راهنمای سامانه تدارکات - بخش حسابداری

مقدمه:

سیستم خرید و تدارکات جهت ثبت روال خرید و ورود کالا به همراه عوامل موثر در هنگام خرید بر روی قیمت تمام شده کالای وارده و همچنین تهیه گزارش از خرید و ورود کالا می باشد. امکان برقراری ارتباط این سیستم با سیستم انبار، از قابلیت های کلیدی این زیر سیستم می باشد. که باعث هماهنگی بخش تامین کالا و انبار شرکت می شود.

ورود به سامانه تدارکات:

آدرس erp.ut.ac.ir را در مرورگر خود ثبت و وارد صفحه احراز هویت مرکزی شوید. در این قسمت نام کاربری و کلمه عبور را وارد و به سامانه تدارکات دسترسی خواهید داشت. در شکل ۱ نحوه ورود و صفحه ورود قابل مشاهده است.

 

شکل ۱ ورود به سامانه تدارکات

ورود به کارتابل:

۱- در این مرحله باید وارد کارتابل خود شوید تا بتوانید پیش فاکتورهای ارسالی از جانب کارپرداز را مشاهده و عملیات لازم را بر روی آن انجام دهید.(شکل ۲)

 

شکل ۲ صفحه شخصی کارتابل فرد

 

به دلیل اینکه اطلاعات در کارتابل صحیح نشان داده شود، باید به موارد زیر توجه زیادی داشته باشید.

توجه

  • شعبه فعال: ممکن است شخصی در شعبات مختلف سمت حسابدار را داشته باشد که باید در این قسمت شعبه ای که مورد نظر فرد می باشد و میخواهد کارتابل های مرتبط با آن را ببیند انتخاب شود، اینکار با کلیک بر روی نام شعبه که در combobox باز شده شعبات مختلف موجود می باشد، صورت می پذیرد.
  • سال مالی: در این قسمت باید سال مالی صحیح انتخاب شود و بر روی سال جاری قرار گیرد.
  • کارتابل: برای نمایش صحیح دستورهای خرید، علاوه بر شعبه فعال نیاز می باشد کارتابل فرد نیز درست انتخاب شود (این مورد شامل کسانی می باشد که در چندین دانشکده دارای سمت حسابدار می باشند). (شکل ۳)
 

 

شکل ۳ کارتابل شخص

 

۲- نمایش کارتابل ها: در کارتابل، تب دریافتی می توان تمامی پیش فاکتورها را مشاهده کرد و برای نمایش درخواست مورد نظر بر روی آن کلیک کرده (البته این نکته قابل ذکر میباشد که باید برای نمایش اطلاعات به فیلترهای موجود توجه لازم را داشت).(شکل ۴)

 

شکل ۴ کارتابل

 

زمانیکه بخواهیم اطلاعات موجود در کارتابل را فیلتر کنیم باید طبق شکل های زیر از combobox موجود استفاده کنید. شکل (۵)

 

شکل ۵ فیلتر های جستجو

 

اگر قصد جستجو و پیدا کردن پیش فاکتور خاصی را در کارتابل خود دارید می توانید با استفاده از آیکون جستجو آن مورد را پیدا کنید. (شکل ۶)

 

شکل ۶ جستجو در کارتابل

 

۳- تایید پیش فاکتور: سپس در این قسمت با کلیک بر روی پیش فاکتور مورد نظر، می توان صفحه ای که برای تایید آن می باشد را مشاهده کرد. (شکل ۷)

 

شکل ۷ تایید پیش فاکتور

 

۴- در صفحه ی باز شده مطابق شکل بالا آیکون نمایش پیش فاکتور وجود دارد که با کلیک بر روی این گزینه می توان پیش فاکتور را مشاهده کرد.شکل (۸)

شکل ۸ نمایش پیش فاکتور

 

۵- عملیات نهایی پیش فاکتور: در مرحله آخر برای تایید یا عدم تایید پیش فاکتور می بایست در صفحه باز شده بر روی آیکون تصمیم گیری کلیک کرده در صورتیکه از نظر حسابدار پیش فاکتور مورد تایید میباشد گزینه تایید و در غیراینصورت عدم تایید انتخاب شود و اگر در این مرحله نیاز به ثبت توضیحاتی برای ارسال بود در قسمت هامش وارد می شود.(شکل ۹)

توجه

زمانیکه بخواهید مسئولیت کار فعلی خود را به شخص دیگری واگذار کنید تا پیگیری ادامه کار از طریق شخص جدید انجام شود، میتوانید از این دکمه استفاده کنید.

 

 

توجه

جهت مشاهده گردش کار و اینکه عملیات شما در چه مرحله ای قرار دراد میتوانید از این دکمه استفاده کنید.

 

شکل ۹ عملیات نهایی پیش فاکتور

۶- نکته: به دلیل اینکه اطلاعات در کارتابل صحیح نشان داده شود، باید به موارد زیر توجه زیادی داشته باشید:

  • شعبه فعال: ممکن است شخصی در شعبات مختلف سمت حسابدار را داشته باشد که باید در این قسمت شعبه ای که مورد نظر فرد می باشد و میخواهد کارتابل های مرتبط با آن را ببیند انتخاب شود، اینکار با کلیک بر روی نام شعبه که در combobox (کومبوباکس) باز شده شعبات مختلف موجود می باشد ، صورت می پذیرد.(شکل ۱۰)
  • سال مالی: در این قسمت باید سال مالی صحیح انتخاب شود و بر روی سال جاری قرار گیرد.
  • کارتابل: برای نمایش صحیح دستورهای خرید، علاوه بر شعبه فعال نیاز میباشد کارتابل فرد نیز درست انتخاب شود (این مورد شامل کسانی می باشد که در چندین دانشکده دارای سمت حسابدار می باشند).

شکل ۱۰ کارتابل شخص

  • نمایش کارتابل ها: در کارتابل، تب دریافتی می توان تمامی پیش فاکتورها را مشاهده کرد و برای نمایش درخواست مورد نظر بر روی آن کلیک کنید. (البته این نکته قابل ذکر میباشد که باید برای نمایش اطلاعات به فیلترهای موجود توجه لازم را داشت).

آخرین ویرایش۰۳ تیر ۱۳۹۷