معرفی سامانه پشتیبانی خدمات فناوری اطلاعات دانشگاه (http://its3.ut.ac.ir)

با توجه به ایجاد و توسعه سامانه‌های گوناگون و استفاده فراوان کاربران دانشگاه تهران از خدمات و سامانه‌های فضای مجازی دانشگاه، مرکز فناوری اطلاعات و فضای مجازی دانشگاه در راستای افزایش کیفیت خدمات و پاسخگویی شفاف به کاربران، از مهر ماه ۱۳۹۱ اقدام به راه‌اندازی سامانه پشتیبانی خدمات فناوری اطلاعات دانشگاه کرده است. قابلیت ثبت، ردگیری مشکلات کاربران سامانه‌ها / خدمات و اطلاع از نتایج بررسی مشکلات مذکور از امکانات مهم این سامانه می باشد.

از مزایای دیگر این سامانه، می‌توان به کاهش خطاهای معمول روش سنتی مانند عدم روشن بودن درخواستهای کاربری سامانه‌ها به دلیل اعلان شفاهی آن‌ها، عدم شفافیت در پیگیری و لزوم تکرار تلفنی درخواست، الزام به بروکراسی اداری به جهت اطمینان از اعلان اشکال یا درخواست و سوء تفاهم ناشی از ارتباطات تلفنی اشاره کرد. استفاده از این سامانه از فراموش شدن جزئیات درخواست، عدم ثبت و زمان پاسخگویی طولانی و نامنظم و تماس‌های مکررتلفنی با راهبران سامانه‌ها جلوگیری می‌نماید. همچنین سامانه مذکور کاربران را قادر می‌سازد تا با ثبت ساده مشکلات خود در کمترین زمان ممکن از یک رابط کاربری ساده تحت وب، این مشکلات را پیگیری و از پایگاه دانش سامانه یا همکاران مرکز و شرکتهای پشتیبان سامانه‌ها جهت راهنمایی استفاده نمایند.

...توجه:

♦ امکان ورود به «سامانه پشتیبانی خدمات فناوری اطلاعات» از طریق سامانه احراز هویت مرکزی و با استفاده از شناسه یکتای دانشگاه تهران فراهم شده است. این شناسه برای کسانی که اکانت رایانامه دانشگاه تهران را دارند همان نام کاربری رایانامه می‌باشد.

♦ در صورتی که با اکانت رایانامه دانشگاه خود در ورود به سامانه پشتیبانی خدمات فناوری اطلاعات با مشکل روبرو شدید، می توانید با آدرس رایانامه its3@ut.ac.ir مکاتبه و مشکل را اعلام نمایید.

روش ارسال درخواست:

پس از ورود به سامانه گزینه ثبت و ارسال درخواست را انتخاب نمایید. (شکل۱)

سپس خدمت مورد نظر خود را با توجه به تقسیم بندی ارائه شده شامل: مرکز فناوری اطلاعات و فضای مجازی، معاونت ها و ادارات کل ستادی دانشگاه، پردیس ها و دانشکده ها و سایر مراکز وابسته دانشگاه انتخاب و دکمه مرحله بعد را انتخاب نمایید. (شکل۲)

در این صفحه عنوان درخواست را از موارد موجود انتخاب و در قسمت جزییات پیام شرح کامل درخواست را ارائه نمایید. در صورت نیاز فایل پیوست خود را می توانید در قسمت بار گذاری فایل درج نمایید. (شکل۳)

توجه نمایید که بعد از انتخاب عنوان معمولاً اطلاعاتی با عنوان پیشنهاد های پایگاه دانش به شما نمایش داده خواهد شد که ممکن است پاسخگوی درخواست شما باشد. لطفاً قبل از ارسال درخواست آن را مطالعه نمایید. (شکل۴) در انتها با انتخاب دکمه ی ارسال اطلاعات در خواست شما در سامانه ثبت خواهد شد.

سپس یک شناسه درخواست برای شما نمایش داده می شود. (شکل ۵) با استفاده از این شناسه می توانید درخواست خود راپیگیری نمایید.

روش پیگیری درخواست: (دو روش برای پیگیری در نظر گرفته شده است.)

۱. روش اول:

پس از ورود به سامانه در قسمت جستجو شناسه درخواست خود را وارد نموده و دکمه جستجو را انتخاب نمایید. (شکل۶)

در نتایج جستجو، جزئیات درخواست به همراه پاسخ نمایش داده خواهد شد. (شکل۷)

علاوه بر نمایش جرئیات درخواست (شکل۹)، به منظور بهبود کیفیت خدمات، به ازای هر درخواست پاسخ داده شده، برای شما صفحه نظر سنجی (شکل۸) نمایش داده می شود که در صورت تمایل می توانید میزان رضایت خود را از دقت و سرعت پاسخگویی کارشناسان، با انتخاب یکی از گزینه‌های مشخص شده بیان فرمایید.

۲. روش دوم:

همزمان با ثبت درخواست در سامانه یک نسخه از اطلاعات درخواست ثبت شده برای رایانامه دانشگاه شما ارسال خواهد شد. (شکل۱۰)

و هر پاسخی که برای درخواست شما در سامانه ثبت شود به رایانامه شما نیز ارسال خواهد شد. بعد از بازکردن نامه مورد نظر و مطالعه پاسخ دریافتی، اگر مجدد نیاز به پیگیری بود می توانید از همان رایانامه خود با استفاده از گزینه Reply سوال خود را مطرح و دکمه Send را انتخاب نمایید. (شکل۱۱)

همچنین به منظور بهبود کیفیت خدمات، به ازای هر درخواست پاسخ داده شده، برای شما یک ایمیل نظر سنجی ارسال می شود که شما را به صفحه نظر سنجی در سامانه هدایت خواهد نمود. در صورت تمایل می توانید میزان رضایت خود را از دقت و سرعت پاسخگویی کارشناسان، با انتخاب یکی از گزینه‌های مشخص شده بیان فرمایید. (شکل۱۲)