راهنمای رسیدگی به درخواست فارغ التحصیلی(تسویه حساب دانشجو)

۲۰ خرداد ۱۳۹۶ | ۱۴:۴۳ کد خبر : ۳۲۷۲ راهنماهای کارمندان
تعداد بازدید:۱۴۸۲

**تذکرات بسیار مهم استفاده از پیشخوان خدمت:

 

نکته ۱

بعد انجام عملیات در هر مرحله، حتماً بر روی آیکون تائید کلیک کنید تا بعد از اعمال تغییرات، روند گردش درخواست ادامه یابد. در صورت عدم ارسال درخواست، هیچ اقدامی برای درخواست شما انجام نخواهد شد.

 

 

نکته ۲

در هر مرحله، می‌توانید از گردش کار درخواست خود با کلیک بر روی آیکون مطلع شوید.

 

 

نکته ۳

در صورتی که مراحل درخواست شما تکمیل شده باشد و یا نامه مربوط به آن به اتوماسیون اداری ارسال شده باشد از طریق تیک زدن فیلد سوابق قبلی () می‌توانید از گردش کار خود مطلع شوید.

 

 

*خطاها

خطا ۱

مشاهده خطای "مدرک مورد نظر برای دانشجو وجود ندارد"در دوحالت بوجود می‌آید:

الف- در صورتی که مدرکی که لازمه ثبت درخواست است در پرونده الکترونیک دانشجو وجود نداشته باشد.(بطور مثال برای ثبت درخواست گواهی موقت برای دانش آموختگان قبل از ۰۱/‏۰۷/‏۱۳۹۵‬ باید ابتدا گزارش فارغ التحصیلی در پرونده دانشجو ثبت شده باشد، درغیر اینصورت خطای زیر مشاهده می‌شود)

ب-در صورت عدم تائید مدرک در پردازش "ارسال و تائید مدارک پرونده دانشجو" و به تبع آن عدم ثبت مدارک اجباری در پرونده دانشجو برای بعضی از گردشهایی که این مدارک ضروری است این خطا مشاهده می‌شود.(بطور مثال برای ثبت درخواست فارغ التحصیلی (تسویه حساب) درج گزارش فارغ التحصیلی در پرونده الزامی است.)

خطا ۲

خطای "به دلیل عدم ثبت نامه در سیستم آرشیو، امکان انجام عملیات وجود ندارد." به این علت بوجود می‌آید که قبل ازمشاهده و کلیک بر روی آیکون مشاهده گزارش، با کلیک بر روی آیکون تائید، سعی به ارسال گزارش به اتوماسیون اداری دارید. در این صورت با خطا مواجه خواهید شد.(برای مثال در مرحله آخر ارسال گواهی موقت به اتوماسیون، اگر گواهی موقت را مشاهده نکنید و سعی به ارسال گزارش به اتوماسیون داشته باشید، با این خطا روبرو خواهید شد.)

 

 

راهنمای رسیدگی به درخواست فارغ التحصیلی (تسویه حساب دانشجو)

 

مراحل تائید درخواست فارغ التحصیلی (تسویه حساب دانشجو)

۱- تطبیق واحد:

در این مرحله باید کارشناس دانشکده گزارش تطبیق واحد ۱۲۷۲ را مشاهده نماید و در صورتی که تطبیق واحد دانشجو مورد تائید شماست و شرایط لازم آموزشی برای فارغ التحصیلی دارد درخواست را ارسال نماید و در صورتی که دانشجو در تطبیق واحد مشکلی وجود دارد و نیاز به پیام به دانشجو وجود دارد عدم تائید را کلیک کنید و توضیحات لازم را درج نمائید تا به دانشجو ارسال شود.

*آیکون کارنامه صرفاً برای مشاهده وضعیت آموزشی دانشجو است.

شکل ۱- تطبیق واحد

 

۲- انجام مراحل فارغ التحصیل کردن دانشجو

 

شکل ۲- انجام مراحل فارغ التحصیل کردن دانشجو

 

*در صورتی که دانشجو نیاز به ورود اطلاعات محدودیت‌های تحصیلی و پیش نیازخاتمه دارد از آیکونهای مربوطه استفاده نماید.

*اگر مدارک مربوط به فارغ التحصیلی دانشجو در دسترس است و امکان بارگذاری آن وجود دارد در این مرحله می‌توانید از آیکون ارسال مدارک فارغ التحصیلی دانشجو استفاده کنید.

 

۲-۱- تغییر وضعیت به فارغ التحصیلی

جهت تغییر وضعیت دانشجو به فارغ التحصیلی از آیکون "تغییر وضعیت دانشجو به فارغ التحصیلی"استفاده نمائید.

 

نکته ۱

جهت فارغ التحصیل کردن دانشجو الزامی به تسویه حساب دانشجو در این مرحله وجود ندارد.

 

 

نکته ۲

قبل از فارغ التحصیل کردن، تمامی موارد آموزشی دانشجو را در نظر بگیرید و سپس اقدام به فارغ التحصیل کردن دانشجو کنید.

*جهت اطمینان از تمامی موارد آموزشی می‌توانید گزارش فارغ التحصیلی دانشجو ۱۱۸۰ را به صورت جداگانه با تغییر منوی منبع گزارش بر روی "کل" مشاهده کنید تا خطاهای گزارش فارغ التحصیلی را قبل از فارغ التحصیل کردن دانشجو اطلاع پیدا کنید.

 

 

 

شکل ۳- انجام مراحل فارغ التحصیل کردن دانشجو

 

۲-۲- ابطال کارت دانشجویی

با استفاده از آیکون ابطال کارت دانشجویی، کارت دانشجو را ابطال نمائید.

 

شکل ۴- ابطال کارت دانشجویی

 

 

نکته ۳

پس از ابطال کارت دانشجو، گزارش ۵۲۲ که در پیشخوان خدمت دانشجو قابل مشاهده است دارای خروجی می‌شود و دانشجو می‌تواند به طور موازی با گردش کار، اقدام به تسویه حساب نماید.

 

 

۲-۳- کنترل کارنامه فارغ التحصیلی وارسال آن از سامانه آموزش به اتوماسیون به طور جداگانه برای تأیید و امضا و ثبت در پرونده دانشجو

نکته ۴

آیکون "تهیه کارنامه فارغ التحصیلی " موجود در پیشخوان خدمت صرفاً جهت مشاهده و یادآوری ارسال کارنامه از طریق پیشخوان خدمت مربوطه است.

 

 

جهت ارسال کارنامه فارغ التحصیلی از پست پیشخوان خدمت "کارشناس دانشکده (فارغ التحصیلی) " و از لینک "کارنامه تحصیلی" اقدام نمائید.

 

شکل ۵- ارسال کارنامه فارغ التحصیلی

 

۳- تسویه حساب با امور دانشجویی و ورود اطلاعات مربوط به صندوق رفاه

 

شکل ۶- تسویه حساب با امور دانشجویی و ورود اطلاعات مربوط به صندوق رفاه

 

۳-۱- ثبت بدهی صندوق رفاه (پیش نیاز خاتمه)

در این مرحله باید از طریق پردازش پیش نیاز خاتمه اقدام به درج بدهی صندوق رفاه نمایید.

۳-۲- اعلام تسویه اموردانشجویی

جهت انجام تسویه مربوط به اموردانشجویی از آیکون " اعلام تسویه اموردانشجویی " استفاده کنید.

۳-۳- ارسال مدارک بدهی صندوق رفاه

بنا بر وضعیت بدهی صندوق رفاه دانشجو باید یکی از مدارک زیر تائید شود.

شکل ۷- ارسال مدارک بدهی صندوق رفاه

 

*پس از انجام تسویه حساب امور دانشجویی و تائید توسط کارشناس مربوطه، درخواست برای تکمیل بقیه تسویه حساب‌ها به پیشخوان دانشجو ارسال می‌شود.

 

۴- تائید نهایی تسویه حساب و ارسال گزارش فارغ التحصیلی به اتوماسیون

شکل ۸- تائید نهایی تسویه حساب و ارسال گزارش فارغ التحصیلی به اتوماسیون

۴-۱- تأیید نهایی تسویه حساب

*در این مرحله تاکید می‌شود حتماً از دکمه تائید نهایی بالای پردازش استفاده شود.

جهت بررسی موارد تسویه حساب می‌توانید از گزارش ۵۲۵ که آیکون آن در پیشخوان وجود دارد، استفاده نمائید.

 

شکل ۹- تأیید نهایی تسویه حساب

۴-۲- ارسال وتائید مدارک فارغ التحصیلی نهایی دانشجو

اگر در مراحل قبل، مدارک مربوط به فارغ التحصیلی را ارسال نکرده‌اید در این مرحله اقدام به ارسال وتائید مدارک مورد نظر کنید.

 

۴-۳- تائید و بررسی پیش نیاز خاتمه

در این مرحله نسبت به تائید پیش نیاز خاتمه و در صورت لزوم تائید سنوات آموزش رایگان اقدام کنید.

۴-۴- تهیه گزارش فارغ التحصیلی

گزارش فارغ التحصیلی ۱۱۸۰ را از طریق آسیکون مربوطه موجود در پیشخوان خدمت مشاهده کنید و سپس از طریق آیکون تائید و ارسال، گزارش فارغ التحصیلی را به اتوماسیون ارادی ارسال نمائید.

نکته ۵

پس از ارسال گزارش فارغ التحصیلی به اتوماسیون و اتمام مراحل گردش کار می‌توانید گردش کار در سیستم جامع آموزش و سامانه اتوماسیون را در پیشخوان خدمت و با زدن تیک سوابق قبلی مشاهده نمائید.

 

فلوچارت گردش کار درخواست فارغ التحصیلی (تسویه حساب)

جهت مشاهده فلوچارت بر روی لینک کلیک نمائید.

بطور کلی مراحل گردش کار درخواست فارغ التحصیلی در فلوچارت زیر قابل مشاهده می‌باشد.

 

شکل ۱۰- فلوچارت درخواست فارغ التحصیلی (تسویه حساب)

 

 

 

 

 


۱ رای

نظر شما :

توجه! لطفا دیدگاه خود پیرامون این مطلب را در این قسمت درج نمایید و برای ارسال سایر درخواست ها و پیام ها به بخش تماس با ما مراجعه فرمایید.

فاطمه سلیمانی ۲۷ خرداد ۱۳۹۶ | ۱۰:۳۷
با سلام احتراما به استحضار می رساند که چه طوری کارشناسان دانشکده ها متوجه بشوند که دانشجو روند فارغ التحصیلی را دنبال می کند که در گام اول تطبیق واحد صورت گیرد؟ چرا که ممکنه کارشناس تطبیق واحد انجام دهد ولی بعلت عدم مراجعه دانشجوی فارغ التحصیل و عدم تسویه دانشجو کارش معلق باقی بماند نظر بنده این است قبل از تطبیق واحد کارنامه دانشجو توسط کارشناس دانشکده ها خواهشمند است برنامه ریزی طوری باشد که خود دانشجو دنبال تسویه حساب باشد و بعد از محرز شدن اینکه دانشجو 100 درصد خواهان تسویه حساب هست کارشناسان به تطبیق واحد بپردازند. ممنون