راهنمای کاربری درخواست کالا در سامانه ERP

مقدمه:

سیستم خرید و تدارکات جهت ثبت روال خرید و ورود کالا به همراه عوامل مؤثر در هنگام خرید بر روی قیمت تمام شده کالای وارده و همچنین تهیه گزارش از خرید و ورود کالا می باشد. امکان برقراری ارتباط این سیستم با سیستم انبار، از قابلیت های کلیدی این زیر سیستم می باشد. که باعث هماهنگی بخش تأمین کالا و انبار شرکت می شود.

• درخواست کالای مورد نیاز:

هریک از کاربران برای اعلام کالای مورد نیاز خود، در ابتدا به آدرس erp.ut.ac.ir مراجعه و در فرم باز شده ی زیر اطلاعات احراز هویت فردی را وارد می نماید.(شکل۱)

شکل ۱ ورود به احراز هویت مرکزی

- با وارد کردن احراز هویت، صفحه زیر برای هر شخص باز می شود.(شکل ۲)

شکل ۲ ورود به صفحه کاربری

پس از مشاهده صفحه بالا نیاز است که کاربر در ابتدا ۳ قسمت را چک کند:
• الف: کاربر در این قسمت نام خودش را مشاهده کند.
ب: سال مالی، سال جاری باشد.
ج: شعبه فعال همان شعبه ای باشد که کاربر در آن فعالیت دارد و کالای مورد نیازش را برای آن شعبه درخواست دارد.

۱- کاربران درخواست کننده کالا، جهت ثبت درخواست خود، در مرحله اول باید به قسمت اتوماسیون اداری، گردش نامه و سپس میز کار الکترونیک مراجعه کنند، همانند تصویر زیر: (شکل ۳)

شکل ۳ ورود به سامانه

- با کلیک بر روی میز کار الکترونیک صفحه زیر باز می شود.(شکل ۴)

شکل ۴ روال اعلام نیاز به کالا

۲- برای ثبت درخواست خود در ابتدا بر روی جدید و سپس بر روی روال اعلام نیاز به کالا کلیک کنید.(شکل ۵)

شکل ۵ روال اعلام نیاز به کالا

 

۳- با کلیک بر روی روال اعلام نیاز به کالا، صفحه ذیل باز می شود، که در این صفحه کالای مورد نیاز خود را به صورت زیر اعلام می‌داریم: (شکل ۶)

شکل ۶ روال اعلام نیاز به کالا

 

۴- بر روی + در داخل جدول کلیک کرده در قسمت نام کالای درخواستی، قسمتی از نام کالای مورد نیاز را تایپ کرده و فلش پایین را انتخاب کنید تارول باز شود از رول باز شده، کالای مورد نظر را انتخاب کرده و سپسEnter کنید تا کد کالا نیز در جدول درج شود. مقدار و در صورت نیاز توضیحات کاربر را پر کنید. و در انتها بر روی دکمه ثبت سند کلیک کرده بر روی ok را انتخاب نمائید. (شکل ۶)

موجودی کالا

توجه

در صورتیکه انبار واحد موجودی کالای شما را داشته باشید در کنار کالای درخواست کلمه (دارد) قرار گرفته است و در صورتیکه انبار موجودی نداشته باشد کلمه (تدارد) قرار داده شده است.

 

درج کالا

توجه

برای درج چند درخواست به طور همزمان کافیست بر روی دکمه ردیف جدید کلیک کرده تا سطرهای بعدی ایجاد شود.

 

شارژ انبار

توجه

در صورتی که انباردار بخواهد، انبار را شارژ نماید تنها کافیست گزینه درخواست جهت شارژ انبار را کلیک نماید. قابل ذکر می‌باشد که امکان انتخاب درخواست جهت شارژ انبار فقط به انباردار داده شده است. (توجه نمائید که طریقه ثبت درخواست شارژ انبار با دیگر درخواست‌ها تفاوتی نخواهد داشت).

۵- در تصاویر ذیل مراحل کار قابل مشاهده می باشد: (شکل ۷)

شکل ۷ ثبت درخواست

 

جستجوی کالا

توجه

در هنگام جستجوی نام کالا در قسمت نام کالای درخواستی، اگر کالایی تایپ شود که در سیستم تعریف نشده باشد امکان ثبت آن وجود دارد و نام آن کالا به صورت تخت (متن) در نام کالای درخواستی قرار می‌گیرد، اما جهت تعریف آن کالا در سیستم، قبل از آنکه برای مدیر ارسال شود، برای کارشناس کالا ارسال می‌شود و کارشناس کالا پس از تعریف آن کالا، درخواست کاربر را برای مدیر مربوطه اش جهت تأیید ارسال می‌کند. پس کاربر درخواست کننده گرامی در جستجوی نام کالای درخواستی خود دقت نظر بیشتری بخرج دهید تا از مراحل کار شما کاسته شود و کالا هرچه سریع‌تر در اختیارتان قرار گیرد .(۹۰ درصد کالاهای مورد نیاز خود را با جستجوی دقیق می‌توانید از رول نام کالای درخواستی پیدا کنید)

 

توجه

گاهی اوقات پس از ثبت کالای درخواستی، در قسمت دریافتی نامه‌ای از طرف کارشناس کالا خواهیم داشت که اصطلاحاً به آن نامه ارجاع شده گفته می‌شود. که در گوشه سمت چپ چنین نامه‌هایی عبارات ارجاع شده یا ویرایش درخواست قید شده است.

 

۶- ارجاع از کارشناس به کاربر جهت ویرایش درخواست:
- این نامه‌ها زمانی برای کاربر خواهد آمد که در قسمت نام کالای درخواستی کالایی به صورت تخت (متن) تایپ شده باشد و از رول کالاها انتخاب نشده باشد. در واقع در چنین نامه‌هایی از کاربر درخواست کننده سوالی جهت شفاف سازی کالای درخواستی پرسیده شده است که نیاز است کاربر درخواست کننده به آن پاسخ دهد.
- برای پاسخگویی کافی است بر روی علامت نشان داده شده در شکل اشاره شود و در قسمت باز شده بر روی مشاهده تمام هامش ها کلیک کنید.(شکل ۸)

شکل ۸ مشاهده هامش ها

 

- با کلیک بر روی مشاهده تمام هامش ها، فرم زیر باز می شود.که می‌توانید متن کامل سوال مطرح شده را مشاهده کنید. برای پاسخگویی، بر روی هامش جدید کلیک کنید.(شکل ۹)

شکل ۹ مشاهده و ایجاد هامش جدید

 

- با کلیک بر روی هامش جدید، صفحه ذیل باز می شود که بخش‌های مختلف آن به شرح زیر تکمیل می‌گردد (شکل ۱۰)

شکل ۱۰ هامش جدید

 

- ارجاع شوندگان: نام کارشناس کالا، که از درخواست کننده کالا سوال پرسیده است ودر حال پاسخگویی به او هستید را انتخاب کنید. (در صورتیکه نام مورد نظر در لیست باز شونده وجود نداشت باید درخواست درج نام را از طریق تیکت به مرکز فناوری اطلاعات ارسال فرمایید.)
- هامش: پاسخ سوال مطرح شده را وارد کنید.
- انتخاب فایل: اگر به همراه پاسخ سوال، فایلی را جهت شفاف سازی پاسخ مانند عکس کالا نیاز به ارسال است را انتخاب نمائید.

۱۱- در آخر بر روی تأیید کلیک کنید.


پیگیری درخواست:
- ابتدا برای پیگیری درخواست خود بر روی دکمه ارسالی کلیک نمائید.
- با اشاره گر موس بر روی درخواست رفته و گزینه پیگیری را مطابق شکل انتخاب نمایید.(شکل ۱۱)

شکل ۱۱ مشاهده و پیگیری درخواست

 

- در صفحه باز شده روند درخواست به خوبی مشاهده می شود. در تصمیم گیری می‌توان تأیید شدن یا رد شدن درخواست توسط مدیر را مشاهده نمود.(شکل ۱۲)

شکل ۱۲ پیگیری درخواست

 

- در صورتیکه بخواهیم فلوچارت گردش درخواست خود را مشاهده کنیم باید از گزینه گردش کار که در صفحه ذیر قابل نمایش است استفاده نمایید.(شکل ۱۳)

شکل ۱۳ فلوچارت گردش درخواست

- نمایش فلوچارت درخواست به صورت زیر است.(شکل ۱۴)

شکل ۱۴ فلوچارت گردش درخواست

- با انتخاب گزینه فوق می‌توان عملیات بایگانی و مشاهده سند را انجام داد.(شکل ۱۵)

شکل ۱۵ بایگانی سند

 

توجه

در صفحه اصلی سامانه باید دقت داشته باشید برای به روز بودن نمایش درخواست‌های جاری فیلترهای سربرگ صفحه باید بر روی (همه موارد * همه موارد * جاری * همه موارد) قرار داشته باشد.

 

جهت مشاهده سوالات متداول کاربران بر روی لینک کلیک نمائید.

 

چگونه تیکت ثبت کنم؟

 

 

 


آخرین ویرایش۲۷ بهمن ۱۳۹۹