http://ems.ut.ac.ir

راهنمای تسویه حساب دانشجو - ویژه کارمندان

۱۱ اردیبهشت ۱۳۹۵ | ۱۳:۱۴ کد خبر : ۳۰۲۷ راهنماهای کارمندان
تعداد بازدید:۳۴۲

اعلام بدهکاری برای دانشجو، تسویه بدهی دانشجو، ابطال کارت دانشجویی، تسویه حساب نهایی دانشجو

دانشجویی، به طور کلی سیستم تسویه حساب دانشجو بر مبنای موضوعات و اداره‌های تسویه حساب شکل میگیرد. نوع تسویه در موضوع حساب می‌تواند به صورت مقداری، ریالی و یا صرفاً مراجعه دانشجو تعریف گردد. مثلاً موضوع " تسویه حساب با آموزش دانشکده" به صورت مراجعه دانشجو و موضوع " اجاره بها" به صورت ریالی تعریف می‌شود. توجه شود که موضوعات تسویه حساب، قوانین تسویه حساب و کارمندان مجاز هر اداره جهت تسویه حساب توسط کاربر مجاز به صورت ثابت در سیستم تعریف می‌گردد.
عمل تسویه حساب به طور کلی شامل مراحل زیر می‌باشد:
  1. اعلام بدهی برای دانشجو (درصورت نیاز)
  2. تسویه بدهی‌های دانشجو توسط کارمند مجاز
  3. ابطال کارت دانشجویی
  4. مراجعه دانشجو به ادارات مربوطه جهت تسویه حساب (درصورتی نیاز است دانشجو مراجعه نماید که کارمند اداره مربوطه مراجعه دانشجو را در سیستم ثبت نموده باشد)
  5. تسویه بدهی‌های پیش فرض (در صورتی که در سیستم تعریف شده باشد)
  6. تایید نهایی تسویه حساب دانشجو

شکل زیر مسیر دسترسی به پردازشهای مورد نیاز برای انجام عملیات تسویه حساب را نشان می‌دهد:

شروع عملیات تسویه حساب دانشجو هنگامی که وی جهت ابطال کارت دانشجویی خود مراجعه می‌نماید، آغاز می‌گردد. پس از آن، مراحل بعدی توسط سیستم به صورت اتوماتیک انجام شده و لیست دانشجویان در حال تسویه حساب در اختیار افراد مسئول قرار میگیرد تا بتوانند نسبت به اعلام تسویه حساب دانشجو در موضوعات مربوط به خود اقدام نمایند.

اعلام بدهکاری برای دانشجو:

هر دانشجو در سیستم تسویه حساب در یک یا چند موضوع تسویه حساب در اداره‌های مختلف بدهکار می‌گردد.

نحوه بدهکار شدن دانشجو به صورت زیر است:

  1. از طریق قوانین تعریف شده: این حالت صرفاً برای موضوعاتی که روض ثبت آنها بدهکاری پیش فرض است انجام می‌شود. در واقع قوانین تسویه حساب برای نظام‌های آموزشی حقیقی یا مجازی دانشجویان، اداره‌ها و موضوعاتی که دانشجو موظف به تسویه حساب با آنان است تعریف می‌گردد. پس از ابطال کارت دانشجو کلیه مواردی که در قانون مربوط به دانشجو وجود دارد به عنوان بدهکاری‌های دانشجو منظور می‌گردد.
  2. بدهکار کردن دانشجو به صورت خاص: در این حالت کاربر مجاز (استاد یا کارمند) می‌تواند دانشجوی مورد نظر خود را بدهکار نماید. بنابراین ۲ حالت وجود دارد:
  • کاربر کارمند باشد: در این صورت کاربر می‌تواند دانشجوی محدوده خود را انتخاب نماید و در موضوع و اداره‌ای که اجازه اعلام بدهکاری به کارمند مورد نظر داده شده است، اقدام به بدهکار کردن دانشجو نماید. لازم به ذکر است که فقط موضوعاتی دارای روش ثبت اظهار قبلی و یا اظهار نظر کلیه کاربران در این مورد کاربرد دارند.
  • کاربر استاد باشد: در این صورت کاربر باید استاد درس، استاد پروژه و یا استاد راهنمای دانشجوی مورد نظر باشد. در این حالت اداره استاد همان دانشکده وی در نظر گرفته می‌شود و موضوعاتی که استاد می‌تواند نسبت به آنها اعلام بدهکاری کند باید دارای روش ثبت اظهار اساتید و اظهار نظر کلیه کاربران باشد. موضوع با روش ثبت اظهار نظر اساتید را خود استاد (و یا در صورت نیاز، بررسی کننده نهایی تسویه حساب دانشجو) می‌تواند تسویه نماید.

برای اعلام بدهی لازم است از مسیز زیر وارد پردازش اعلام بدهکاری یا لزوم مراجعه دانشجو شده، پس از وارد نموردن شماره دانشجو گزینه انتخاب شود.

مالی اداری -> تسویه حساب دانشجویان -> تسویه حساب -> اعلام بدهکاری یا لزوم مراجعه دانشجو

پس از مشاهده اطلاعات دانشجو، می‌توان در قسمت عملیات، موضوع بدهکاری دانشجو را به کمک راهنمای سمت چپ فیلد موضوع انتخاب نمود و در نهایت گزینه‌های و جهت ثبت اطلاعات انتخاب گردد.

یا انتخاب راهنمای " مشاهده کلیه بدهی‌های دانشجو" می‌توان لیست کلیه بدهی‌های دانشجو جهت تسویه حساب را مشاهده نمود.

تسویه بدهی دانشجویان توسط کاربر:

تسویه حساب دانشجو در شرایط زیر امکان پذیر است:

  • دانشجوی مورد نظر در محدوده دسترسی کاربر باشد و کاربر، امکان اعلام تسویه و یا امکان بدهی و تسویه برای موضوع تسویه حساب در اداره مورد نظر را داشته باشد. این مطلب شامل موضوعاتی با روش ثبت، "پیش فرض بدهکاری" و یا "اظهار قبلی" می‌شود.
  • کاربر خود اقدام به بدهکار کردن به صورت خاص کرده باشد. در این حالت کاربر می‌تواند اقدام به اعلام تسویه برای دانشجوی مربوطه در موضوع و اداره مربوطه نماید. در این حالت موضوعاتی با روش ثبت، "اظهار قبلی"، "اظهار نظر کلیه کاربران" و "اظهار نظر اساتید" مدنظر خواهد بود.

جهت انجام این عملیات پردازش اعلام تسویه بدهی یا مراجعه دانشجو از مسیر زیر در دسترس می‌باشد:

مالی اداری -> تسویه حساب دانشجویان -> تسویه حساب -> اعلام تسویه بدهی یا مراجعه دانشجو

پس از وارد نمودن شماره دانشجو و انتخاب گزینه با توجه به محدوده دسترسی مشخص شده برای کاربر اقدام کننده، سطرهای مربوط به بدهی‌های دانشجو در جدول ظاهر می‌شوند. جهت تسویه بدهی دانشجو لازم است در سطر مربوطه بر روی عبارت عدم تسویه کلیک شود.
جهت وارد نمودن مبلغ بدهی دانشجو بایستی ابتداً بر روی سطر مورد نظر کلیک نموده، سپس در فیلد " مقدار / مبلغ" مورد نظر را وارد نموده و گزینه انتخاب شود.
توجه: هر کاربر فقط می‌تواند نسبت به تسویه حساب دانشجویانی که نسبت به تسویه حساب آنها مجاز شده اقدام نماید.

ابطال کارت دانشجویی (شروع عملیات تسویه حساب):

جهت انجام این امر لازم است پردازش مربوطه از مسیر زیر انتخاب شود:

مالی اداری -> تسویه حساب دانشجویان -> تسویه حساب -> مشاهده موارد تسویه حساب جهت ابطال کارت

پس از وارد نمودن شماره دانشجو و انتخاب گزینه کلیه بدهی‌های دانشجو که توسط کاربر قبلاً ثبت شده‌اند اعم از تسویه شده و تسویه نشده در جدول ظاهر می‌گردند.

پس از مشاهده اطلاعات دانشجو جهت ابطال کارت دانشجویی، لازم است ابتداً دلیل ابطال را مشخص، سپس به سوال " در صورت بدهی شهریه کارت باطل شود؟ بله / خیر" پاسخ داده و بر روی گزینه کلیک نمود.

برای مشاهده لیست بدهی‌های دانشجو می‌توان از راهنمای " مشاهده کلیه بدهی‌های دانشجو" و جهت مشاهده کسری مدارک دانشجو راهنمای " مشاهده کسری مدارک دراداره آموزش کل" استفاده نمود.

توجه: پس از ابطال کارت دانشجو لیست بدهی‌های پیش فرض دانشجو (درصورتی که قبلاً تعریف دشه باشد) در جدول ظاهر می‌گردد.

توجه: جهت اطلاع از مشخصات و تلفن فرد یا افرادی که دانشجو جهت تسویه باید به آنها مراجعه نماید می‌توان روی سطر مربوطه در جدول پایین فرم کلیک نموده و اطلاعات لازم را به دست آورد.

تسویه حساب نهایی دانشجو:

پس ازانجام مراحل فوق و اعلام تسویه حساب دانشجو در ادارات مختلف، لازم است موضوعات تسویه شده وی بررسی شده و تایید نهایی حساب دانشجو صورت گیرد. در این مرحله امکان تایید نهایی هریک از موضوعات تسویه حساب شده یا نشده دانشجو نیز وجود خواهد داشت. بررسی تسویه حساب دانشجو و اظهار نظر نهایی معمولاً در اداره کل آموزش توسط کاربر مجاز صورت می‌گیرد.

توجه: پس از تایید نهایی هیچ کاربری امکان اعلام بدهکار بودن دانشجو را نخواهد داشت و در واقع دانشجو از سیستم حساب خارج می‌گردد.

جهت انجام این امر لازم است پردازش مربوطه از مسیر زیر انتخاب شود:

مالی اداری -> تسویه حساب دانشجویان -> تسویه حساب -> بررسی وضعیت تسویه حساب دانشجو و اظهار نظر نهایی

توجه: به طور معمول وقتی امکان تایید نهایی وجود دارد که دانشجو با واحدهای اداری لازم و همچنین کاربرانی که برای وی اعلام بدهی کرده‌اند تسویه حساب کرده باشند. نحوه انجام عملیات در این پردازش نیزهمانند سایر پردازش‌های مشابه، با وارد نمودن شماره دانشجویی مورد نظر و انتخاب گزینه آغاز می‌گردد. انتخاب دانشجو از طریق " دانشجویان در مرحله تایید نهایی" مناسب‌تر بوده و در این صورت فقط دانشجویانی قابل انتخاب خواهند بود که قبلاً کلیه بدهی‌های آنها تسویه شده باشد.

در صورتی که تحت ستون وضعیت تسویه عنوان " تسویه شده" وجود داشته باشد، کاربر کجاز پس از بررسی شرایط می‌تواند در سطر مربوطه تحت کنترل نهایی روی عبارت عدم اظهار نظر کلیک کرده و عنوان آن را به "تایید نهایی" تبدیل کند و یا در صورت انصراف به کاربر مجاز می‌تواند با کلیک کردن تحت ستون وضعیت تسویه نسبت به تبدیل عنوان "عدم تسویه" به عنوان "تسویه شده" و برعکس اقدام نماید.

پس از تبدیل همه عناوین ستون کنترل نهایی به "تایید نهایی" کاربر می‌تواند با انتخاب گزینه نسبت به تایید نهایی تسویه حساب دانشجو اقدام نماید. توجه شود که انتخاب این گزینه الزامی است. 


۱ رای

نظر شما :

توجه! لطفا دیدگاه خود پیرامون این مطلب را در این قسمت درج نمایید و برای ارسال سایر درخواست ها و پیام ها به بخش تماس با ما مراجعه فرمایید.