تولید نامه گروهی معافیت تحصیلی

۱۷ شهریور ۱۳۹۸ | ۰۸:۰۰ کد : ۳۷۹۶ راهنماهای کارمندان
تعداد بازدید:۱۲۰۶

امکان ایجاد نامه‌های معافیت تحصیلی دانشجویان مذکر با وضعیت نظام وظیفه معاف تحصیلی به صورت گروهی از طریق سامانه جامع آموزش فراهم شده است.

گروهی بودن به این معنا است که با اخذ یک گزارش با فیلتر مشخص، به تعداد تمامی دانشجویان آن محدوده‌ی فیلتری، گزارش و به تبع آن در پیشخوان خدمت رکورد ایجاد می‌شود.سپس با تأیید گروهی، نامه‌های معافیت تحصیلی دانشجویان با امضای خودکار معاون آموزشی دانشکده / پردیس و ثبت خودکار دانشکده به اتوماسیون ارسال می‌گردد.دانشجو می‌تواند با مراجعه به دبیرخانه دانشکده نامه معافیت تحصیلی خود را دریافت نماید.

*تذکر مهم ۱: به فیلترهای ورودی دقت نمائید تا از ارسال نامه‌های تکراری خودداری شود.

*تذکر مهم ۲: لطفاً در ساعات خلوت کاری مثلاً ساعات اولیه صبح ویا عصر بعد از ساعت اداری (که پذیرش نهایی آن روز پایان یافته است) اقدام به اخذ گزارش و ارسال آن به اتوماسیون نماید. زیرا اخذ گزارش و ارسال آن به اتوماسیون اداری در ساعات شلوغی سامانه آموزش و یا اتوماسیون، باعث اختلال در کارکرد سیستم‌ها خواهد شد.

**توصیه می‌شود در زمان پذیرش حضوری هر روز صبح در ساعات اولیه نامه‌های معافیت‌های تحصیلی روز قبل ایجاد و به اتوماسیون اداری ارسال گردد و به دانشجویان در روز پذیرش حضوری اعلام شود که در روز بعد می‌توانند از دبیرخانه دانشکده نامه معافیت تحصیلی خود را دریافت کنند.

جهت تهیه گروهی معافیت تحصیلی رئیس اداره آموزش دانشکده / پردیس می‌تواند از طریق سامانه جامع آموزش، منوی پیشخوان خدمت به اخذ معافیت تحصیلی برای دانشجویان بصورت گروهی اقدام نماید.

شکل ۱- درخواست معافیت تحصیلی گروهی

شکل ۲- ورود فیلترهای گزارش

شکل ۳- مشاهده نامه‌های معافیت تحصیلی

شکل ۴- ایجاد درخواست‌ها در پیشخوان خدمت

پس از ایجاد رکوردها در پیشخوان خدمت می‌توانید از پردازش تأیید گروهی درخواستهای دانشجویی (پیشخوان خدمت) اقدام به تأیید گروهی درخواستهای ایجاد شده نمائید.

*تذکر مهم: توجه نمائید این پردازش دسترسی بسیار بالایی است و عدم استفاده صحیح از آن باعث بوجود آمدن مشکلات فراوانی می‌شود

شکل ۵- دسترسی به پردازش تأیید گروهی

شکل ۶ تأیید کلی درخواست‌ها

پس از تأیید و ارسال نامه‌های به اتوماسیون اداری جهت اطمینان از صحت کار انجام شده می‌توانید گردش کار هریک از درخواست‌ها را در پیشخوان خدمت و در قسمت خاتمه یافته مشاهده نمائید.

پس از ارسال نامه‌های معافیت تحصیلی به اتوماسیون اداری و امضا معاون آموزشی دانشکده / پردیس و ثبت خودکار آن، دانشجو می‌تواند نامه خود را از دبیرخانه دانشکده تحویل بگیرد.

شکل ۷ مشاهده گردش کار اتوماسیون

 

 


( ۲ )