راهنمای تایید پیش فاکتور توسط رئیس حسابداری

مقدمه:
سیستم خرید و تدارکات جهت ثبت روال خرید و ورود کالا به همراه عوامل موثر در هنگام خرید بر روی قیمت تمام شده کالای وارده و همچنین تهیه گزارش از خرید و ورود کالا می باشد. امکان برقراری ارتباط این سیستم با سیستم انبار، از قابلیت های کلیدی این زیر سیستم می باشد. که باعث هماهنگی بخش تامین کالا و انبار شرکت می شود.


• الگوریتم سیستم تدارکات

 

شکل ۱ الگوریتم سیستم تدارکات

 

همانطور که در الگوریتم بالا مشاهده می‌کنید، در بخش تایید پیش فاکتور حضور رئیس حسابداری جهت تایید الزامی می باشد که در ادامه به ترتیب به شرح هر یک خواهیم پرداخت.
۱- در ابتدا لازم است بدانیم که سیستم تدارکات تحت وب می باشد. پس نیاز است که هر یک از افراد دخیل در تدارکات اعم از درخواست کنندگان، مدیر، کارپرداز، حسابدار و انباردار به آدرسerp.ut.ac.ir مراجعه کرده و با وارد کردن اطلاعات احراز هویت وارد صفحه مختص به خود شوند. (شکل ۲)
 

شکل ۲ ورود به احراز هویت مرکزی

۲- با وارد کردن احراز هویت، صفحه زیر برای رئیس حسابداری باز می شود.(شکل ۳)

شکل ۳ ورود به صفحه کاربری

۳- پس از مشاهده صفحه بالا نیاز است که کاربر در ابتدا ۳ قسمت را چک کند:
• الف: کاربر در این قسمت نام خودش را مشاهده کند.
ب: سال مالی، سال جاری باشد.
ج: شعبه فعال همان شعبه ای باشد که کاربر در آن فعالیت دارد.
• اگر قصد جستجو و پیدا کردن پیش فاکتور خاصی را در کارتابل خود دارید می توانید با استفاده از آیکون جستجو آن مورد را پیدا کنید.

نکته: همانطور که در ابتدای توضیحات اشاره شد رئیس حسابداری در یک قسمت از سیستم تدارکات نقش خواهد داشت.
۴- تایید پیش فاکتور: جهت تایید رئیس حسابداری واحد مربوطه، باید پیش فاکتورهایی که از جانب کارپرداز ارسال شده است را تایید نماید. جهت تایید نهایی برای خرید، باید مدیر به کارتابل خود مراجعه و تصمیم گیری نهایی را اعمال نماید.(شکل ۴)
۴-۱ در ادامه جهت نمایش پیش فاکتورهایی که کارپرداز ارسال کرده است باید به ترتیب اتوماسیون اداری، گردش نامه، میز کار الکترونیکی مراجعه کند و همانطور که مشاهده می‌نمایید در پیام‌هایی که از جانب کارپرداز واحد مربوطه آمده است، عبارت تایید پیش فاکتور درج شده است که این عبارت نشان دهنده بررسی و تایید حسابدار است.

شکل ۴ تایید پیش فاکتور

 

۵- رئیس حسابداری با دبل کلیک بر روی پیش فاکتور در یافت شده از کارپرداز، صفحه زیر را مشاهده خواهد کرد.(شکل ۵)
شکل ۵ نمایش پیش فاکتور
 
۶- با کلیک بر روی نمایش پیش فاکتور، رئیس حسابداری قادر خواهد بود تصویر پیش فاکتوری که توسط کارپرداز ثبت شده است را به صورت کامل رویت نماید.(شکل ۶)
۷- در صورت تایید پیش فاکتور، رئیس حسابداری باید با کلیک بر روی تصمیم گیری گزینه تایید را انتخاب و در صورت تایید نکردن پیش فاکتور باید گزینه عدم تایید را انتخاب نمایید. در صورت عدم تایید درخواست مجدد به کارتابل کارپرداز جهت ارسال پیش فاکتوری دیگر برگشت خواهد خورد. (شکل ۶)
• همچنین می توانید در باکس هامش توضیحاتی را جهت ارسال به مدیر یا کارپرداز مراحل اضافه نمایید.

 

شکل ۶ تصمیم گیری

۸- با کلیک بر روی ok ، تاییدیه پیش فاکتور رئیس حسابداری برای مدیر مربوطه ارسال خواهد شد.
نکته: همچنین با بردن نشانگر موس بر روی درخواست امکان ارجاع، گردش، پیگیری و بایگانی درخواست امکانپذیر می باشد.
تفویض اختیار: زمانیکه بخواهید مسئولیت کار فعلی خود را به شخص دیگری واگذار کنید تا پیگیری ادامه کار از طریق شخص جدید انجام شود، میتوانید از این دکمه استفاده کنید.
گردش کار: با انتخاب دکمه فوق، مدیر می‌تواند فلوچارت درخواست را بصورت زیر مشاهده نماید.
پیگیری: با انتخاب این آیتم روند و گردش درخواست قابل مشاهده است.
 


آخرین ویرایش۲۵ بهمن ۱۳۹۹