شده انتخاب نمایید. و سپس بروز رسانی را کلیک نمایید. حال میتوانید دستور خریدهایی را که صادر نموده اید را مشاهده نمایید. دستور خرید مورد نظر جهت حذف را انتخاب نموده، و سپس بر روی حذف سند کلیک نمایید ، با کلیک بر روی ok ثبت دستور خرید آن ابطال می شود و مجدد قادر خواهید بود دستور خرید را ثبت نمایید.(شکل ۷)
به تصاویر زیر دقت نمایید :

شکل ۷ ابطال سند

 

۱۰- پس از اینکه دستور خرید را ثبت کردید باید به میز کار الکترونیکی مراجعه نمایید. برای ادامه مراحل ثبت دستور خرید (پیش فاکتور) به قسمت اتوماسیون اداری، گردش نامه، میز کار الکترونیکی مراجعه نمایید.
۱۱- همانطور که مشاهده می نمایید در صفحه میز کار الکترونیکی از طرف خود کارپرداز درخواستی جهت ثبت پیش فاکتور برای کارپرداز ارسال شده است که در کنار آن عبارت اخذ پیش فاکتور ذکر شده است.(شکل ۸)

شکل ۸ میز کار الکترونیکی

۱۲- با اعمال دبل کلیک بر روی هریک از نامه های موجود در کارتابل، صفحه ای به شرح زیر جهت ثبت پیش فاکتور قابل رویت می باشد. (شکل ۹)

شکل ۹ ثبت پیش فاکتور

۱۳- بر روی علامت + کلیک نمایید تا صفحه زیر باز شود.(شکل ۱۰)

شکل ۱۰ ثبت پیش فاکتور خرید

۱۴- حال در این صفحه باید به پر کردن آیتم ها پرداخت که توضیحات هر کدام به شرح زیر می باشد: 
• تامین کننده : در این قسمت نام فروشگاه یا شرکتی را که از آن پیش فاکتور تهیه نموده اید را وارد نمایید (تکمیل نمودن  این فیلد اجباری است)
• نوع پرداخت : در این قسمت انتخاب می کنید که پرداختی خود را بابت خرید آن کالا به چه صورت انجام خواهید داد.( تکمیل نمودن  این فیلد اجباری است) 
• تلفن : شماره تماس شرکت یا فروشگاهی را که از آنجا پیش فاکتور تهیه کرده اید را وارد نمایید.
• تاریخ اعتبار : تکمیل نمودن این فیلد به این معناست که این پیش فاکتور تا چه تاریخی دارای اعتبار می باشد.( تکمیل نمودن  این فیلد اجباری است)
• تاریخ تحویل : تکمیل نمودن این فیلد به این منظور است که اعلام دارید در صورت خرید آن کالا از آن فروشگاه مد نظر ،کالا در چه زمانی تحویل داده خواهد شد. .( تکمیل نمودن  این فیلد اجباری است)
• شماره پیش فاکتور : شماره مندرج در پیش فاکتور را وارد نمایید. ( تکمیل نمودن  این فیلد اجباری است زیرا پیش فاکتور بدون شماره،فاقد اعتبار می باشد)
• تاریخ پیش فاکتور : تاریخی را که پیش فاکتور را تهیه نموده اید وارد نمایید. ( تکمیل نمودن  این فیلد اجباری است)
• نشانی : نشانی فروشگاهی که پیش فاکتور را تهیه نموده اید وارد نمایید.
• توضیحات : اگر در رابطه با پیش فاکتور و کالا توضیحی اضافه وجود دارد میتوانید در این قسمت وارد نمایید.
• پیوست : در این قسمت این امکان وجود دارد که در ابتدا از پیش فاکتور اسکن تهیه نموده و پیش فاکتور را در این قسمت attach  نمایید تا اصل پیش فاکتور نیز قابل رویت باشد.
• قیمت واحد : در این قسمت فی (مبلغ واحد کالا) را وارد نمایید.
• تخفیف : در صورتی که کالایی را که قصد خرید آن را دارید دارای تخفیف می باشد، مبلغ تخفیف را در این قسمت وارد نمایید.
۱۵- پس از پر کردن فیلدهای فوق الذکر، برروی دکمه ( ثبت ) کلیک نموده و ok را انتخاب نمایید. (شکل ۱۱)

شکل ۱۱ ثبت و ذخیره عملیات

۱۶- پیش فاکتور ثبت شده به صورت خلاصه قابل رویت می باشد. همانطور که در تصویر زیر مشاهده می نمایید، امکان ویرایش و حذف آن وجود دارد.(شکل ۱۲)

شکل ۱۲ درج پیش فاکتور

 

۱۷- برای ثبت پیش فاکتورهای دیگر می توان مجدد بر روی + کلیک نمود و مراحل فوق الذکر را مجددا طی نمود. 
۱۸- جهت تایید نمودن پیش فاکتور توسط حسابداری و سپس مدیر، بر روی تصمیم گیری کلیک نمایید و سپس گزینه ارسال به مالی را انتخاب نمایید و بر روی ok کلیک نمایید. به تصاویر زیر توجه نمایید. (شکل ۱۳)

شکل ۱۳ ارسال جهت تایید پیش فاکتور

۱۹- در صورت وجود توضیح، میتوان آن را در قسمت هامش ذکر کرد . (شکل ۱۴)

شکل ۱۴ درج متن هامش

 

۲۰- در این مرحله عملیات کارپرداز پایان می یابد و کارپرداز باید منتظر بماند تا پیش فاکتورهایی را که ارسال نموده به تایید رئیس حسابداری و مدیر مربوطه برسد تا سندهای تاییدی را در قسمت مدیریت دستور خرید رویت نماید.
۲۱- در کنار تصمیم گیری دو آیکن را مشاهده می نمایید :
  الف)تفویض اختیار: درصورتی که کاربری بخواهد مسئولیت عملیات خود را به دیگری واگذار نماید،  قادر خواهد بود از این گزینه استفاده نماید.
   ب) وضعیت: با کلیک بر روی آن می توان وضعیت عملیات طی شده را مشاهده نمود.
در آینده به شرح کاملتر این دو آیکن خواهیم پرداخت .
۲۲- در هر صفحه دو آیکن گزارش قابل رویت می باشد. که به تشریح هریک می پردازیم:
•  به طور مثال در صفحه مدیریت سفارش تدارکات :
الف)گزارش ۱ : این نوع گزارش جهت گزارش گیری های کلی کاربرد دارد . به عبارت دیگر با کلیک بر روی آن گزارشی از تمامی سطرها ایجاد می کند
• برای استفاده از این نوع گزارش بر روی آیکن گزارش کلیک نمایید، نام گزارش را سفارش خرید (غیر سیستمی) انتخاب نمایید و بر روی PDF  یا GIF کلیک نمایید. (شکل ۱۵)

شکل ۱۵ گزارش گیری سفارش خرید

 

 

شکل ۱۶گزینه های ذخیره و چاپ گزارش

 

ب) گزارش ۲: این نوع گزارش جهت گزارش گیری های جزئی کاربرد دارد . به عبارت دیگر با انتخاب سطرهای مد نظر میتوان گزارشی که فقط شامل آن سطرها باشد را انتخاب نمود.

-جهت تهیه چنین گزارشی، با انتخاب سطر مورد نظر بر روی گزارش کلیک نمایید. نام گزارش را پیگیری درخواست انتخاب نمایید و گزارش مورد نظر خود را مشاهده نمایید.(شکل ۱۷، ۱۸، ۱۹)

شکل ۱۷ گزارش گیری

 

شکل ۱۸ لیست های گزارش گیری

 

شکل ۱۹ انتخاب نمونه های ذخیره سازی

•همانطور که در تصویر بالا مشاهده می نمایید با انتخاب یک سطر، فقط گزارشی از همان سطر تهیه شد.

 

چگونه تیکت ثبت کنم؟

 

آخرین ویرایش۲۵ بهمن ۱۳۹۹